Министерство образования Московской области
Государственное бюджетное образовательное учреждение
Среднего профессионального образования
Московской области
«Орехово-Зуевский социально-гуманитарный колледж»
ВЫПУСКНАЯ КВАЛИФИКАЦИОННАЯ РАБОТА
(дипломная работа)
на тему:
« УСЛОВИЯ И РЕЖИМЫХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВЕ »
| Студентки Специальность Руководитель работы |
Орехово-Зуево 2017
Оглавление
Введение. 3
1. Теоретические аспекты архивных документов. 6
1.1 Этапы формирования экспертизы ценности документов. 6
1.2 Экспертиза ценности документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. 7
1.3 Определение фондовой принадлежности документов и образование архивного фонда. 9
1.4 Определение и виды границ архивного фонда. 12
2. Хранение документов в муниципальном архиве. 19
2.1 Порядок передачи документов организации на постоянное хранение в муниципальный архив. 19
2.2 Создание оптимальных условий хранения документов. 24
3. Анализ условий и режимов хранения документов в архиве Государственного учреждения - Управление Пенсионного Фонда РФ № 24 в городе Орехово-Зуево 32
3.1 Характеристика Государственного учреждения - Управление Пенсионного Фонда РФ № 24 в городе Орехово-Зуево. 32
3. 2 Анализ хранения документов в архиве Государственного учреждения - Управление Пенсионного Фонда РФ № 24 в городе Орехово-Зуево. 35
3.3 Рекомендации по совершенствованию деятельности архива ГУ-Управления ПФР № 24. 38
Заключение. 41
Список используемой литературы.. 43
 |
Введение
В связи с тем, что в деятельности организации постоянно образуются новые документы, возникает вопрос о хранении уже созданных и исполненных документов.
Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению. Через год после окончания дела постоянного и временного хранения передаются в архив.
Архив— учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учёт и использование архивных документов
На практике существует и развивается только сеть архивов и хранилищ системы Федеральной архивной службы (или при муниципальных образованиях). В других случаях отдельных архивов или хранилищ документов по личному составу не создается.
Как правило, юридическое лицо если и создает архив, то документы по личному составу в нем хранятся наряду с другими видами документов. Причем это характерно не только для мелких организаций, но и для очень крупных, где трудились и трудятся тысячи работников, и документы по личному составу, накапливаемые в течение многих лет, составляют достаточно объемный комплекс.
Именно поэтому при создании архива в организации необходимо принципиально решить вопрос о том, что в любом случае документы по личному составу должны храниться отдельно от других документов. Оптимальным вариантом, тем более для крупной организации, было бы создание специализированного хранилища, где хранились бы эти документы. Но так как в большинстве случаев это не соответствует реальным возможностям организации, то надо обеспечить в общем хранилище изолированное хранение документов по личному составу в закрывающихся шкафах, сейфах и т. д. То есть здесь единым принципом является отделение (изолирование) документов по личному составу от остальных документов. Это объясняется, прежде всего, тем, что документы по личному составу носят конфиденциальный характер, доступ к ним должен быть строго ограничен, а порядок допуска к этим документам определяется службой кадров совместно со службой режима организации и утверждается руководством.
Так каковы же особенности хранения документов в муниципальных архивах?
Объектом выпускной квалификационной работы является хранение документов в архиве.
Предмет исследования – особенности условий и режимов хранения документов в архиве.
Целью выпускной квалификационной работы является анализ особенностей хранения документов в архивах.
В соответствии с целью предполагается решить следующие задачи:
1.Проанализировать учебную, методическую и научную литературу по исследуемой проблеме.
2. Рассмотреть характеристику экспертизы ценности документов.
Дать характеристику фондирования архивных документов.