Экспертиза ценности документов представляет собой изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.[8,30]
Экспертиза ценности документов проводится на основе:
- действующего законодательства и правовых актов РФ по архивному делу и документационному обеспечению управления;
- типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел;
- нормативно-методических документов Федеральной архивной службы РФ и органов управления архивным делом субъектов РФ в области архивного дела.
Экспертиза ценности документов в организации проводится:
- в делопроизводстве - при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив;
- в архиве - в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.
Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда РФ, включая управленческую, научно-техническую, аудиовизуальную, машиночитаемую и другую документацию, образующуюся в процессе деятельности организации, создается экспертная комиссия.
Экспертная комиссия создается приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. В состав комиссии в обязательном порядке включается руководитель архива или лицо, ответственное за архив. Председателем комиссии назначается один из руководящих работников организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива.[6,120]
Основными задачами экспертной комиссии являются организация и проведение:
- экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел;
- экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив организации;
- отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.
Экспертная комиссия проводит заседания в соответствии с планом работы и по мере необходимости. Заседания комиссии протоколируются. Протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии.[12,52]
Протоколы экспертной комиссии, содержащие решения об одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел, изменении сроков хранения документов, установленных типовыми и ведомственными перечнями документов, а также типовыми и примерными номенклатурами дел, утверждаются руководителем организации только после их рассмотрения экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения.
Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы документационного обеспечения совместно с экспертной комиссией организации под методическим руководством архива.
1.2 Экспертиза ценности документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляются отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив, отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях, выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел. [7,68]
Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения производится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.
Архив проводит экспертизу ценности документов при отборе их на постоянное хранение под методическим руководством соответствующего государственного или муниципального архива.
По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. Формы описей утверждены Основными правилами работы архивов организаций.
Экспертно-проверочная комиссия архивного учреждения утверждает описи дел постоянного хранения и согласовывает описи дел по личному составу.
Вышеуказанные описи и акты рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации одновременно. Одобренные экспертной комиссией акты и описи утверждаются руководителем организации только после утверждения экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения описей дел постоянного хранения, затем организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты.
Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт. Например, законченные дела с трехлетним сроком хранения в 2011 г. могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2015 г.
Акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, составляется на дела всей организации. Если в акте отражены дела нескольких подразделений, название каждого подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.
Архивные учреждения проверяют правильность отбора дел на постоянное хранение и при необходимости вправе потребовать включить в опись дел постоянного хранения дела, отобранные на временное хранение или к уничтожению.
Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой отражаются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.
1.3 Определение фондовой принадлежности документов и образование архивного фонда
Фондирование документов -определение принадлежности документов конкретному фондообразователю и хронологических границ архивного фонда.[5,2]
Работа по фондированию осуществляется в делопроизводстве и архивах организаций - в процессе формирования дел на основе номенклатур дел и отбора документов для передачи на постоянное хранение в архив, а также в государственных архивах - при описании принятых необработанными документов, переработке неудовлетворительно составленных описей, при создании объединенных архивных фондов и архивных коллекций, исправлении ошибок фондирования.
Определение фондовой принадлежности документов заключается в отнесении их к фонду соответствующего юридического или физического лица.
Входящие документы относятся к фонду той организации, которой они получены; их фондовая принадлежность определяется по адресату, регистрационному штампу, резолюции и отметке о направлении документов на исполнение, по содержанию документов.
Копии исходящих документов (отпуски) относятся к фонду той организации, которая является их автором; их фондовая принадлежность определяется по подписям, делопроизводственным пометам, содержанию документов.
Документы внутреннего обращения относятся к фонду той организации, в которой они подготовлены; их фондовая принадлежность определяется по названию организации, подписям, содержанию.
При определении фондовой принадлежности документов личного происхождения принимаются во внимание обращения в письмах (обозначения адресатов), подписи, почерк, содержание, и т.д.
