Порядок передачи документов организации на постоянное хранение в муниципальный архив




Муниципальный архив - структурное подразделение органа местного

самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое этим органом, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов.

Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.[14,1]

В каждой организации в течение года образуется определенное количество дел. Часть из них после установленного срока хранения надо сдавать в архив. Это дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Сдаются дела в архив через год после завершения их в делопроизводстве. Подготовка документов к передаче в архив проводится работниками службы ДОУ и секретарями структурных подразделений. Дела сдают в архив после того, как они полностью оформлены.

Оформление дел состоит из следующих операций:

• проверка правильности группировки документов в дела;

• брошюровка (подшивка);

• нумерация листов;

• составление заверительной надписи (листа-заверителя);

• составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;

• внесение уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса, крайних дат дела, заголовка дела);

• составление и оформление описи дела.

Дела временного срока хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению, при этом допускается:

не проводить систематизацию документов в деле;

не нумеровать листы дела;

не составлять заверительные надписи;

не прошивать (не брошюровать).

Проверка правильности группировки документов в дела проводится для того, чтобы еще раз проверить соответствие документов в деле заголовку по номенклатуре, расположение документов внутри дела по определенным принципам: по рассматриваемым вопросам; по хронологии; по географическому признаку; по алфавиту корреспондентов и т.д.

При полном оформлении необходимо подшить или переплести дело. Предварительно из дела удаляются все металлические предметы: скрепки, булавки и т.п. Документы снимаются со скоросшивателя. Вслед за последним документом в дело вкладывается лист для заверительной записи в начале дела, при необходимости, вкладывается лист или листы для внутренней описи (если есть, то отпечатанные бланки внутренней описи). Дело не должно превышать 250 листов. Если в течение года документов в деле отложилось больше, то их надо разделить на несколько томов.

Все документы подшиваются или переплетаются в твердую обложку. Поскольку в деле откладываются документы разного формата, то подшивать их нужно на 4 прокола. Это обеспечит надежное скрепление всех документов.

Все листы в делах постоянного и временного хранения для обеспечения сохранности документов и удобства использования нумеруются. Нумеруют листы черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу только с лицевой стороны листа, не задевая текста документа. Использование чернил и цветных карандашей запрещается. Лист большего формата, чем А4, подшивается за один край, разворачивается и нумеруется как один лист. Сложенный и подшитый за середину лист нумеруется как два листа. Иллюстрированные материалы, фотографии нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с надписями или вложениями нумеруются самостоятельно. Вложение в конверт нумеруется очередным номером за конвертом. При создании нескольких томов одного дела каждое из них нумеруется самостоятельно.

В архив, как правило, передают дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе и дела по личному составу.

Передачу дел производят только по описям.

Дела временного хранения (до 10 лет включительно) хранят в структурных подразделениях или централизованно службой делопроизводства в специально выделенном помещении. В архив их передают в исключительный случаях и только в соответствии с решением руководителя организации. Передают такие дела по описям или номенклатуре дел.

Дела постоянного хранения передают в архив, как правило, через год после окончания дел в делопроизводстве. Передачу дел осуществляют по графику, который составляет заведующий архивом (ответственный за архив). График согласовывают с руководителями подразделений, передающих дела в архив, и затем представляют на утверждение руководителю организации.

В период подготовки дел для передачи в архив проверяют правильность их оформления, а также соответствие дел, включенных в опись, номенклатуре дел. Недостатки в оформлении и формировании дел устраняют. На отсутствующие дела составляют справку, в которой излагает причины отсутствия дел (переданы в другое подразделение, находятся у руководителя организации, предусмотрены по номенклатуре, но не были заведены и т.п.).

Дела доставляют в архив увязанными в связки. Если вместе с делами передаются регистрационно-контрольные картотеки, то заголовок каждой картотеки включают в опись.

Прием каждого дела производят поединично в присутствии работника структурного подразделения. Напротив описательной статьи каждого дела в обоих экземплярах описи делают отметку о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи цифрами и прописью указывают количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дату приема-передачи дел. Там же сотрудники архива и лицо, передающее дела, ставят свои подписи.

При передаче особо ценных дел проверяют количество листов в делах (т.е. дела принимают полистно).

