13. Расходы, указанные в реестре расходов, группируются по статьям (пунктам, подпунктам) сметы расходов, приложенной к Соглашению.
14. Каждая операция по расходованию средств субсидии должна быть отражена в реестре расходов отдельной строкой.
15. Последовательность прилагаемых подтверждающих документов должна соответствовать последовательности их отражения в реестре расходов.
16. Подтверждающими документами являются:
| Виды расходов | Представляемые документы* в составе отчетности |
| Расходы по оплате услуг (труда) специалистов по оказанию (выполнению) услуг (работ) в рамках проекта | 1) по приглашенным специалистам: копия договора на оказание услуг (выполнение работ) и копия акта о приеме оказанных услуг (выполненных работ); 2) по штатным специалистам: штатное расписание, табель или копия приказа на оплату услуг (работ) и копия отчета об оказанной услуге (выполненной работе); 3) копии документов, подтверждающих оплату услуг (работ) (ведомости, платежные поручения); 4) копии платежных поручений на перечисление страховых взносов и НДФЛ. Важно! НКО вправе в соответствии со сметой привлекать третьих лиц к реализации мероприятий проекта по гражданско-правовым договорам, в которых эти лица могут выступать в качестве поставщиков товаров, исполнителей работ и услуг (далее – Контрагенты). Контрагентами признаются юридические и физические лица, не состоящие в трудовых отношениях с НКО. Привлечение третьих лиц для реализации мероприятий проекта не освобождает НКО от ответственности перед Министерством за ненадлежащее исполнение Соглашения. Дата заключения гражданско-правового договора на оказание услуг не должна быть ранее даты заключения Соглашения с НКО, дата окончания действия гражданско-правового договора – не позднее даты окончания Соглашения с НКО. В договоре в обязательном порядке должны быть указаны все виды услуг, работ по проекту с последующим отражением их в акте выполненных работ. |
| Расходы по аренде помещения, оборудования | 1) копия договора и/или счета на аренду (с расчетом почасовой оплаты, указанием объекта аренды, включая технические характеристики, срока и общей стоимости аренды); 2) копия счета-фактуры, акта приема оказанных услуг; 3) копия документов, подтверждающих оплату услуг по аренде. |
| Расходы по транспортным услугам | 1) копия договора на транспортные услуги с указанием вида транспорта и расчетом стоимости (при наличии); 2) копия счета-фактуры (при наличии); 3) копия акта-приема оказанных услуг; 4) копии путевых листов; 5) копии документов, подтверждающих оплату за транспортные услуги; 6) список участников поездки. Примечания: а) в том случае, когда участники мероприятий проекта пользуются междугородним транспортом самостоятельно, должны представляться копии билетов с информацией о маршруте следования, временных промежутках и количестве поездок (в свободной форме на бланке организации); б) в случае пользования личным транспортом должны представляться следующие документы: копия свидетельства о регистрации транспортного средства, документы, подтверждающие нормы расхода топлива по используемому автомобилю, расчет израсходованного на поездку топлива с указанием пункта следования, копии чеков по приобретению топлива (даты чеков должны соответствовать периоду поездки на мероприятия проекта). |
| Расходы по организации питания | 1) копия договора на оказание услуг по организации питания; 2) копия счета-фактуры, накладной на отпуск продуктов питания (при наличии), меню из расчета на одного человека; 3) список участников, получивших услуги питания; 4) копии документов, подтверждающих оплату за услуги по организации питания. Примечание: если услуги по питанию невозможно организовать и приобретаются продукты питания (сухой паек), необходимо представить копии следующих документов: - кассового и товарного чеков (с указанием наименования продуктов, количества, цены); - акта о списании продуктов питания; - меню из расчета на одного человека; - списка участников, получивших питание. |
| Расходы по проживанию | 1) копия договора и/или счета с указанием списка проживающих, срока и стоимости проживания; 2) копия счета-фактуры (при наличии); 3) копия акта оказанных услуг; 4) список проживающих с указанием номера комнаты и количества суток пребывания. |
| Расходы по приобретению материальных запасов (канцтоваров, расходных материалов, цветов на оформление зала для реализации проекта) | 1) копия договора купли-продажи (поставки) (при наличии); 2) копия счета-фактуры, товарной накладной (товарно-транспортной накладной) или копия товарного чека; 3) акт о списании товаров; 4) копии документов, подтверждающих оплату. |
| Расходы на приобретение основных средств, необходимых для реализации проекта в рамках уставной деятельности некоммерческой организации | 1) копия договора купли-продажи (поставки); 2) копия счета-фактуры, товарной накладной (товарно-транспортной накладной); 3) копия акта приема-передачи групп объектов основных средств; 4) копия инвентарной карточки учета основных средств; 5) копии документов, подтверждающих оплату. Важно! Основные средства не могут приобретаться для третьих лиц, муниципальных и государственных учреждений и других организаций. Основные средства ставятся на баланс некоммерческой организации. |
| Расходы на приобретение призов, подарков, сувениров | 1) копия договора купли-продажи (поставки); 2) копия счета-фактуры, товарной накладной (товарно-транспортной накладной) или копия товарного чека; 3) копии документов, подтверждающих оплату; 4) копия ведомости на выдачу призов, подарков, сувениров участникам мероприятия с указанием ФИО, места учебы/работы, даты выдачи, подписи. |
| Услуги связи (почтовые услуги, услуги междугородней и международной связи) | 1) документы, подтверждающие, что услуги связи приобретались для проведения мероприятий данного проекта; 2) копии документов на оплату (с точным указанием предоставленной услуги). |
| Расходы на издание сборников, брошюр, буклетов | 1) дополнительно к обычному пакету отчетных документов (копии договора, товарной накладной (акта приема-передачи), документов по оплате) представляется оговоренное в Соглашении количество экземпляров изданного сборника, брошюры или буклета, но не менее 10; 2) в случае реализации соглашения на допечатную подготовку рукописи, исполнитель обязан представить оригинал-макет издания (в электронном виде). Важно! Все печатные издания и готовящаяся к выпуску продукция в рамках проекта в обязательном порядке согласовывается с Министерством на всех этапах подготовки. НКО во всех своих информационных материалах, в том числе издаваемых и размещаемых в средствах массовой информации и в сети Интернет, а также во всех иных подготовленных материалах или составленных им документах, в которых будет упоминаться проект, указывает, что проект реализуется за счет средств гранта в форме субсидии из бюджета Республики Карелия, предоставленной Министерством. |
| Расходы на проведение мониторингов (социологических исследований) | Дополнительно к обычному пакету отчетных документов по Соглашению представляется программа проведения мониторинга и итоговые аналитические материалы (в бумажном (2 экз.) и электронном виде), сброшюрованные и пронумерованные. |
| Изготовление рекламной продукции (рекламные щиты, таблички, указатели и т.п.) | Дополнительно к обычному пакету отчетных документов по Соглашению представляются фотографии изготовленной продукции. Важно! Вся выпускаемая рекламная продукция в рамках проекта в обязательном порядке согласовывается с Министерством на всех этапах подготовки. |
* Примечание:
Платежными документами являются:
при безналичных расчетах:
- копия платежного поручения с отметкой банка;
при наличных расчетах:
- копия квитанции к приходному кассовому ордеру;
- копия чека контрольно-кассовой машины или копия квитанции на бланке строгой отчетности.