Документы организации и созданных при ней первичных общественных организаций (профсоюзных, спортивных и др.), существовавших до принятия законодательства Российской Федерации об общественных объединениях, составляют один архивный фонд.
Документы общественных организаций (профсоюзных и др.), существующих при организациях с момента регистрации этих общественных организаций в соответствии с законодательством Российской Федерации об общественных объединениях, при их поступлении на постоянное хранение в архив в государственную собственность могут составлять самостоятельные архивные фонды или присоединяться к фонду соответствующей организации, образуя объединенные архивные фонды. [9,58]
Дела, которые велись последовательно в двух организациях, включаются в состав архивного фонда той организации, в которой они были закончены производством. В случае ликвидации организации с передачей ее функций вновь созданной организации, законченные производством дела включаются в фонд ликвидированной организации, а незаконченные дела, переданные для окончания производством организации-преемнику, включаются в фонд последней.
Если в составе документов архивного фонда обнаружены ошибочно включенные документы других фондов, они должны быть выделены и присоединены к тем фондам, к которым они относятся.
Из фондов личного происхождения документы юридических лиц могут быть выделены и присоединены к соответствующим фондам, если эти фонды находятся на хранении в данном архиве и документы юридических лиц не связаны с деятельностью физического лица, образовавшего архивный фонд личного происхождения. Не подлежат выделению документы общественных объединений и организаций, других негосударственных организаций из фондов личного происхождения лиц - руководителей и членов соответствующих объединений и организаций.[9,60]
Примечание: Из сохранившихся нескольких документов, дел архивные фонды, как правило, не создаются. Такие документы, дела организуются в объединенные архивные фонды или архивные коллекции.
Образование объединенного архивного фонда
Объединенные архивные фонды могут быть сформированы из фондов:
- однородных по целевому назначению, функциям одноименных организаций, действовавших на определенной территории;
- руководящего органа и подчиненных ему организаций, действовавших на определенной территории;
- органов власти и состоящих при них организаций;
- организаций, объединенных объектом деятельности;
- последовательно сменявших друг друга организаций, если функции предшественников полностью или частично передавались их преемникам;
- двух или нескольких фондов личного происхождения, если фондообразователи связаны между собой близкими родственными, профессиональными, творческими отношениями.
Не допускается создание объединенных архивных фондов из документов органов представительной и исполнительной власти, предусмотренных Конституцией Российской Федерации 1993 года, Конституциями, уставами субъектов Российской Федерации, а также из документов этих органов и документов избирательных комиссий по выборам в них.
Работа по созданию объединенного архивного фонда включает в себя перешифровку дел (изменение номеров фонда, описи), составление соответствующих учетных документов, размещение документов объединенного архивного фонда в одном месте хранилища, и, при необходимости, пересистематизацию описей и дел.
Образование архивной коллекции. Архивные коллекции поступают в архив в виде уже сложившихся документальных комплексов или образуются в архиве из отдельных разрозненных документов, имеющих определенные признаки общности, с целью эффективности их учета и использования. Состав коллекции может пополняться поступающими документами.
Исторически сложившиеся архивные коллекции, поступившие из других архивов, от общественных объединений и организаций, физических лиц, расформированию не подлежат.
1.4 Определение и виды границ архивного фонда
Документы, сформированные в архивные фонды, объединенные архивные фонды и архивные коллекции, перефондированию не подлежат. Перефондирование документов допускается в исключительных случаях, при обнаружении грубых ошибок фондирования.
В зависимости от факторов, определяющих создание, статус, организацию и характер деятельности фондообразователя, его документы могут быть приняты в архив в качестве продолжающей части уже имеющегося архивного фонда, составляя с ним единый фонд, или в качестве нового архивного фонда.
К таким факторам относятся:
- изменение конституционных основ государства;
- изменение административно-территориального деления;
- изменение формы собственности организации-фондообразователя;
- реорганизация организации-фондообразователя;
- ликвидация организации-фондообразователя.
