В деловой речи накопилось огромное число проверенных многолетней практикой терминов, формулировок, штампов, клише и оборотов речи. Их использование позволяет пишущему (говорящему) не тратить время на поиск определений, характеризующих стандартные ситуации, а брать уже готовые; читающему (слушающему) они дают возможность правильно все понять.
Процесс стандартизации деловой речи охватывает все разделы языка: лексику, морфологию, синтаксис.
Документ должен быть понятным, лаконичным, однозначным, поэтому для описания типовой управленческой ситуации следует использовать стандартный речевой оборот.
Например: служебное письмо составляется, но не пишется, направляется, но не посылается, выговор объявляется, порицание выносится, оклад устанавливается.
Много готовых конструкций с использованием отыменных предлогов:
- в соответствии с решением (приказом, распоряжением);
- в связи с началом (возможностью, необходимостью);
- в целях улучшения (ограничения, экономии).
Только в официально-деловом стиле целесообразно использовать канцеляризмы: завизировать, заслушать, надлежащий, непринятие (мер) и др.
Задание 1. Приведите 3 примера канцеляризмов.
Нейтральный тон изложения является нормой для деловых документов. Следовательно, мало синонимов, почти нет вопросительных и восклицательных предложений, слов с эмоционально-экспрессивной окраской, просторечных, разговорных, диалектных слов – в общем, всего того, что делает язык красивым и богатым.
Неудивительно, что писателей, лингвистов, литераторов и языковедов давно беспокоило влияние официально-делового стиля на другие стили русского языка.
К.И. Чуковский в книге «Живой как жизнь» (1966) посвятил официально-деловому стилю русского языка целую главу и даже придумал слово «канцелярит».
«Канцелярит» проникает в разговорную речь, в языки науки и литературы, и это ведет к обеднению и даже к порче этих языков.
Вот такой смешной пример использования бюрократического языка в быту приводит К.И. Чуковский: «В самом деле, представьте себе, что ваша жена, беседуя с вами о домашних делах, заговорит вот таким языком: "Я ускоренными темпами, – скажет она, – обеспечила восстановление надлежащего порядка на жилой площади, а также в предназначенном для приготовления пищи подсобном помещении общего пользования (то есть на кухне. – К. Ч.). В последующий период времени мною было организовано посещение торговой точки с целью приобретения необходимых продовольственных товаров"».
Плох не «канцелярит» как таковой, а употребление его там, где это неуместно.
Об этом К.И. Чуковский пишет тоже: «И, конечно, никто не требует, чтобы казенная бумага о дровах писалась вот таким "поэтическим" стилем: "Архангельскому комбинату, расположенному на брегах полноводной красавицы Двины. Просим отгрузить 1000 кубометров древесины, пахнущей вековым сосновым бором". Официальные люди, находящиеся в официальных отношениях друг с другом, должны пользоваться готовыми формами речи, установленными для них давней традицией».
Задание 2. Напишите вышеприведённый текст (выделен курсивом), используя нормы официально-делового стиля.
ИНОСТРАННЫЕ СЛОВА И КНИЖНАЯ ЛЕКСИКА
Нейтральный стиль изложения деловых бумаг не допускает употребления стилистически окрашенной лексики:
- историзмов и архаизмов;
- книжных и высоконаучных слов;
- разговорной и просторечной лексики;
- профессионализмов;
- неологизмов и заимствований из других языков.
Однако в последние годы в языке появилось очень много иностранных слов, и у большинства из них есть эквиваленты в русском языке. Даже в Федеральном законе от 01.06.2005 № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации» (в ред. от 02.07.2013) говорится о недопустимости неоправданного использования иностранных слов.
Эквивалента слова «аутсорсинг» в русском языке нет.
Аутсорсинг – передача организацией на основании договора определенных бизнес-процессов или производственных функций на обслуживание другой компании.
Слово «коррупциогенность» можно сопоставить только с профессиональным жаргонизмом «взяткоемкость».
Слово «мониторинг» имеет в русском языке если не эквиваленты, то очень близкие синонимы: «наблюдение», «оценка», «прогноз», а слово «инновация» легко можно заменить «нововведением».
Так от употребления каких именно иностранных слов следует отказаться?
Можно ли считать ошибочным использование слова «анонс» вместо «объявление», «пролонгировать» – вместо «продлить», «спонсор» – вместо «меценат», «покровитель», «попечитель», «эксклюзивный» – вместо «исключительный»?
Нет.
Эти слова укоренились в языке, и их употребление в тексте документа всем понятно.
Опыт «русификации» уже есть (не стоит его повторять). Еще А.С. Пушкин смеялся над предложением заменить иностранное «галоши» на исконное «мокроступы», а «лабиринт» – на «блуждалище».
Еще одной особенностью современного русского языка, которая, естественно, проникла и в официально-деловой стиль, является высокочастотное использование книжной лексики.
