Создание отчетов
Отчёт представляет собой специальный тип непрерывных форм, предназначенных для печати. Для создания отчёта, который можно распечатать и распределить между потребителями, комбинируются данные в таблицах, запросах и даже формах. Распечатанная версия формы может служить отчётом. Можно создавать отчёты как из одной таблицы, так и из нескольких пользуясь связями.
В основном отчёты проще всего построить при помощи «Мастера отчётов». Он старается создать оптимальный вариант окончательного отчёта с первой попытки. Обычно мастер в достаточной степени приближается к законченному варианту, так что тратиться намного меньше времени на редактирование базового отчёта мастера.
В базе данных используется 3 отчета: отправления, получения, подписка
Пример отчета, используемого в базе данных:
Рис.5 Отчет «Подписка»
Инструкция пользователя
СУБД «Почтовое отделение» создана для удобного хранения, просмотра и исправления информации на аптечном складе. Главная форма является первым шагом в работе с этой СУБД. Описание главной формы:
Кнопка «Отправления» открывает форму, которая содержит полную информацию об отправлениях.
Кнопка «Получения» открывает форму, которая содержит полную информацию о получениях.
Кнопка «Подписка» открывает форму, которая содержит полную информацию о подписках.
Форма «Получения» содержит:
Кнопка «письма» открывает форму содержащую информацию о полученных письмах.
Кнопка «посылки» открывает форму содержащую информацию о полученных посылках.
Кнопка «бандероли» открывает форму содержащую информацию о полученных бандеролях.
Кнопка «Отчет» открывает отчет по получениям.
Форма «Отправка» содержит:
Кнопка «письма» открывает форму содержащую информацию об отправленных письмах.
Кнопка «посылки» открывает форму содержащую информацию об отправленных посылках.
Кнопка «бандероли» открывает форму содержащую информацию об отправленных бандеролях.
Кнопка «Отчет» открывает отчет по отправке.
Форма «Подписка» содержит:
Кнопка «Действующая» открывает форму, которая отображает информацию о действующих подписках.
Кнопка «Дешевая » открывает форму, которая содержит информацию о недорогой подписке.
Кнопка «Отчет» открывает отчет по подписке.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Проектирование базы данных представляет собой длительный и трудоемкий процесс. Качество созданной базы данных зависит от анализа предметной области и выбранной методологии проектирования. При неполном анализе предметной области в процессе эксплуатации созданной базы данных может возникать избыточное дублирование данных, а так же различные аномалии, что, скорее всего, приведет к потере необходимых данных и повторному проектированию базы данных. Процесс последующего проектирования базы данных не менее ответственный, так как необходимо четко выявить необходимые сущности и согласно связям между ними сформировать отношения. Процесс реализации базы данных средствами СУБД является преобразованием выполненного проектирования на ЭВМ.
Целью являлось проектирование базы данных «Почтовые отделения» средствами СУБД FOXPRO.
Первый этап проектирования заключается в тщательном анализе предметной области работы почтовых отделений. Задача почтовых отделений заключается в закупке печатных изданий. Эти печатные издания составляет редактор, типографии их печатают и поставляют согласно заказам почтовых отделений. В ходе анализа предметной области были выявлены группы параметров для каждого из объектов, информация о которых будет храниться в проектируемой базе данных. Были также выявлены:
– ограничения, накладываемые на информацию, которая будет храниться в базе данных;
– перечень запросов на предоставление справочной информации;
– возможные изменения информации, которая будет храниться в базе данных, а также добавление новой и удаление ненужной информации;
– перечень отчетов, которые будут необходимы работникам, которые будут обслуживать проектируемую базу данных.
Результаты проведенного анализа должны быть сгруппированы должным образом и представлены в виде отчета на бумажном носителе.
Второй этап проектирования делится на две фазы, первая из них это выбор методологии проектирования, а вторая – проектирование базы данных «Почтовые отделения». Для проектирования моей базы данных я выбрал метод «сущность-связь» и метод нормальных форм.
Третий этап проектирования заключается в реализации базы данных «Почтовые отделения» с помощью СУБД Microsoft Visual FOXPRO.
Полученную базу данных можно использовать в экспериментальных или показательных целях для проектирования полнофункциональной информационной системы с единой базой данных для работы почтовых отделений.
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
1. Карпова Т.С. Базы данных: модели, разработка, реализация. – СПб.: Питер, 2001. – 304с.
2. Хомоненко А.Д., Гридин В.В. Microsoft Access. Быстрый старт. – СПб.: БХВ-Петербург, 2003. – 304с.
3. Золотова С.И. Практикум по Access. – М.: Финансы и статистика, 2004. – 144с.
4. Тиори Т., Фрай Дж. Проектирование структур баз данных: В 2-х кн. Кн. 1. Пер. с англ. – М.: Мир, 1985. – 287с.
5. Чамберлин Д.Д., Астрахан М.М., Эсваран К.П., Грифитс П.П., Лори Р.А., Мел Д.В., Райшер П., Вейд Б.В. SEQUEL 2: унифицированный подход к определению, манипулированию и контролю данных //СУБД. - 1996. - №1. - С.144-159.
6. Чаудхари С. Методы оптимизации запросов в реляционных системах //СУБД. - 1998. - №3. - С.22-36.
7. Чен П. Модель "сущность-связь" - шаг к единому представлению о данных //СУБД. - 1995. - №3. - С.137-158.