Хронологическими границами архивного фонда являются:
- архивного фонда организации - официальные даты ее образования (регистрации) и ликвидации;
- объединенного архивного фонда - даты образования (регистрации) наиболее ранней и ликвидации наиболее поздней по времени деятельности организаций, документы которых вошли в состав объединенного архивного фонда;
- архивного фонда личного происхождения (семейного, родового) - даты рождения и смерти физического лица, членов семьи или рода;
- архивной коллекции - даты самого раннего и самого позднего документа.
Примечание: Хронологические границы архивного фонда могут не совпадать с крайними датами документов фонда, если по каким-либо причинам отсутствуют документы начального или завершающего этапов деятельности организации, или в составе фонда находятся более ранние документы, например, переданные для завершения производством дела предшественника, представленные в качестве доказательств документы в составе следственных и судебных дел, и др. В фондах личного происхождения крайние даты документов фонда могут отличаться от хронологических границ фонда за счет документов, собранных фондообразователем, связанных с откликами на его смерть, проведением памятно-юбилейных мероприятий и др.[9,65]
Определение границ архивного фонда в связи с изменением конституционных основ государства.
Документы высших органов государственной власти, созданных при изменении конституционных основ государства и/или в соответствии с изменениями и дополнениями действующей Конституции Российской Федерации составляют новые архивные фонды.
Документы законодательных собраний, правительств, администраций, созданных в соответствии с Конституциями, Уставами субъектов Российской Федерации, составляют новые архивные фонды.
Границы начала вышеназванных архивных фондов определяются с момента создания органов государственной власти Российской Федерации, субъекта Российской Федерации на основе соответствующих актов.
Документы министерств и ведомств Российской Федерации, созданных на базе ликвидированных министерств и ведомств СССР, составляют новые архивные фонды.
Документы министерств и ведомств, существовавших до и после восстановления государственности России, составляют, как правило, разные архивные фонды. Разграничительная дата между ними устанавливается на основе соответствующих нормативных правовых актов о конкретном министерстве, ведомстве. В отдельных случаях документы одноименных министерств РСФСР в составе СССР и Российской Федерации как независимого государства, могут составить объединенный архивный фонд, - например, документы Министерства юстиции РСФСР и Министерства юстиции Российской Федерации.
Аналогично фондируются документы министерств и ведомств республик в составе РСФСР и соответствующих министерств и ведомств республик в составе Российской Федерации.
Документы отраслевых управлений и отделов исполкомов советов народных депутатов всех уровней и документы соответствующих отраслевых управлений и отделов администраций, если их задачи и функции остались без изменений, составляют единые фонды.
Документы избирательных комиссий по выборам органов государственной власти, образованных в соответствии с Конституцией Российской Федерации 1993 г., организуются в отдельные архивные фонды. Допускается создание объединенных архивных фондов из документов избирательных комиссий по территориальному признаку.
Документы прокуратур и судов субъектов Российской Федерации, городов, районов продолжают ранее принятые архивные фонды прокуратур, судов.
Документы государственных организаций, осуществляющих свои прежние функции, продолжают ранее принятые от этих организаций архивные фонды.
При изменении статуса субъекта Российской Федерации документы органов государственной власти субъекта Российской Федерации составляют новые архивные фонды, - например, документы Верховного Совета Республики Хакасия и документы Совета народных депутатов Хакасской автономной области в составе Красноярского края составляют разные архивные фонды.
Определение границ архивного фонда в связи с изменением административно-территориального деления.
Документы органов государственной власти и местного самоуправления, образованных в связи с введением нового административно-территориального деления субъектов Российской Федерации или изменением их территориальных границ, составляют новые архивные фонды. Документы органов государственной власти, местного самоуправления, сохранившихся при изменении границ территориальных образований внутри субъектов Российской Федерации, не образуют новых архивных фондов.
