Выдача наличных денег работнику проводится с проставлением работником подписи в расчетно-платежной (платежной) ведомости.
В последний день выдачи наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат, кассир в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) проставляет оттиск печати (штампа) или делает запись "депонировано" напротив фамилий и инициалов работников, которым не проведена выдача наличных денег, подсчитывает и записывает в итоговой строке сумму фактически выданных наличных денег и сумму, подлежащую депонированию, сверяет указанные суммы с итоговой суммой в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости), проставляет свою подпись на расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) и передает ее для подписания главному бухгалтеру.
На фактически выданные суммы наличных денег по расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) оформляется РКО.
Кассовая книга
Форма КО-4 Кассовая книга – это документ унифицированной формы, предназначенный для ежедневного учета всех кассовых операций предприятия. Ведется в рукописном или электронном виде. Организация ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью;количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данного предприятия. Записи в кассовой книге осуществляются кассиром по каждому ПКО и РКО, оформленному соответственно на полученные, выданные деньги.
В конце рабочего дня кассир сверяет данные, содержащиеся в кассовой книге, с данными кассовых документов, выводит в кассовой книге сумму остатка наличных денег и проставляет подпись. Контроль за ведением кассовой книги осуществляет гл. бухгалтер или руководитель. Если в течение рабочего дня кассовые операции не проводились, записи в кассовую книгу не осуществляются.
Каждый лист кассовой книги состоит из 2 равных частей: одна из них заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая - как второй экземпляр, с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются.
Записи кассовых операций начинаются на лицевой стороне неотрывной части листа после строки «Остаток на начало дня». Предварительно лист сгибают по линии отреза, подкладывая отрывную часть листа под часть листа, которая остается в книге. Для ведения записей после «Переноса» отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части листа и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части листа.
Если книга ведется в электронном виде, то оба экземпляра листа заполняются идентично. Второй экземпляр, по окончании операций за день, отрывается по горизонтальной линии. Записи в книге осуществляются по мере совершения операций ежедневно и начинаются после строки «Остаток на начало дня». По окончании дня кассир обязан вывести сумму прихода и расхода денежных средств, а также их остаток на конец дня. К отрезанным вторым экземплярам прикрепляются первичные документы, на основании которых были осуществлены записи. Затем их сдают на проверку в бухгалтерию. Первые экземпляры должны быть заверены подписью главного бухгалтера.
Инструкция по заполнению:
1) «Остаток на начало дня» - указывается сумма, оставшаяся в кассе на начало дня. Ее размер переносится с предыдущей стр. из графы «Остаток на конец дня».
2) Графа «Номер документа» – указывают порядковый номер РКО или ПКО.
3) От кого получен или кому выдан данный документ. Необходимо внести информацию о физическом лице – его ФИО или информацию о юр. лице – наименование организации.
4) Номер субсчета или кор. счета. Приводят данные, которые указывают на способ расходования или поступления денежных средств. Пример: 51, 70, 62.
5) Строки «Приход» и «Расход» - в них необходимо проставить сумму средств в рублях цифрами, через запятую указывают копейки. Например, 129,05.
Каждую операцию необходимо фиксировать немедленно после фактического ее осуществления и делать это только на основе первичного документа.
6) Графа «Перенос» содержит в себе сумму операций всех предыдущих строк.
7) В конце нужно подсчитать и заполнить графу «Итого за день» отдельно для полученных средств и отдельно – выданные деньги.
8) «Остаток на конец дня». Нужно сложить все наличные, которые прибыли и которые остались с предыдущего дня (графа «Остаток на начало дня») и отнять выданные средства. Сумма в книге должна совпадать с фактическим состоянием – наличными в кассе.
9) Строки, оставшиеся незаполненными, перечеркиваются ручкой, чтобы нельзя было дополнить пустые поля. Делается это букой Z.
10) В конце страницы вносятся фамилии бухгалтера и кассира. Они ставят свои подписи. И обязательно указывается количество полученных ПКО и РКО.