Роль секретаря в деятельности организации и ее руководителя

Слово «секретарь» происходит от средневекового «secretarius» и первоначально означало доверенное лицо. В настоящее время в словарях секретарь определяется как «лицо, ведущее деловую переписку отдельного лица или какого-нибудь учреждения, а также ведающее делопроизводством».

За последние годы профессия секретаря претерпела существенные изменения. На секретаре зачастую сходятся все внутренние и внешние связи предприятия. Целью работы секретаря является осуществление необходимых действий, работ по организационно-информационному обеспечению деятельности руководителя организации. Таким образом, можно рассматривать в качестве важнейших функций секретаря организационную и информационную.

Организационная функция осуществляется в форме организации деятельности руководителя. Секретарь, участвуя в организации деятельности своего начальника, должен иметь перед собой ясную картину событий и действий не только текущего рабочего дня, но и на перспективу, охватывающую временной период от нескольких дней до нескольких месяцев. Кроме того, секретарь должен быть готов к эффективным действиям как внутри офиса, так и за его пределами – например, во время плановой (или внезапной) командировки руководителя.

Реализация информационной функции секретаря осуществляется в процессе работы по информационному обеспечению руководителя. При этом информационное обеспечение складывается из двух тесно взаимосвязанных компонентов, которые могут быть обозначены как коммуникация и документация.

Основные задачи секретарской работы организационного характера:

1. Организация заседаний и совещаний, проводимых руководителем (включая сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повесткедня, их регистрацию, а также ведение и оформление протоколов).

2. Организация приема посетителей, содействие оперативности рассмотрения поступающих просьб и предложений.

3. Контроль своевременности рассмотрения и представления структурными подразделениями и ответственными исполнителями документов, поступивших на исполнение, правильности оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, в необходимых случаях – их оперативное и качественное редактирование.

4. Контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль, включая ведение контрольно-регистрационной картотеки.

5. Обеспечение условий, способствующих эффективной работе руководителя, включая обеспечение его рабочего места необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями и т. п.

6. Печать и тиражирование (на принтере или ксероксе) служебных материалов, необходимых руководителю в работе, ввод текущей информации в банк данных.

В зависимости от особенностей организации работы в офисе руководителя и полномочий секретаря приведенный перечень может быть существенно дополнен.

К числу дополнительных задач организационного характера, возлагаемых на секретаря руководителя, могут быть причислены

1. Постановка задач на исполнение документов (выполнение поручений от имени руководителя организации) путем оповещения ответственных исполнителей (других работников организации).

2. Планирование рабочего времени руководителя.

3. Участие в выработке решений по вопросам организационного и информационного обеспечения деятельности руководителя.

4. Участие в выполнении оперативных задач организационного и информационного характера.

5. Участие в проведении оценки и анализа результатов работы ответственных исполнителей, других работников предприятия, исполнявших поручения руководителя предприятия.

К важнейшим задачам секретаря относятся:

1. Прием поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции (включая документы и личные заявления работников), ее передача в соответствии с принятым решением (резолюцией) в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

2. Обеспечение телефонных переговоров руководителя, передача и прием информации по техническим средствам коммуникации (телефаксу, телексу и т. п.), запись информации, полученной в его отсутствие, своевременное доведение ее содержания до сведения руководителя.

3. Ведение делопроизводства в офисе руководителя, включая формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности в процессе текущего хранения, передача дел (документов) в архив или на уничтожение, их последующее списание.

4. Сбор, обработка и представление руководителю документированной информации, необходимой для подготовки и принятия решений.

5. Подготовка проектов писем (в том числе ответных), а также других документов в соответствии с поручениями руководителя.

Работа секретаря многопрофильна, она требует не только достаточно высокой общей культуры и образованности, но и специальных знаний и навыков.

Секретарь должен знать:

1. Правовые основы управления:

- конституционное, административное, трудовое и гражданское право;

- законодательно-нормативные акты, определяющие порядок работы организации того типа, где он работает.

2. Организационные основы управления:

- систему органов власти и управления в стране и в своем регионе;

- принципы организации государственных, общественных, кооперативных и частных организаций;

- отрасль, в которой он работает, ее взаимосвязи;

- функции, задачи, структуру организации, в которой он работает, ее связи по вертикали и горизонтали.

3. Основы менеджмента.

4. Основы научной организации управленческого труда:

- нормативно-методические документы по информационно-документационному обеспечению управленческой деятельности;

- нормативы времени на отдельные виды выполняемых работ.

5. Вычислительную и организационную технику.

6. Основы общей и социальной психологии, психологию делового общения.

7. Основы этики и эстетики.

8. Делопроизводство:

- методы создания и оформления документов

- организацию работы с документами;

- компьютерные информационные технологии в делопроизводстве.

9. Архивное дело.

Работа секретаря отличается быстро меняющейся ситуацией, разнообразием выполняемых задач и потребностью их оперативного решения, необходимостью часто вести параллельно несколько видов работ, многообразием контактов. Поэтому секретарю предъявляется ряд требований, которые можно разделить на требования к деловым и личным качествам.

К деловым качествам прежде всего можно отнести профессиональные навыки, т. е. секретарь должен иметь высокий уровень базового образования, хорошо знать русский язык и владеть иностранными языками, уметь работать на компьютере и другом офисном оборудовании.

Не менее важны в работе секретаря организаторские качества – умение организовать свою работу и работу офиса, способность выполнять одновременно несколько заданий, не теряя самоконтроля, рациональное ведение делопроизводства, умение организовывать приемы, презентации, поездки руководителя.

Секретарь должен отличаться инициативностью, уме­нием принимать самостоятельные решения в пределах своей компетенции, не дожидаясь указаний руководителя по каж­дому поводу.

Секретарь должен относится с ответственностью к поставленным перед ним задачам. Руководитель должен быть уверен, что данное секретарю поручение будет обязательно выполнено наилучшим образом и в срок.

Особенно большое значение имеет такое важное качество секретаря как пункту­альность – своевременное и точное исполнение поручений и документов, представление информации для принятия ре­шения, организации встреч, совещаний.

Работа секретаря никогда не будет успешной, если он не будет предан своей фирме. Секретарь должен чувствовать сопричастность ко всем делам фирмы, направлять свою работу на ее процветание, а также уметь хранить сведения конфиденциального характера. Умение про­явить дипломатичность в разговорах по телефону и личных контактах, тактично уйти от беседы, которая может нанести ущерб делу организации, всегда ценится в сотруднике.

Для выработки деловых качеств, необходимых в работе секретаря, требуется ряд личных качеств. Из них на первое место следует поста­вить умение адаптироваться, т. е. быстро переключаться с од­ного вида работы на другой и способность одновременно выпол­нять несколько поручений.

Не менее важной чертой характера является коммуникабельность – способность легко устанавливать контакты, связи. Хорошо если секретарь артистичен и не теряет самообладание даже в самых неожиданных ситуациях. Секретарь должен быть вежливым, доброжелательным, тем самым создавая в офисе атмосферу психологического комфорта. Внешний вид должен всегда соответствовать деловой обстановке – быть строгим и элегантным.

К личным качествам секретаря следует отнести и его стремление к постоянному совершенствованию. Одно их обязательных условий успешной работы секретаря – это постоянное пополнение как общих, так и профессиональных знаний.

Понятие секретарь сегодня достаточно сложное, потому что существует большое количество разновидностей секретарской деятельности. Отсюда разнообразие требований к образованию, профессиональным навыкам, обязанностям и правам секретаря.

Лекция 3.