Алгоритм действий при оформлении приема на работу по совместительству
Принять решение о приеме работника на работу (после собеседований, проверок)
Если в трудоустройстве отказано, то объяснение причин дается только если есть письменный запрос.
2. Провести медосмотр (при необходимости) (ст. 48 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ):
· выдача направления на медосмотр
· отметка в журнале о выдаче направлений под подпись
· получения заключения от работника после прохождения медосмотра
· оплата медосмотра по квитанциям, предъявленным работником (можно после начала работы)
3. Проверить документы (ст. 65 ТК РФ):
· Паспорт (обязательно оригинал)
· Документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в том числе в форме электронного документа или страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования (обязательно, хотя бы копия)
· Документ воинского учета - военный билет либо приписное удостоверение (для призывников) (п. 28 Положения о воинском учете, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 № 719)
· Документ об образовании или наличии специальных знаний
· Дополнительные документы
o Совместители для работы во вредных условиях труда предоставляют справку о характере и условиях труда по основному месту работы (ст. 283 ТК РФ), так как работа с вредными условиями труда не допускается, если основная работа связана с такими же условиями
o Свидетельство ИНН – можно запросить, но не требовать. Если нет - посмотреть ИНН работника на сайте nalog.ru
4. Заполнить анкету (не обязательно)
В анкету можно сразу включить согласие на обработку персональных данных, уточнение о том, что не является госслужащим, что не имеет льгот.
5. Ознакомить работника под роспись (ст. 68 ТК РФ) с ПВТР, Положением об оплате, Положением о персональных данных, иными локальными нормативными актами, должностной инструкцией, инструкциями по охране труда. Подпись возможна в трудовом договоре, журнале, листе ознакомления.
6. Оформить трудовой договор (ст. 57 ТК РФ)
· Подписание трудового договора в двух экземплярах:
o выдача работнику экземпляра трудового договора.
o подпись работника на экземпляре работодателя о получении договора (не позднее 3 дней с момента фактического допуска).
· Внутреннее совместительство оформляется отдельным трудовым договором. В нем необходимо указать, что работник принят по совместительству, и прописать режим его работы (ст. 57, 282 ТК РФ, Письмо Минтруда от 26.04.2017 № 14-2/В-357).
· Рабочее время. Продолжительность рабочего времени совместителя не должна превышать 4 часов в день, 20 часов в неделю. Работа по совместительству полный рабочий день допускается, только если по основному месту работы этот день - выходной (ст. 284 ТК РФ).
7. Издать приказ о приеме на работу (форма № Т-1)
· Указать, что работник принят по совместительству
· Подписать приказ руководителем
· Проставить номер приказа на бумажном варианте (ст. 68 ТК РФ, Письмо Минтруда от 26.04.2017 № 14-2/В-357, ст. ст. 57, 282 ТК РФ)
Внутреннее совместительство оформляется отдельным приказом о приеме на работу.
8. Ознакомить работника с приказом под роспись (в трехдневный срок со дня фактического начала работы).
9. По просьбе совместителя в трудовой книжке необходимо сделать запись о работе по совместительству (ч. 5 ст. 66 ТК РФ). Или выдать справку для основного места
Оформить личную карточку работника
Как правило, используют форму Т-2 (Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1) для ведения личной карточки. Но если собственная форма - необходимо учесть п. 27 Положения о воинском учете, ч. 2 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Работник расписывается в личной карточке в разделе 2 и в записи о приеме.
11. Получить согласие работника на обработку персональных данных (если не было в анкете) (п. 1 ст. 6, ст. 9 Федерального закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ).
12. Получить обязательство о неразглашении персональных данных (если работает с данными работников или клиентов) (ст. 88 ТК РФ, Федеральный закон «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ).
13. Получить обязательство о неразглашении коммерческой тайны (при необходимости)
Для возможности привлечения к ответственности в компании должен быть установлен режим коммерческой тайны и включать в себя комплекс мер технического, юридического, организационного характера (Федеральный закон № 98-ФЗ от 29.07.2004 года «О коммерческой тайне»).
Провести инструктажи по охране труда, пожарной безопасности, электробезопасности, ГО и ЧС
Проводится до начала работы ответственными лицами (п. 2.1.3. Порядка обучения по охране труда утв. Постановлением Минтруда РФ, Минобразования РФ от 13.01.2003 № 1/29 и т.д.).
15. Направить сведения о трудовой деятельности работника по форме СЗВ-ТД в Пенсионный фонд не позднее следующего дня со дня издания приказа о приеме по форме СЗВ-ТД (Постановление Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п, Постановление Правительства РФ от 08.04.2020 № 460).
16. Сообщить о бывшем госслужащем по месту прошлой работы (если бывший госслужащий)
Если работник в течение двух последних лет работал на госслужбе согласно Перечням (Указ Президента РФ от 18.05.2009 № 557, Указ Президента РФ от 21.07.2010 № 925), работодатели обязаны сообщать о заключении с ним трудового по последнему месту службы в течение 10 календарных дней со дня заключения (ч. 3 ст. 64.1 ТК РФ).
17. Сообщить в военкомат о приеме работника (если военнообязанный) в 2-недельный срок (Положение о воинском учете, утв. Постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 № 719).
18. Сформировать документы и копии в личное дело (не обязательно).