Шпаргалка 1. Какие документы брать у работников

Документы, которые нужно брать у работников

Какие документы брать у работников, перечисляет ТК. Однако закон не разъясняет, что с бумагами делать и какая информация из них вам понадобится, в каких кадровых документах ее отразить. Мы разобрались во всех нюансах. Подробности — в шпаргалке 1.

Шпаргалка 1. Какие документы брать у работников

Документ	Зачем нужен	Как работать с документом
ПРИ ПРИЕМЕ НА РАБОТУ
Паспорт	Чтобы сверить личность будущего сотрудника и заполнить кадровые документы — трудовой договор, трудовую книжку, раздел 1 личной карточки и др. Также данные паспорта вы указываете в 2-НДФЛ, ЕРСВ	Перепишите паспортные данные в личную карточку. Хранить копии паспорта в личном деле вы вправе, только если получили от работника согласие на хранение. Если согласия нет, Роскомнадзор расценит, что вы нарушаете правила хранения личных данных (постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 № 15АП- 22502/2013)
Страховое пенсионное свидетельство (СНИЛС)	Свидетельство содержит уникальный номер — СНИЛС. Он нужен работодателю, чтобы отчитаться за работника в ПФР по формам СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ	Сверьте Ф. И. О., дату и место рождения кандидата в свидетельстве с паспортными данными. Перепишите СНИЛС в личную карточку
Диплом об образовании, квалификации и наличии специальных знаний	Диплом нужен, чтобы выяснить, соответствует ли квалификация кандидата должности, на которую он претендует. Работодатель может запросить диплом и во время работы. Если работник откажется предъявить документ, то компания вправе уволить его (апелляционное определение Мосгорсуда от 26.10.2018 № 33-38681/2018)	Проверьте, указано ли последнее образование кандидата на титульном листе трудовой книжки. Если нет — дополните недостающие сведения через запятую. Если данных об образовании в трудовой нет — заполните пустые строки. Запишите образование в пункт 6раздела «Общие сведения» личной карточки
Военный билет или удостоверение призывника	Документ нужен при приеме на работу военнообязанных	В военном билете или удостоверении призывника проверьте фото, сверьте сведения с паспортом. Воинские данные внесите в раздел II личной карточки
Справка о наличии или отсутствии судимости	Справка необходима при приеме на работу, к которой не допускают лиц с судимостью, — в обучающие и воспитательные центры, спортивные организации (ст. 331 и 351.1 ТК)	Проверьте, стоит ли на справке гербовая печать и подпись должностного лица МВД. Кроме того, в справке должны быть Ф. И. О., дата и место рождения кандидата и пометка «Не имеются» в соответствующей графе
Справка об отсутствии наказания за потребление наркотиков	Справка нужна при приеме на работу, к которой не допускают лиц с таким наказанием. Например, в транспортные фирмы (п. 9 ч. 1 ст. 10 Федерального закона от 09.02.2007 № 16-ФЗ)	Сверьте данные справки с паспортом сотрудника. Посмотрите, чтобы в справке стояла отметка «Не имеются». Заказать справку кандидат может на портале госуслуг
Согласие на хранение и обработку персональных данных	Работодатели не вправе хранить копии документов сотрудников с персональными данными без письменного разрешения	Разработайте образец согласия. Предусмотрите цель, для которой вы используете личные данные, — оформить трудовой договор, предоставить вычеты и пр. Перечислите сведения, которые сообщает гражданин, — Ф. И. О., образование и пр. Отметьте, как вы будете обрабатывать данные: хранить в личном деле, передавать в ПФР, налоговую и пр.
Трудовая книжка	Книжка необходима при приеме на работу, если гражданин ранее уже работал и устраивается на основное место работы	В разделе «Сведения о работе» укажите в виде заголовка полное и сокращенное название фирмы или поставьте штамп с наименованием компании. Под заголовком в графе 1 поставьте порядковый номер, в графе 2 — дату приема, в графе 3 — наименование должности, в графе 4 — дату и номер приказа о приеме
В ПРОЦЕССЕ РАБОТЫ
Заявление на подотчет СКАЧАТЬ	Возьмите заявление, если выдаете деньги на основании этого документа. Вы также вправе выдавать подотчетные на основании распорядительного документа — приказа, распоряжения и пр. (п. 6.3 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У)	Утвердите образец заявления для подотчетников. Предусмотрите в документе поля для суммы подотчета, срока, на который его выдаете, даты, подписи и пр.
Авансовый отчет СКАЧАТЬ	Работники обязаны отчитаться о суммах, которые взяли под отчет на хозяйственные расходы или командировку	Работник составляет отчет не позднее трех рабочих дней с момента, как вернулся из командировки или истек срок, на который работник взял деньги (п. 6.3 Указания № 3210-У). Заполните образец отчета, чтобы работник смог заполнить документ без помощи бухгалтера
Заявление на диспансеризацию СКАЧАТЬ	С 2019 года компании обязаны предоставить сотрудникам оплачиваемые дни, чтобы те прошли диспансеризацию (ст. 185.1 ТК). Чтобы отпроситься на диспансеризацию, работники заполняют заявление	Разработайте шаблон заявления, чтобы работник не заполнял весь текст от руки. В документе работник поставит дату, когда планирует пойти к врачу, и подпись. Также предусмотрите в заявлении место, где руководитель распишется в том, что согласовал день диспансеризации. Образец есть в журнале «Упрощенка», 2019, № 1, статья «Десять новых документов для работы в 2019 году: образцы и инструкции по заполнению»
Согласие для предпенсионеров СКАЧАТЬ	Чтобы запросить в ПФР информацию, является ли сотрудник предпенсионером. Предпенсионеры имеют право на два дня в год, чтобы пройти диспансеризацию. Прежде чем отправить запрос, надо взять согласие у работника	Возьмите шаблон согласия, который разработал ПФР. В бланке работник заполнит свое Ф. И. О. и название работодателя, поставит дату и подпись
Заявление на выдачу трудовой книжки СКАЧАТЬ	Сотрудник просит оригинал трудовой, чтобы оформить пенсию	Работник пишет заявление в произвольной форме. Вернуть книжку работник обязан в течение трех рабочих дней после того, как ему вернет документ ПФР (ч. 4 ст. 62 ТК)
Заявление на отпуск	Если сотрудник берет отпуск вне графика	Сотрудник должен написать заявление на внеплановый отпуск, если собирается отдыхать не по графику. Форма заявления произвольная. Главное — указать даты и количество дней
Заявление на вычет	Если сотрудник имеет право на вычеты на детей, обучение, лечение или покупку жилья	Вы можете разработать форму заявления, в которой работник заполнит свои данные. Другие формы заявлений есть в разделе «Книги»/«Заявления сотрудников»
Больничные, заявление на отпуск по уходу, свидетельства о рождении ребенка	Если сотрудник имеет право на получение социальных пособий	Компании из «пилотных» регионов по выплате пособий из ФСС также берут у работников заявление на получение пособий по форме из приложения 1 к приказу ФСС от 24.11.2017 № 578. Образец есть в журнале «Упрощенка», 2019, № 1, статья «Десять новых документов для работы в 2019 году: образцы и инструкции по заполнению»