Люди, создающие документы, чаще выбирают слово «прогнозировать», чем «предвидеть»; «регламентировать», «адекватный», а не «нормальный».
Можно предположить, что желание использовать «умные» слова обусловлено стремлением произвести хорошее впечатление, продемонстрировать высокий профессионализм и компетентность сотрудников.
Книжная и иноязычная лексика считается в деловых кругах более престижной. Текст делового письма как бы демонстрирует (сейчас сказали бы «позиционирует» – это модно) качество и эффективность организации в целом.
Существует мнение, что «прибегая к подобному "речевому глянцу", идеологи современного государственного управления пытаются отмежеваться от языка и стиля советской административно-командной системы и методов партийного руководства, а также продемонстрировать свою причастность к современным методам управления, применяемым на Западе, к стандартам эффективного, научно обоснованного делового администрирования».
Очевидно, что в деловых письмах следует избегать профессионализмов (например, писать «безналичка» вместо «безналичный расчет» или «дострой» вместо «завершенное строительство»); устаревших выражений (сего года, при сем направляем и т.п.); разговорных или просторечных слов.
Не всем корреспондентам вашей организации понравится, если в конце делового письма вместо привычного с уважением они прочитают респект и уважуха.
Нежелательно использовать в письменной речи жаргон «управленцев»: «наработать» (материал), «протолкнуть» (продукт), «проработать» (вопрос), «отксерить» (документ), хотя в устном профессиональном общении употребление этих слов допустимо.
Часто встречаются следующие стилистические ошибки, связанные с неправильным или неточным употреблением слов.
УПОТРЕБЛЕНИЕ ПАРОНИМОВ, СИНОНИМОВ, АМОНИМОВ
СПРАВКА
Паронимы – это слова, разные по смыслу, но близкие по звучанию.
Они похожи, поэтому их легко перепутать.
Например, паронимы: экономический, экономичный, экономный.
Проверьте себя: соедините эти паронимы со следующими словами: политика, техника, кризис, обогреватель, топливо, путешественник, хозяйка, рост, автомобиль, прогноз, анализ.
Задание 3.
Составьте пары паронимов с предложенными существительными, выделите те, которые могут быть употреблены в соответствии со значением.
Вот значения паронимов:
Экономический – относящийся к экономике;
Экономичный – дающий возможность сэкономить, выгодный;
Экономный – бережливый, способствующий экономии.
Если возникают трудности с употреблением паронимов, то надежнее и правильнее обратиться к специальным словарям.
Небольшой список паронимов:
Представить:
| Предоставить:
|
| Гарантийный – относящийся к гарантии (гарантийный талон, ремонт) | Гарантированный – обусловленный законом, обеспеченный (гарантированные выплаты, права) |
| Командировочный – образовано от сущ. «командировка» и обозначает предметы, вещи, обстоятельства, связанные с этим понятием (командировочное удостоверение) | Командированный – образовано от гл. «командировать» и имеет значение «лицо, посланное со служебным поручением» (гостиничные номера для командированных) |
| Политический – относящийся к политике (политический лозунг) | Политичный – действующий дипломатично, осторожно (политичный человек) |
| Представительный – производящий выгодное впечатление (представительный мужчина) | Представительский – относящийся к представительству, представителю (представительский офис) |
| Технический – относящийся к технике (технический прогресс) | Техничный – обладающий высоким мастерством (техничный актер) |
| Удачливый – счастливый, тот, кому везет (удачливый игрок) | Удачный – успешный (удачный выстрел, удачное вложение) |
| Эффектный – производящий эффект (эффектный номер, костюм) | Эффективный – действенный (эффективные меры) |
| Шутливый – склонный к шуткам или имеющий характер шутки (шутливый человек, тон, шутливая беседа) | Шуточный – представляющий собой шутку (шуточный рассказ) |
Задание 4. Добавьте в таблицу 2 паронима, использующиеся в официальных документах
Например:
В распоряжение сотрудников лаборатории была представлена вся документация – теперь вы точно знаете, что в этом предложении нужно использовать не «представлена», а пароним «предоставлена».
СПРАВКА
Синонимы – слова, различные по звучанию, но совпадающие по значению.
Неправильное употребление синонимов – типичная стилистическая ошибка.
Например, слова-синонимы – «возражать», «противоречить» и «перечить»:
- – не соглашаться с чем-либо;
- – утверждать нечто противоположное;
- – говорить наперекор, причем главным образом из упрямства.
В тексте документа лучше использовать слово «возражать», в некоторых ситуациях допустимо более жесткое выражение «противоречить», но писать «перечить» нежелательно, поскольку это слово эмоционально окрашено.
