Нормативным документом, определяющим должностные обязанности, требования к знаниям и квалификации является Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, разработанный Институтом труда и утвержденный Постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. N 37 и рекомендуемый для применения на предприятиях.
В соответствии с Квалификационным справочником должности работников, занимающихся секретарской деятельностью, не подпадают ни под категорию руководителей, ни специалистов, они относятся только к категории технических исполнителей. В Квалификационном справочнике выделяют следующие должности: машинистка, секретарь-машинистка, секретарь незрячего специалиста, секретарь руководителя, секретарь-стенографистка.
Но в настоящее время на практике управления сложились определенные должностные ступени секретаря, не закрепленные нормативно. Так, к категории руководителей относят должности руководителя секретариата, офис-менеджера, а к категории специалистов относят такие должности, как помощник (референт, секретарь-референт) руководителя организации, секретарь коллегии.
Таким образом, понятно, что в настоящее время четкого разделения секретарей по квалификации не существует, так как в России пока не разработан нормативный документ, который помог бы каждому секретарю оценить свой уровень подготовки и соответствие требованиям к профессиональным и личностным качествам. Поэтому разные авторы предлагают различные классификации секретарской деятельности. Так, специалист по профессиональной подготовке секретарей – Круглянская Л.Я. в своей книге-справочнике приводит следующую классификацию уровней карьеры секретаря, с предъявляемыми требованиями к должности:
1. Машинистка. Основная функция - печатание документов. Владение машинописью, образование – курсы машинописи и делопроизводства.
2. Оператор на телефоне. Принимает звонки, соединяет с нужным абонентом (в больших организациях). Главным требованием является коммуникабельность при наличии среднего образования.
3. Секретарь на телефоне. Принимает сообщения и конкретные заказы, обзванивает фирмы по поручению руководителя. Главное качество – коммуникабельность. Среднее образование, курсы делового общения.
4. Технический секретарь. Работает с оргтехникой (ПК, ксероксом, мини-АТС). Знает делопроизводство, владеет машинописью с использованием русской и латинской клавиатуры. Среднее образование, курсы секретарей.
5. Секретарь-машинистка. Печатает документы под диктовку, ведет документацию, отвечает на телефонные звонки, отправляет и получает корреспонденцию. Знает делопроизводство, работу офисной техники, владеет машинописью на русском языке. Среднее специальное профессиональное образование, курсы секретарей.
6. Секретарь приемной (reception). Принимает входящие письма и факсы, сообщения по электронной почте. Отвечает на телефонные звонки на русском и иностранном языках. Встречает посетителей. Переадресовывает звонки в отделы или конкретным лицам. Обладает знаниями делопроизводства, оргтехники. Свободно владеет иностранным языком. Высшее образование или среднее специальное профессиональное образование в учебных центрах, колледжах.
7. Помощник руководителя организации (personal assistant). Координирует действия одного или двух руководителей, составляет самостоятельно документы, готовит материалы для совещаний и переговоров, переводит с иностранного, проводит подготовку командировок руководителя. Основные требования: знание делопроизводства, оргтехники, свободное владение иностранным языком, коммуникабельность. Высшее образование или среднее специальное профессиональное образование в учебных центрах, колледжах.
8. Секретарь офиса (отдела). Просматривает почту, отбирает необходимую корреспонденцию, ведет документацию, отвечает на стандартные запросы, работает с телефонными звонками, контролирует исполнения заданий, координирует организационную работу офиса (отдела). Основные требования: знание делопроизводства, оргтехники, владение машинописью с использованием русской и латинской клавиатур. Высшее образование или среднее специальное профессиональное образование, курсы секретарей.
9. Секретарь-референт. Самостоятельно составляет письма, контролирует исполнение, документов и заданий, составляет график рабочего дня руководителя, подготавливает информацию для руководителя, подготавливает и обеспечивает переговоры. Основные требования: знание делопроизводства, оргтехники, владение скоростной машинописью на русском языке, владение иностранным языком, коммуникабельность. Высшее образование или среднее специальное профессиональное образование в учебных центрах, колледжах.
10. Референт (reviewer). Обрабатывает и распределяет корреспонденцию, реферирует информацию, подготавливает отчеты и статьи для руководителя, участвует в переговорах, разрабатывает перспективные направления деятельности фирмы, участвует в разработке стратегии и тактики работы. Подчиняется руководителю и офис-менеджеру. Основные требования: знание делопроизводства, оргтехники, владение скоростной машинописью на русском языке, свободное владение иностранным языком, коммуникабельность. Высшее образование, окончание специализированных секретарских школ или учебных центров.
11. Офис-менеджер, руководитель секретариата, ассистент руководителя. Обеспечивает деятельность офиса, решает административные вопросы, внедряет новые формы организации работы, участвует в разработке стратегии фирмы, обладает представительскими полномочиями. Подбирает, руководит и обучает персонал. Основные требования: знание делопроизводства, оргтехники, владение скоростной машинописью на русском языке, владение двумя иностранными языками (одним - свободно), коммуникабельность. Высшее образование; окончание специализированных секретарских школ, учебных центров; подготовка по профилю организации; стажировка за рубежом.
