Что такое управление, и почему управлять и управлять проектом- это не одно и тоже?

В научной литературе существует огромное, практически бесконечное количество определений понятия "управления", одно из них мы даже запишем немного позже. Так вот, если отбросить все формальности, и постараться ухватить суть такого явления, как управление, то можно сказать, что любое управление на предприятии в общем смысле слова, напоминает процесс управления любым средством передвижения: то есть задача переместиться из пункта А в пункт Б при помощи определённых манипуляций. При чём есть понимание, откуда мы начинаем двигаться и к чему мы хотим придти. Только при управлении в общем смысле, вместо средства передвижения выступают некоторые процессы, люди, информационные потоки и т.д., которыми Вы управляете; в качестве конечной цели пункт Б, который был запланирован заранее, а в качестве манипуляций- весь тот разнообразный перечень управленческих инструментов, который есть на вооружении у современного управленца.

Из всего вышесказанного можно сделать вывод, что управлять можно и нужно учиться. Как говорится, "любая дорога начинается с самого первого шага", и мы сегодня попробуем сделать этот шаг.

Для начала давайте запишем определение понятия управления: управление – это вид индивидуального или группового планомерного воздействия субъектов управления на объекты управления для достижения определенной цели управления. Это не единственное определение, но для целей нашего мастер-класса, вполне достаточное. Если развить аналогию управления предприятием и управления транспортным средством, то мы можем сказать, что весь инструментарий, который есть в арсенале современного управленца, соответствует различным узлам и деталям в автомобиле, и он необходим, чтобы в итоге добиваться целей, ставящихся перед управлением, посредством реализации определённых функций. Поясню на конкретном примере, что именно я имею ввиду: основная цель управления автомобилем, например, это доставить водителя, пассажира или груз, в определённое место. Для достижения этой цели, конструкторы автомобиля закладывают в него определённый функционал- кабину, для того, чтобы могла быть произведена загрузка и реализована функция хранения, двигатель и движетель- чтобы реализовать функцию непосредственного движения; чтобы обеспечить функцию безопасности, конструктор приготовил подушку безопасности и ремни безопасности. На этом примере мы видим, что в процессе езды автомобиль реализует ряд функций. В процессе управления тоже реализуется ряд функций.

К основным функциям управления относятся:

• Планирование -оптимальное распределение ресурсов для достижения поставленных целей, деятельность (совокупность процессов), связанная с постановкой целей (задач) и действий в будущем.

• Организация- как основная функция менеджмента представляет собой вид деятельности людей для достижения целей. При реализации данной функции оперируют категориями: процесс, система, коммуникации, организационно-стабилизационные методы и организационно-распорядительные средства.
• Мотивация- как основная функция менеджмента, связана с процессом побуждения себя и других людей к деятельности через формирование мотивов поведения для достижения личных целей и целей организации. В процессе мотивации предполагается использование определенной последовательности взаимозависимых категорий: потребности людей - интересы людей - мотивы деятельности - действия людей.
• Координация (регулирование) - как основная функция менеджмента представляет собой вид деятельности по согласованию и упорядочению объединенных общей целью и совместной деятельностью людей в производственно-хозяйственных организациях. В организациях, ориентированных на долговременное функционирование, координация рассматривается как дополнение и расширение функции организации. В процессе реализации данной функции осуществляется координация преимущественно внешних связей руководителями высших уровней отраслевого, регионального, муниципального управления. Кроме того, координационная функция включает в себя взаимодействие со внешней средой, и оптимизация всех внутренних процессов в соответствии с её меняющимися запросами.
• Контроль- как основная функция менеджмента объединяет виды управленческой деятельности, связанные с формированием информации о состоянии и функционировании объекта управления (учет), изучением информации о процессах и результатах деятельности (анализ), работой по диагностике и оценке процессов развития и достижения целей, эффективности стратегий, успехов и просчетов в использовании средств и методов управления.