Еще один ряд синонимов: дефект, недостаток, изъян. Все три слова обозначают несовершенство чего-либо, но условия их употребления различны. «Дефект» используется по отношению к техническим изделиям (дефект конструкции), «изъян» и «недостаток» относятся и к тому, что создано природой, и к процессам или результатам общественной деятельности (недостатки воспитания, жених с изъяном).
При переброске рабочих в другой филиал присвоенные табельные номера сохраняются – лучше использовать не «при переброске», а синоним «при переводе».
Задание 5. Приведите примеры 2-х синонимов, использующихся в официальных документах.
СПРАВКА
Омонимы – это слова, разные по значению, но одинаковые по написанию и звучанию.
Использование в деловой речи омонимов часто приводит к смысловым нелепостям.
Например, студенты, прослушавшие лекцию, услышали ее на самом деле? «Прослушать» в значении «дослушать до конца» и «прослушать» в значении «не услышать» – это омонимы. И видели ли кино школьники, просмотревшие фильм?
Задание 6. Приведите 2 примера омонимов.
ПЛЕОНАЗМЫИ ТАВТОЛОГИЯ
СПРАВКА
Плеоназм – это частичное совпадение слов, образующих словосочетание.
Например,: передовой авангард (авангард – те, кто впереди), памятный сувенир (сувенир – подарок на память), совместное сотрудничество (сотрудничество – совместная работа).
От плеоназмов нужно избавляться.
Однако существуют устойчивые словосочетания, которые хоть и являются плеоназмами, но их использование вполне допустимо, поскольку закреплено традицией.
Например: целиком и полностью, вокруг да около.
Плеоназмом является и устойчивое словосочетание информационное сообщение, потому что любое сообщение содержит информацию.
Задание 7. Приведите 2 примера плеоназмов.
СПРАВКА
Тавтология – это смысловые повторы.
Еще один вид стилистических ошибок. Тавтология возникает в результате повторения однокоренных слов: следует учитывать следующее…, явление проявляется…, польза от использования.
Тавтологические повторы делают предложение неблагозвучным, тяжелым для понимания.
Например, внешне, так сказать, на взгляд со стороны, все обстоит благополучно (внешне и взгляд со стороны – тавтология).
Вот предложение из рекламного письма: Стальная (металлическая) упаковочная лента для упаковки изготовлена в четком соответствии с отечественным стандартом качества ГОСТ. Согласитесь, покупать не хочется.
Задание 8. Приведите 2 примера тавтологии в официальных документах.
ФРАЗЕОЛОГИЗМЫ
В деловой речи очень широко используются фразеологизмы особенно в качестве так называемых расщепленных сказуемых.
Например, в официальном документе предпочтительнее использовать словосочетание оказать помощь, чем помочь, произвести ремонт, чем отремонтировать, провести опрос, а не опросить.
В некоторых случаях подобные фразеологизмы не имеют параллельных глагольных форм, ведь провести соревнование – это не то же самое, что соревноваться.
СПРАВКА
Фразеологизм – устойчивое, целостное по составу и значению сочетание слов.
Сравните два предложения: «Человек приветственно махнул рукой» и «Она решила махнуть рукой на все дела». В первом случае «махнуть рукой» – это свободное словосочетание, а во втором – фразеологизм.
При использовании фразеологизмов в деловой речи возможны стилистические ошибки. Входящие в состав фразеологизмов глаголы «вести», «давать», «допускать», «оказывать», «проводить», «производить», «проявлять» и др. могут сочетаться с ограниченным числом существительных.
Например, глагол «одержать» может употребляться лишь в сочетаниях одержать победу и одержать верх. Часто встречающееся словосочетание одержать успех является нарушением нормы.
Задание 9. Напишите пары соответствий глагола «допускать» («допустить») со словами «брак», «нарушение», «поломка», «ошибка», «просчет», «дефект»,, «хищение».
Иногда к ошибкам приводит смешение похожих фразеологизмов. Самый распространенный пример – это близкие по значению фразеологизмы «иметь значение» и «играть роль». Например, Введение новых форм документов сыграло большое значение (правильно: либо …сыграло большую роль…, либо …имело большое значение…).
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!
Недопустимо менять грамматические формы слов, входящих в состав фразеологизма.
Исполнитель явно покривил в душе (правильно: покривил душой).
Этому латиноамериканскому государству удалось выбить почву под ногами монополистов (правильно: выбить почву из-под ног).
Кроме того, нельзя изменять состав фразеологизма.
Работа лаборатории ниже любой критики (правильно: всякой критики).
Мастер обещал в три счета устранить все неполадки (правильно: в два счета).
Кроме того, все сказанное важно всегда и во всем, а не только при подготовке документов.
По мнению великого Конфуция: «Мудрый правитель первым делом должен называть вещи правильными именами. Ведь если вещи будут именоваться неправильно, слова потеряют силу и ни одно дело нельзя будет довести до конца».