Переименование или преобразование административно-территориальной единицы без существенного изменения ее внутреннего деления не является основанием для создания новых архивных фондов из документов соответствующих органов государственной власти и местного самоуправления.
Не образуют новых архивных фондов также документы территориальных объединений общественных организаций (профсоюзных, спортивных, научных, культурно-просветительных и др.) и органов их управления до и после изменения административно-территориального деления.
Документы промышленных и сельскохозяйственных, финансовых, хозяйственных, научных, культурных, медицинских организаций, учебных заведений и др. до и после изменения административно-территориального деления составляют единые архивные фонды.
Не зависит от изменения административно-территориального деления фондирование документов органов управления и учреждений специализированных ведомственных округов (военных и др.).
Определение границ архивного фонда в связи с изменением формы собственности фондообразователя.
Документы организаций, перешедших из государственной в частную и иную негосударственную собственность, составляют с момента акционирования, приватизации организаций новые архивные фонды. Например, документы государственного концерна "Нефтегазстрой" и созданного на его основе акционерного общества "Роснефтегазстрой" составляют разные архивные фонды.
Документы, созданные в процессе деятельности государственной организации и хранящиеся в образованной негосударственной структуре, при поступлении в архив включаются в фонд государственной организации.
Смена собственника организации, без изменения формы собственности, не влечет за собой создания нового архивного фонда.
Возможно создание объединенных архивных фондов из документов организаций - преемников, относящихся к разным формам собственности, при условии передачи документов каждой из них в государственную часть Архивного фонда Российской Федерации. Например, документы Брянского завода ирригационных машин (до 1991 года), арендного предприятия "Брянский завод строительных и мелиоративных машин" (июнь-декабрь 1991 года) и акционерного общества "Строительные и мелиоративные машины", созданного на базе арендного предприятия, составляют объединенный архивный фонд.
Документы совместных предприятий, организаций и объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых преобладает доля государственной собственности, образованных на основе государственных организаций, составляют с их документами единые архивные фонды.
Документы аналогичных совместных организаций без преобладания в уставном капитале доли государственной собственности составляют новые архивные фонды.
Определение границ архивного фонда в связи с реорганизацией фондообразователя.
Коренное изменение компетенции и функций организации и создание на ее базе новой организации, влечет за собой создание нового архивного фонда. Например, документы созданного в 1966 г. на базе Центральной научно-исследовательской лаборатории (ЦНИЛ) Главархива СССР Всесоюзного научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) составляют новый архивный фонд. Расширение или сужение круга ведения, объема, прав или территориальных границ деятельности организации без изменения ее первоначального назначения, не является основанием для создания нового архивного фонда, - документы вышеназванного института, преобразованного во Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела Федеральной Архивной службы России, составляют один архивный фонд.
Если на базе министерства, ведомства, создается организация, занимающаяся непосредственно производством, то ее документы составляют новый архивный фонд, - например, документы Ассоциации "Росуралсибстрой", непосредственно осуществляющей строительство, созданной вместо Минуралсибстроя РСФСР.
Выделение из организации одной или нескольких новых организаций с передачей им ряда функций первой организации не является основанием для создания из ее документов с момента этого выделения нового фонда.
Изменение подчиненности организации, ее структуры, местонахождения, переименование или частичное изменение ее названия, не сопровождающиеся изменением ее первоначальных функций, также не являются основанием для создания нового архивного фонда.
Документы отделений, дочерних организаций, филиалов составляют единые архивные фонды с документами их основных организаций, если хранятся в одном архиве.
Определение границ архивного фонда в связи с ликвидацией фондообразователя.
При ликвидации организации с передачей всех или части ее функций одной или нескольким вновь созданным организациям документы каждой новой организации составляют новые архивные фонды.
Документы организаций, прекративших свою деятельность вследствие ликвидации, объединения, разделения или в результате чрезвычайных обстоятельств или стихийных бедствий, а затем восстановленные с теми же функциями, составляют единые архивные фонды.