Денежные средства агентства недвижимости находятся в кассе предприятия в виде наличных денег.
Основными задачами бухгалтерского учета денежных средств являются: точный, полный и своевременный учет денежных средств и операций по их движению; контроль за наличием денежных средств, их сохранность и целевым использованием; контроль за соблюдением кассовой и расчетно-платежной дисциплины; выявление возможностей более рационального использования денежных средств. Общий документооборот кассовых операций агентства приведен в приложении № 1.
Ведение кассовых операций в агентстве недвижимости возлагается на кассира, который несет полную материальную ответственность за сохранность принятых ценностей. С кассиром должен быть заключен договор о полной материальной ответственности (приложение № 2). Кассир, непосредственно подчиняется директору и бухгалтеру. Дополнительные распоряжения может получать от директора.
Кассир должен:
уметь работать на кассовом аппарате;
знать правила заполнения документов бухгалтерской отчетности и кассовых операций;
знать правила приёма, выдачи, учёта и хранения денежных средств и ценных бумаг.
В своей деятельности кассир руководствуется:
нормативными документами, относящимися к выполняемой работе;
правилами трудового распорядка;
приказами и распоряжениями непосредственного руководителя и директора предприятия;
должностной инструкцией.
Цели кассира состоят в:
осуществление внутрифирменных расчётов;
ведение рублёвой кассы;
Кассир несет ответственность за:
сохранность денежных сумм и своевременное информирование генерального директора главного бухгалтера;
недостачи ежедневной выручки и общей кассы;
небрежное и халатное отношение к своим обязанностям;
ошибки при ведении кассовых операций;
несвоевременное и недоброкачественное выполнение порученных должностных обязанностей;
неправомерные действия с документами о деятельности предприятия.
В кассе можно хранить небольшие денежные суммы в пределах установленного лимита для оплаты мелких хозяйственных расходов, выдачи авансов на командировки и других небольших платежей. Превышение установленного лимита допускается в течение трех рабочих дней в период выплаты заработной платы работникам предприятия, пособий по временной нетрудоспособности, стипендий, пенсий и премий. Формула для расчета лимита:
Лимит остатка кассы = Объем наличной выручки, полученной в расчетном периоде: Количество рабочих дней в расчетном периоде х Период времени между сдачами денег в банк. В нашем предприятии лимит установлен согласно приказу (приложение № 3).
Для учета кассовых операций на предприятии применяются следующие типовые формы первичных документов и учетных регистров: приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, Кассовая книга, Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств.
Поступление и выдача денежных средств оформляются на предприятии приходными и расходными кассовыми ордерами. Например, выдача денежных средств под отчет оформлена расходным ордером (приложение № 4). Суммы операций записывают в ордерах не только цифрами, но и прописью. Приходные ордера подписывает бухгалтер, а расходные - руководитель организации и бухгалтер. Прием и выдача денег по кассовым ордерам могут производиться только в день их составления.
Заработную плату, пенсии, пособия по временной нетрудоспособности, премии, стипендии выдают из кассы не по кассовым ордерам, а по платежным или расчетно-платежным ведомостям, подписанные руководителем организации и бухгалтером. При получении денег сотрудники расписываются в платежной ведомости. Если деньги выдаются по доверенности, то в тексте расходного ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег указываются фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Когда деньги выдают по ведомости, перед распиской в получении денег кассир указывает «По доверенности». Доверенность остается у кассира и прикрепляется к расходному кассовому ордеру или платежной ведомости.
Для учета денег, выданных из кассы доверенным лицам по выплате заработной платы, и возврата остатка наличных денег кассир ведет Книгу учета принятых и выданных кассиром денег.
По истечении установленных сроков оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию кассир должен: в платежной ведомости против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки «Депонировано»; составить реестр депонированных сумм; в конце платежной ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью; записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп: «Расходный кассовый ордер №__».
Депонированные суммы сдают в банк, и на сданные суммы составляют один общий расходный кассовый ордер.
Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных ведомостях на оплату труда и другие приравненные к ней платежи, регистрируются после их выдачи.
В агентстве недвижимости кассовые документы регистрируются с применением средств вычислительной техники.
Все операции по поступлению и расходованию денежных средств кассир записывает в кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью. Количество листов в ней заверяется подписями руководителей организации и бухгалтера. В конце рабочего дня кассир подсчитывает в кассовой книге итоги операций за день и выводит остаток денег в кассе на следующий день. Записи в кассовой книге ведут на двух листах. Один лист книги отрывной, его сдают в конце дня со всеми приходными и расходными документами в качестве отчета по кассовым операциям под расписку в кассовой книге. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге запрещаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира и бухгалтера.
Так как в агентстве учет автоматизирован, кассовая книга ведется автоматизированным способом.
В целях обеспечения сохранности и удобства использования листы кассовой книги в течение года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года листы брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяют подписями руководителя и бухгалтера и книгу опечатывают.
Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на бухгалтера. Руководитель предприятия обязан оборудовать кассу и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк.
Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассира и у руководителя организации.
В сроки установленные руководителем предприятия, а также при смене кассира производится внезапная ревизия денежных средств, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяют с данными учета по кассовой книге. Для осуществления ревизии кассы приказом руководителя организации назначается комиссия, которая составляет акт. При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывают их сумму и обстоятельства возникновения.