| Документ
| В какой срок выдать
| Зачем нужен
| Как оформить
|
| В ПРОЦЕССЕ РАБОТЫ— ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ
|
Расчетный листок  СКАЧАТЬ
| Раз в месяц при выплате зарплаты за вторую половину
| Чтобы известить работника о составных частях зарплаты, удержаниях и показать общую сумму к выплате. Расчетный листок вы обязаны выдавать каждому сотруднику независимо от того, просит ли он документ (ч. 1 ст. 136 ТК)
| Расчетный листок составляйте в произвольной форме. Разработайте бланк сами или возьмите из бухгалтерской программы. Выдавайте документ на бумаге или направьте на e-mail работника. Минтруд это разрешает (письмо от 21.02.2017 № 14- 1/ООГ-1560). Порядок выдачи выберите сами и закрепите в положении об оплате труда или отдельном приказе руководителя
|
|
|
|
|
|
| Сообщение о полученном доходе и неудержанном НДФЛ
| Не позднее 1 марта следующего года, если не смогли удержать НДФЛ
| Чтобы работник заплатил НДФЛ самостоятельно по уведомлению налоговой инспекции
| Оформите сообщение по форме справки 2-НДФЛ из приложения 1 к приказу ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7- 11/566@. Доходы и неудержанный НДФЛ заполните в разделе 2 справки
|
|
|
|
|
|
| В ПРОЦЕССЕ РАБОТЫ— ПО ПРОСЬБЕ
|
| Трудовая книжка (оригинал)
| По заявлению в течение трех рабочих дней
| Чтобы работник оформил пенсию
| У работника, который собирается оформлять пенсию, попросите заявление о выдаче трудовой книжки. Сообщите будущему пенсионеру, чтобы он вернул книжку в течение трех рабочих дней после того, как ему вернет документ Пенсионный фонд (ч. 4 ст. 62 ТК)
|
|
|
|
|
|
| Трудовая книжка (копия)
| По заявлению в течение трех рабочих дней
| Чтобы работник получил кредит, подтвердил место работы для консульства и т. п.
| Скрепите все листы копии. Заверьте каждый лист. Напишите: «Верно» или «Копия верна». А рядом поставьте должность лица, кто заверил копию, его подпись, расшифровку, дату заверения и печать фирмы, если есть. Укажите, где хранится оригинал документа: «Подлинник трудовой книжки находится в ООО „Весна“ в деле № __ за ___ год»
|
|
|
|
|
|
| Справка о доходах и суммах налога физлица
| По заявлению в течение трех рабочих дней
| Чтобы работник заявил вычет по НДФЛ в ИФНС или оформил кредит в банке
| Составьте справку по форме из приложения 5 к приказу ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@. Бланк называется «Справка о доходах и суммах налога физического лица». В справке не указывайте номер
|
|
|
|
|
|
Справка о работе и заработке для визы  СКАЧАТЬ
| По заявлению в течение трех рабочих дней
| Чтобы работник получил визу для выездов за границу
| Составьте справку в произвольном виде. В справке укажите должность сотрудника и его оклад, в какой компании работает. Внизу запишите, что выдали справку для предъявления по месту требования. Иногда посольства просят в справке писать, куда работник ее будет предъявлять, например в консульский отдел посольства Испании. Уточните требования у работника
|
|
|
|
|
|
| Справка для пособия малоимущим СКАЧАТЬ
| По заявлению в течение трех рабочих дней
| Чтобы работник получил пособие для малоимущих. Такое пособие дают семьям, если первый или второй ребенок родился после 1 января 2018 года, при условии, что доход на каждого человека в семье меньше 1,5-кратного прожиточного минимума трудоспособного населения (Федеральный закон от 28.12.2017 № 418-ФЗ)
| Оформите справку в произвольной форме. Отразите в ней начисленные работнику доходы за последние 12 месяцев, в том числе суммы, не облагаемые НДФЛ: материальную помощь, компенсации и т. д.
|
|
|
|
|
|
Справка о том, что родитель не получает пособие  СКАЧАТЬ справку о пособии при рождении  СКАЧАТЬ справку о пособии по уходу
| По заявлению в течение трех рабочих дней
| Чтобы работник — второй родитель получил пособия при рождении ребенка или по уходу за ребенком
| Составьте справку в произвольном виде. Укажите, кому выдали справку и что она подтверждает: — отец не использует отпуск по уходу за ребенком и не получает пособие по уходу; — отец не получал пособие при рождении ребенка (подп. «в» п. 28, подп. «ж» п. 54 Порядка, утв. приказом Минздравсоцразвития от 23.12.2009 № 1012н)
|
|
|
|
|
|
| Документы, связанные с работой (копии приказов о приеме на работу, переводах, увольнении)
| По заявлению в течение трех рабочих дней
| Чтобы работник получил кредит, оформил визу, представил документы в суд и пр.