Досрочная передача документов на постоянное хранение может быть осуществлена при отсутствии необходимых условий для обеспечения сохранности документов Архивного фонда РФ, при угрозе утраты (уничтожения) документов, а также по просьбе организации на основании договора, заключенного с муниципальным архивом. Продление сроков хранения документов в архиве организации допускается по письменному разрешению муниципального архива в случае необходимости практического использования документов организацией.

Передача документов постоянного хранения в муниципальный архив осуществляется на основании плана, утвержденного руководителем соответствующего архива по согласованию с передающей дела организацией.

В организациях - источниках комплектования муниципальных архивов все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств организаций, передающих документы.[10,37]

Документы Архивного фонда РФ, образовавшиеся в деятельности государственных и негосударственных организаций, не являющихся источниками комплектования муниципальных архивов, могут передаваться в муниципальные архивы по результатам экспертизы ценности документов на основании договоров, заключенных с собственниками или владельцами документов. Документы передаются на постоянное хранение в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом по описям дел, документов постоянного срока хранения, утвержденным экспертно-проверочной комиссией.

Перед передачей документов на постоянное хранение совместно с представителем муниципального архива проводится проверка правильности описания и оформления дел, физического и санитарно-гигиенического состояния документов. При обнаружении дефектов составляется акт такие дефекты устраняются силами организации. Дела передаются в муниципальный архив поединично. На всех четырех экземплярах описей дел, документов проставляются отметки о приеме.

При первой передаче документов в муниципальный архив передается историческая справка к фонду. При последующей передаче документов передается дополнение к исторической справке.

Передача документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение, составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в муниципальном архиве, другой - в передающей организации. Вместе с документами передаются три экземпляра описи дел, документов, в том числе один экземпляр в электронном виде.

Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью описи дел, документов и фактическим наличием передаваемых дел, в описи дел, документов оформляется новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие дел и номера отсутствующих дел. Номера отсутствующих дел фиксируются в акте приема-передачи дел на постоянное хранение, причины отсутствия дел отражаются в прилагаемой к акту приема-передачи справке, подготовленной организацией.[10,39]

Отдельным случаем передачи документов является передача документов при ликвидации или реорганизации организации. Согласно п. 9 ст. 23 Федерального закона N 125-ФЗ при реорганизации негосударственной организации условия и место дальнейшего хранения архивных документов определяются учредителем этой организации либо органом, уполномоченным на то учредительными документами. В случае же ликвидации негосударственной организации, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе ее деятельности и включенные в состав Архивного фонда РФ архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора, заключаемого между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства.

В соответствии со ст. 13.20 КоАП РФ нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, за исключением случаев, предусмотренных ст. 13.25 КоАП РФ (устанавливает ответственность за нарушение специальных норм о хранении документов для определенных видов юридических лиц), влечет предупреждение или наложение на граждан административного штрафа в размере от 100 до 300 руб., на должностных лиц - от 300 до 500 руб.

2.2 Создание оптимальных условий хранения документов

Оптимальные условия хранения документов:

• наличие помещения для архива организации;

• наличие в архиве специального оборудования для размещения дел (стеллажей, с металлических шкафов, сейфов, специальных архивных коробок или папок и пр.);

• оснащение архива средствами пожаротушения, охраной и противопожарной сигнализацией;

• поддерживание оптимальных условия для физико-химической сохранности документов.

Помещение предусматривают и располагают в здании не ниже второй степени огнестойкости рядом с помещениями в зданиях структурных подразделений, в составе которых действует архив. Это помещение должно быть удалено от помещений, связанных с хранением и использованием химических веществ, пищевых продуктов и т.п., и не иметь с ними общих вентиляционных каналов.

В хранилищах не должно быть также водопроводных, газовых, канализационных и других магистральных трубопроводов. Немагистральные трубопроводы изолируют специальными защитными приспособлениями.

Основным помещением архива является хранилище для документов. В зависимости от объема ежегодно образующихся документов хранилища, проектируют с запасом свободной площади.

Свободная площадь в архиве позволяет иметь:

• дополнительное помещение для приема, временного хранения акклиматизации и научно-технической обработки дел;

• помещения для сотрудников архива и работы исследователей

Если рабочие комнаты и хранилище не изолированы, между ними устанавливают специальные перегородки.

Наружные двери помещения архива должны быть металлическими и иметь прочные замки. В нерабочее время двери опечатывают.