Кузнецова Т.В. в своей книге «Секретарское дело» выделяет следующие градации секретарей: от секретаря-помощника руководителя, секретаря-референта, ученого секретаря, секретаря коллегии, секретаря учреждения, секретаря структурного подразделения до технического секретаря.
Одной из наиболее передовых стран Европы по подготовке секретарей является Швеция, где Скандинавской группой Европейской ассоциации профессиональных секретарей (EAPS) был разработан специальный документ «Ступени карьеры и повышение квалификации секретаря». Нетрудно заметить аналогию профессиональных уровней, представленных в этом документе, тем должностным ступеням, которые прослеживаются в российской практике секретарей:
- Уровень A - соответствует уровню секретаря-машинистки в России
Данный уровень карьеры секретаря был рассмотрен выше.
- Уровень B - соответствует уровню секретаря в России
1. Описание работы секретаря уровня В:
- печать (на родном языке и английском) с рукописи или под диктовку;
- редактирование документов;
- хранение документов;
- обслуживание командировок и совещаний;
- телекоммуникации, включая рассылку меморандумов;
- самостоятельная работа (т.е. написание черновиков несложных писем и меморандумов, работа по содержанию офиса, проверка счетов и решение проблем, связанных с командировками).
2. Уровень ответственности секретаря уровня В:
- за свою собственную работу;
- за составление документов;
- секретарь обязан знать структуру компании и направление ее деятельности.
3. Образование и стаж работы секретаря уровня В:
- три года изучения бизнеса и делопроизводства;
- обучение секретарскому делу;
или
- несколько лет стажа работы в области делопроизводства;
- дополнительное изучение иностранного языка.
4. Личностные качества секретаря уровня В:
- рациональность и организованность;
- способность выбирать приоритеты;
- стремление к сотрудничеству;
- инициативность;
- аккуратность;
- склонность к работе в области сервиса.
- Уровень C - соответствует уровню секретаря-референта в России
1. Описание работы секретаря уровня С:
- печать на двух иностранных языках с рукописи или под диктовку;
- составление меморандумов, писем, факсов и других документов;
- проверка фактов, изложенных в меморандумах, отчетах и других документах;
- прием и передача сообщений по каналам связи (факс, E-mail и т.п.);
- подготовка пленок и для кодоскопа и других печатных и наглядных материалов;
- организация командировок и совещаний;
- ведение протоколов и контроль за выполнением принятых решений;
- самостоятельная работа (т.е. составление командировочных предписаний, перевод отчетов, работа с персоналом, сбор и обработка данных, проектная работа).
2. Уровень ответственности секретаря уровня С:
- обязан осуществлять связь между руководителем и всеми остальными;
- за проверку исполнения заданий и отчетность;
- обязан знать структуру компании и направление ее деятельности, знать специализацию сотрудников и внешние связи компании.
3. Образование и стаж работы секретаря уровня С:
- три года изучения бизнеса и делопроизводства;
- обучение секретарскому делу не менее одного года
или
- не менее 5 лет стажа работы секретарем уровня B;
- дополнительное изучение иностранных языков, основ управления, основ трудового права, компьютерных программ;
- предпочтителен опыт работы за рубежом.
4. Личностные качества секретаря уровня С:
- способность руководить и взаимодействовать с персоналом;
- хорошие организаторские способности;
- хороший литературный стиль;
- способность справляться со стрессовыми ситуациями.
- Уровень D - соответствует уровню референта, руководителя секретариата в России
1. Описание работы секретаря уровня D:
- подготовка и ведение заседаний, советов и других совещаний;
- ведение административной работы;
- консультирование во время приема секретарей на работу, помощь в их обучении и повышении квалификации;
- организация презентаций и представительская деятельность;
- деятельность по обеспечению информацией (контакты со средствами массовой информации, редактирование информационных бюллетеней для сотрудников компании и т.д.);
- самостоятельная работа (т.е. собственные исследования, перевод бизнес- и технических отчетов, компьютерные исследования, руководство проектами, руководство персоналом, руководство работой, связанной с организацией командировок);
- прием и передача сообщений по каналам связи (факс, E-mail и т.п.).
2. Уровень ответственности секретаря уровня D:
- за свои исследования и отчеты;
- за свой бюджет;
- за персонал;
- за осуществление связи между руководителем и должностными лицами высокого ранга.
3. Образование и стаж работы секретаря уровня D:
- три года изучения бизнеса и делопроизводства;
- обучение секретарскому делу не менее одного года
или
- большой опыт работы секретарем уровня C;
- изучение на университетском уровне иностранных языков, управления бизнесом, экономических законов и трудового законодательства, психологии общения и информационных технологий;
- предпочтительно обучение и стажировка за рубежом.
4. Личностные качества секретаря уровня D:
- большая энергия;
- творческие способности;
- способность к лидерству;
- надежность.
Лекция 4.