И вот для реализации каждой из этих функций, придуман свой инструментарий, например финансовый и бухгалтерский контроль- для целей контроля, методы стимулирования- для мотивации, и т.д. Причём в зависимости от итоговых целей, может изменятся (увеличиваться или уменьшаться) набор управленческих инструментов. Но это примерно также, как для спортивной машины усиливают подвеску и ставят механическую коробку передач, а если мы говорим о машине Тимати, то обязательно используем баклажановые цвета. То есть для конкретных целей управления может меняться инструментарий, но набор функций остаётся один и тот же.

Я очень долго говорил об управлении, но ещё не разу не упомянул об управлении проектом, хотя о необходимости рассмотрения этого вопроса я написал в заголовке. Просто управление проектом - это особенный вид управления, который имеет ряд отличий, от обычного управления, я буду называть его "классическим управлением".Для начала, давайте дадим определение этому понятию: область деятельности, в ходе которой определяются и достигаются четкие цели проекта при балансировании между объемом работ, ресурсами (такими как деньги, труд, материалы, энергия, пространство и др.), временем, качеством и рисками. Согласен, достаточно заумно и немного сложно, но тут нам на помощь должен вновь придти пример с автомобилем. Вот например, если Вы работник " Автоваза" - и вы регулярно выпускаете определённую машину с определёнными характеристиками, и Вы не представляете, сколько лет ещё, Вы будете выпускать эту машину, может год, а может и 40 лет, то мы имеем дело с классическим управлением. А, если у нас есть задача, создать специальный бронемобиль для президента, указаны конкретные сроки реализации, оговорен итоговый бюджет-то мы имеем дело исключительно с проектным управлением, при этом, мы можем быть сотрудниками того же завода и работать на тех же линиях, но по ночам, чтобы не дай Бог не научить остальных работать хорошо. Таким образом, мы можем определить основные отличия проекта, которые и формируют те особенности, которыми обладает проектное управление, итак:

-уникальность цели; ограниченность ресурсной базы; чёткое определение жизненного цикла проекта; создание собственной проектной команды.

Если говорить об этом научным языком, то все различия между управлением проектом и классическим управлением мы можем свести вот в такую вот таблицу:

Классическое(регулярное) управление Проектное управление

Давайте попробуем разобраться на привычном нам автомобиле. Что имеется ввиду под понятием "дискретное управление"? Раздробленность узлов управления, принимающих управленческие решения. Чаще всего по функциональному или линейно-функциональному принципу. Например, я начальник участка, который отвечает за выпуск колёс, моя задача выпуск наибольшего количества колёс без брака. Я перевыполняю свой план на 300 процентов, и ещё придумал, чтобы колёса были прочнее, сделать их обод и уменьшил количество креплений, чтобы быстрее точить основу. В результате, у меня план перевыполнен на 300%, а то, что предприятие несёт убытки из-за того, что колёса затарили склад, и прикручивать их сложно- меня уже не очень волнует. В случае с проектным управлением, меня волнует только одна задача, выпустить итоговый продукт, поэтому я постоянно смотрю, чтобы колёс не больше, чтобы дырочки те, и т.д.

Таким же образом можно провести анализ всех остальных отличий, которые связаны с природой управления проектом. Например субъективным, классическое управление называется потому, что основой принятия решения, является субъект, который определяет степень и форму управленческого воздействия. А в проектом управлении, объект, а именно его идеальный образ бронемобиля, начерченный изначально, к которому мы и стремимся. Если есть вопросы по остальным пунктам, поясню дополнительно.

Подсистемы проекта и их взаимосвязь:

управление содержанием;

управление продолжительностью;

управление стоимостью;

управление качеством;

управление персоналом, или управление человеческими ресурсами;

управление материально-техническим обеспечением, или управление ресурсами (материальными);

управление коммуникациями (информационными ресурсами);

управление рисками.

Практическое упражнение "День рождения"

Разбиться на группы и проделать несколько заданий

Выделить все обязанности, указать их взаимосвязь,

Распределить обязанности на 5 человек, на 10 человек.