На окна, в которые возможен доступ извне, устанавливают открывающиеся металлические решетки с замками, которые так же, как и двери архива, опечатывают пломбиром.

Печать хранят вместе с ключами в месте, установленном правилами внутреннего распорядка организации.

Помещение архива оборудуют пожарно-охранной сигнализацией.

С целью защиты документов от разрушающего действия солнечных лучей хранилища и другие помещения архива располагают в помещениях с окнами на северную сторону.

Лица, не являющиеся штатными сотрудниками, или ответственными за архив, в помещение хранилища допускаются только с разрешения ответственных лиц и в присутствии сотрудника архива.

Руководителям организаций, в которых существует архив, рекомендуется не реже одного раза в 5 лет назначать комиссию по проверке исправности технического оснащения помещений архива и состояние температурно-влажностного и санитарно-гигиенического режима.

В особых ситуациях (угроза затопления, пожара, и т.п.) заведующий архивом ставит о них в известность руководителя организации. По результатам осмотра помещения составляют акт, который утверждает руководитель организации.

Архив оснащают специальным оборудованием для размещения дел. Хранилища оборудуют стационарными металлическими или деревянными (при условии обработки огнезащитным составом) стеллажами.

Существует установленный для архивов порядок размещения стеллажей.

Параметры размещения стеллажей:

• ширина между рядами стеллажей - 120 см;

• ширина проходов между стеллажами - 75 см;

• расстояние между стеной и стеллажом, параллельным стене - 75 см;

• расстояние между стеной и торцом стеллажа - 45 см;

• расстояние от пола до нижней полки стеллажа не менее 15 см,

• расстояние между полками по высоте - 40 см.

Стеллажи устанавливают перпендикулярно к стенам, имеющим оконные проемы и элементы отопительной системы так, чтобы расстояние от окон и батарей было не менее 0,6 м.

Для документов особого формата (газеты, карты, планы, коробки с микрофильмами) конструкция и размер стеллажей определяются размерами этих документов.

В металлических шкафах и сейфах хранят:

• учетные документы (описи, дела фондов и т.п.);

• особо ценные дела;

• дела, имеющие конфиденциальную или секретную информацию.

Для размещения справочных картотек к документам в хранилищах или рабочих комнатах могут устанавливаться картотечные шкафы. В рабочих комнатах устанавливают персональные компьютеры, телефоны, аппарат для чтения микрофильмов.

Для работы у стеллажей и перемещения дел используют библиотечные тележки и устойчивые легкие стремянки.

Дела постоянного хранения помещают в специальные картонные коробки или папки, изготовленные из безвредных для документов материалов.

Дела с документами временного хранения (свыше 10 лет) допускается хранить в связках. Зазор между верхней полкой стеллажа, коробкой, папкой или связкой для циркуляции воздуха должна быть не менее 5 см.

По пожарной безопасности помещения архивов относят к категории "В". В помещениях архива применяют только скрытую проводку. Светильники, электрощиты и распределительные устройства должны быть закрытого исполнения. Осветительную аппаратуру применяют полугерметическую.

В качестве источников искусственного освещения применяют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью. Люминесцентные лампы используют с урезанным ультрафиолетовым участком спектра.

Распределительные электрощиты, предохранители и рубильники устанавливают вне хранилищ и рабочих комнат. Все электрооборудование обеспечивают заземлением.

Основным средством пожаротушения архивов являются углекислотные огнетушители, которые устанавливают из расчета не менее одного огнетушителя на 50 кв. метров площади, но не менее двух на каждое отдельное помещение. Пожарные краны устанавливают на лестничных площадках так, чтобы рукав крана мог достигать до крайних точек помещений архива.

Во всех помещениях архива запрещается курение, применение электронагревательных приборов, хранение продуктов питания, легковоспламеняющихся веществ и взрывоопасных предметов.

На видном месте в рабочих комнатах вывешивают инструкции о мерах пожарной безопасности, список пожарного расчета, план эвакуации документов на случай пожара.

При хранении документов в хранилищах, в зависимости от групп документов, необходимо соблюдать определенный температурно-влажностный режим, соответствующий следующим данным:

В помещениях с нерегулируемым климатом для улучшения режима хранения, если это необходимо, устанавливают дополнительные источники увлажнения воздуха и приборы для просушивания помещений, проводят проветривание и т.п. Закрытые шкафы и сейфы для хранения документов проветривают не ранее 1 раза в неделю.