| Выдайте работнику выписки из документов или заверенные копии (ст. 62 ТК). Поставьте надпись «Верно», укажите должность заверившего, подпись с расшифровкой, дату заверения. Если сотрудник запросил копию, чтобы представить в другую организацию, поставьте надпись о месте, где храните оригинал документа. Поставьте печать, чтобы она не захватывала подпись лица, которое заверило документ (п. 5.24 и 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016)
|
|
|
|
|
|
| ПРИ УВОЛЬНЕНИИ
|
| Трудовая книжка
| При увольнении в последний день работы
| Чтобы работник отдал трудовую новому работодателю
| Внесите в книжку запись о прекращении трудового договора, попросите работника расписаться. Сведения о работе заверяет ответственный по кадрам своей подписью. Печать ставьте, если используете ее в работе (приказ Минтруда от 31.10.2016 № 589н). Работник распишется в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек в том, что получил документ (п. 41 Правил, утв. постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225)
|
|
|
|
|
|
| Справка о доходах и суммах налога физлица
| По заявлению в течение трех рабочих дней
| Чтобы работник подтвердил доход на новом месте работы
| Составьте справку по форме из приложения 5 к приказу ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@. Бланк называется «Справка о доходах и суммах налога физического лица». В справке не указывайте номер
|
|
|
|
|
|
| Справка о среднем заработке для расчета пособий СКАЧАТЬ
| При увольнении в последний день работы
| Чтобы предъявить будущему работодателю. Данные из справки новый работодатель возьмет, чтобы рассчитать больничные, декретные и пособия по уходу за ребенком (п. 2.1 ст. 15 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ)
| Справку заполните по форме из приказа Минтруда от 30.04.2013 № 182н (в ред. от 09.01.2017 № 1н). Укажите: — данные о фирме и сведения о сотруднике; — выплаты работнику, на которые начисляли соцвзносы за текущий и два предыдущих календарных года; — количество календарных дней, исключаемых при расчете пособий (дни болезни, декрета, отпуска по уходу за ребенком)
|
|
|
|
|
|
| Справка о среднем заработке для службы занятости СКАЧАТЬ
| По заявлению в течение трех рабочих дней
| Чтобы служба занятости посчитала пособие по безработице
| Составьте справку по рекомендованной форме из письма Минтруда от 15.08.2016 № 16-5/В-421. Отразите в ней средний заработок за три календарных месяца, предшествующих месяцу увольнения. Считайте заработок в порядке, установленном в постановлении Минтруда от 12.08.2003 № 62
|
|
|
|
|
|
СЗВ-М  СКАЧАТЬ
| При увольнении в последний день работы
| Чтобы подтвердить стаж работы в компании
| Подготовьте выписки из отчетов СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ по конкретному сотруднику и эти документы выдайте работнику (письмо Отделения ПФР по г. Москве и Московской области от 03.04.2018 № В-4510-08/7361). Сделайте выписки СЗВ-М с апреля 2016 года (или даты приема, если она позже) по месяц увольненияю. Выписки из СЗВ-СТАЖ сделайте за 2017, 2018 годы, с 1 января 2019 года по месяц увольнения. Если работник уволился в связи с выходом на пенсию, в поле «Тип сведений» поставьте «Х» в ячейке «Назначение пенсии». Заполните все разделы, в том числе 4 и 5. Если работник уволился по другим причинам, в поле «Тип сведений» поставьте «Х» в ячейке «Исходная». Заполните раздел 3 только по этому работнику. Графы 8, 9, 10, 12 и 13 раздела 3 заполняйте, если у работника есть право на досрочную пенсию. Разделы 4 и 5 оставьте пустыми
|
| СЗВ-СТАЖ СКАЧАТЬ
|
|
|
|
|
|
| Расчет по взносам СКАЧАТЬ
| При увольнении в последний день работы
| Чтобы подтвердить стаж работы в компании
| Заполните на уволенного отдельный раздел 3 расчета по взносам. Если работник увольняется в середине квартала, то сформируйте раздел 3 за неоконченный отчетный период. В поле 020 запишите код периода: 21 — для I квартала; 31 — для полугодия; 33 — для 9 месяцев; 34 — для года
|
|
|
|
|
|