Контроль за состоянием температурно-влажностного режима проводят с помощью контрольно-измерительных приборов: термометров, гигрометров, психрометров. Климатические параметры воздуха измеряют не менее двух раз в неделю в одно и то же время. Показания заносят в специальные регистрационные журналы. Контрольно-измерительные приборы устанавливают в каждом хранилище в главных проходах на стеллажах вдали от отопительных и вентиляционных систем.

Помещения архива необходимо содержать в чистоте и образцовом порядке. Накопление пыли допустимо не более, чем в количестве 0,15 мг/куб.м.

Для защиты от пыли необходимо:

• оборудовать помещение плотно закрывающимися оконными проемами и дверями,

• оборудовать помещение установками, очищающими воздух от пыли и вредных примесей;

• ежегодно проводить в хранилище обеспыливание коробок, папок, стеллажей и всего помещения с помощью пылесоса или ватно-марлевых тампонов, смоченных раствором формалина;

• систематически проводить влажную уборку помещений (пола, подоконников, плинтусов);

• проветривать помещение хранилища (с учетом абсолютной влажности наружного и внутреннего воздуха).

Документы, пораженные насекомыми, изолируют и подвергают дезинсекции. При поражении значительного количества дел в разных местах хранилища необходима дезинсекция всего хранилища.

Документы и дела, пораженные плесенью, передают на дезинфекцию. Стеллажи, коробки, и при необходимости, - стены, пол, и т.п. протирают 3-5% раствором формалина. Для проведения санитарно-гигиенических работ в плане работ архива организации предусматривают санитарные дни а не ранее одного раза в месяц.

Все поступающие в архив документы размещают таким образом, чтобы документы каждой организации (структурного подразделения) хранились в одном месте и были расположены в хронологическом порядке по мере поступления документов.

Дела постоянного хранения, дела по личному составу и дела временного хранения (свыше 10 лет) размещают отдельно друг от друга. К коробкам, папкам приклеивают, а к связкам (толщина не более 20 см) привязывают ярлыки.

В ярлыках к коробкам и папкам с делами указывают:

• наименование организации и структурного подразделения;

• номер фонда и описи;

• год/годы и крайние номера (через тире) дел;

• порядковый номер коробки (связки) в пределах каждого фонда или описи.

Коробки и связки располагают так, чтобы они не выступали за пределы полок стеллажей. Размещать дела на полу в штабелях, на подоконниках и т.п. не допускается.

Стеллажи и шкафы нумеруют в пределах каждого хранилища слева направо от входа.

Для более эффективного поиска дел в архиве составляют постеллажные топографические указатели. Карточки указателя составляют по порядку номеров стеллажей. В них указывают все изменения, которые происходят в размещении документов.

Выводы

1. Экспертиза ценности документов представляет собой изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

2. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда РФ, включая управленческую, научно-техническую, аудиовизуальную, машиночитаемую и другую документацию, образующуюся в процессе деятельности организации, создается экспертная комиссия.

3. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляются отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив. Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения производится путем полистного просмотра дел.

4. Фондирование документов - это определение принадлежности документов конкретному фондообразователю и хронологических границ архивного фонда.

5. Определение фондовой принадлежности документов заключается в отнесении их к фонду соответствующего юридического или физического лица.

6. Оформление дел для передачи в архив состоит из следующих операций: проверка правильности группировки документов в дела; брошюровка (подшивка);нумерация листов; составление заверительной надписи (листа-заверителя);составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела; внесение уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса, крайних дат дела, заголовка дела);составление и оформление описи дела.

7. Передача документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение, составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в муниципальном архиве, другой - в передающей организации. Вместе с документами передаются три экземпляра описи дел, документов, в том числе один экземпляр в электронном виде.

8. Все поступающие в архив документы размещают таким образом, чтобы документы каждой организации (структурного подразделения) хранились в одном месте и были расположены в хронологическом порядке по мере поступления документов


Список используемой литературы

1. Об архивном деле в Российской Федерации: федеральный закон РФ от 22.10.2004 №125-ФЗ // Российская газета – 2007. - №237.

2. Об информации, информатизации и защите информации: федеральный закон. – М.: Ось-89, 2005. – 30 с.

3. Об электронной цифровой подписи: федеральный закон РФ от 10.01.2002. №1-ФЗ: По сост. На 15 янв. 2002г. – М.: Проспект, 2007. – 15 с.

4. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Стандарт, 2006.

5. ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения

6. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Стандарт, 2006.

7. ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения

8. Аркин П.А., Документирование управленческой деятельности коммерческого предприятия. – М.: Новое издание, 2011. – с. 155.

9. Басаков М.И., Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: учебное пособие для экон. Вузов и колледжей / М.И,Басаков. – 2-е изд., испр. и доп. – Ростов н/Д: Феникс, 2012. – 318 с.

10. Бурова Е.М., Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П. Архивоведение теория и методика / под ред. Е.М. Буровой. — М.: Издательский дом МЭИ, 2012. — с. 143-152

11. Быкова Т.А. ЕГСД и ГСДОУ по-прежнему нужны секретарям //Секретарское дело. – 2012 - №2,с.5.

12. Гниденко И.Г., Информационные технологии в бизнесе: учебное пособие / И.Г. Гниденко, С.А. Соколовская. – СПб.: Вектор, 2013. – 154 с.

13. Давыдова Э.Н., Рыбаков А.Е. Делопроизводство:учебно-практическое руководство / Э.Н. Давыдова, А.Е Рыбаков. Москва: ТетраСистемс, 2013. – с.288.

14. Жукова М. П. Экспертиза ценности управленческих документов и комплектование ими государственных архивов: учеб. пособие / М.П. Жукова, Н.А. Пучко, О.В. Усанова и др. Москва: ВНИИДАД, 2016. –с. 224.

15. Жумарь С.В., Тарасевич Е.Л., Обеспечение оптимальных условий хранения документов на бумажных носителях Национального архивного фонда Республики Беларусь: методические рекомендации /. – Минск: БелНИИДАД, 2011. – 108с.

16. Зверева Н.А. Рекомендации по организации работы архивной службы: журнал / Н.А. Зверева // Справочник секретаря. 2014. № 3. – с.47.

17. Кирсанова М.В,, Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учеб. Пособие. – 5-е изд., испр. И доп. – М.: Юнити, 2011. - 146 с.

18. Корнеев И.К. Делопроизводство: учеб. пособие / И.К. Корнеев. Москва: Проспект, 2016. – с.360.

19. Крылова И.Ю., Документирование управленческой деятельности. Учебное пособие. – СП.б.: Бизнес-пресса, 2012. - 240 с.

20. Кузнецов И.Н. Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство. - М.: ЮРАЙТ, 2016. - 576с.

21. Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учеб. пособие / C.Л. Кузнецов. Москва: ТЕРМИКА, 2014. –с.288.

22. Кузнецова Т.В. Делопроизводство. Организация и технология документационного обеспечения управления: учеб. пособие / Т.В. Кузнецова. Москва: ЮНИТИ – ДАНА, 2013. – с.360.

23. Наумов И.Н. Документационное обеспечение управления предприятий и организаций и архивное хранение документов: учеб. пособие / И.Н. Наумов. Пенза: Пензенский университет, 2013. – с.67.

24. Рогожин М. Ю. Делопроизводство.- Директ-Медиа,2014 год. - 229 страниц

25. Шульгина М.В. Архивоведение: учебное пособие / М.В. Шульгина; Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Северный (Арктический) федеральный университет имени М.В. Ломоносова, Министерство образования и науки Российской Федерации. - Архангельск: ИД САФУ, 2014. - 233 с.

26. https://www.grandars.ru/college/pravovedenie/arhiv-dokumentov.html

27. https://archives.ru/faq/49.shtml

28. https://www.eos.ru/eos_delopr/eos_delopr_intesting/detail.php?id=60930&section_id=597

29.. https://docrev.ru/arxivnoe-xranenie-dokumentov/

30. https://www.edou.ru/enc/razdel32/?COURSE_ID=5&LESSON_ID=127

31. https://knigi.link/delo-bibliotekovedenie-bibliotechnoe/1ponyatie-fondirovaniya-15512.html

 



Поделиться:




Поиск по сайту

©2015-2024 poisk-ru.ru
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.
Дата создания страницы: 2019-05-25 Нарушение авторских прав и Нарушение персональных данных


Поиск по сайту: