Деловое совещание – это обсуждение вопросов организации производства, управления фирмой, маркетинговой деятельности, проводимое первым лицом или заменяющим его специалистом. К обязательным требованиям, позволяющим сделать деловые совещания действенным инструментом создания команды единомышленников, относятся:
1. Регулярность проведения;
2. Сочетание обсуждения стратегических и оперативных вопросов;
3. Урегулирование на совещаниях вопросов корпоративных отношений (к таким вопросам можно отнести изменение приоритетов внутрифирменных отношений, уточнение функций и полномочий исполнителей, выработка новых идей, оценка результатов предыдущих программ);
4. Руководителю следует помнить, что совещание оказывает огромное влияние на его имидж и стиль деловых отношений.
Пиар-менежерам, руководителям и специалистам, готовящим совещание, необходимо руководствоваться общими принципами организации такого рода мероприятий (конференций, приемов, встреч):
1. В организационной деятельности нет мелочей;
2. Техническая сторона организации (рабочие места участников, материалы, техническое обеспечение) должны быть безупречными;
3. Должен быть подготовлен ведущий (предусмотрена замена, помощники ведущего и другой вспомогательный персонал).
Особенность подготовки внутреннего совещания – общение коллег по общим для всего коллектива проблемам – это часть корпоративной культуры, поэтому, перед началом подготовки даже короткой оперативки (если это не регулярная планерка) стоит ответить на вопросы:
1. Нужно ли проводить данное совещание;
2. Кто входит в круг лиц, без которых данное мероприятие будет невозможным;
|
|
3. Какие вопросы внести в повестку дня;
4. Нужен ли доклад руководителя, и с какими подразделениями или отдельными специалистами нужно проконсультироваться при его подготовке.
Несколько почти очевидных рекомендаций, нарушение которых встречается почти всегда:
1. Совещание лучше проводить не в кабинете руководителя (лучше всего, за круглым столом, чтобы подчеркнуть равенство участников);
2. Ведущим может быть специально подготовленный спикер, а не руководитель;
3. Руководитель должен переключить на секретаря все телефоны, не общаться с лицами, не участвующими в совещании;
4. Совещание лучше проводить в дискуссионном ключе, но если проблема неординарна, возможно применение “мозгового штурма”;
5. Нельзя допускать превращения интересного выступления в “литье воды”;
6. Неизбежные дискуссии не должны превращаться в столкновение принципов или амбиций и, тем паче, переходить “на личности”, при этом, следует уважать право на несогласие и меньшинства, и отдельного человека (кроме весьма небольшого числа случаев, в которых выполнение однозначного решения руководителя действительно необходимо).
Основные модели.
Проведение переговоров. В практике менеджмента при проведении деловых переговоров используются следующие основные методы:
Вариационный Метод. При подготовке к сложным переговорам (например, если уже заранее можно предвидеть негативную реакцию противной стороны), выясните следующие вопросы:
1. В чем заключается идеальное (независимо от условии реализации) решение поставленной проблемы в комплексе
2. От каких аспектов идеального решения (с учетом всей проблемы в комплексе, партнера и его предположительной реакции) можно отказаться,
|
|
3. В чем следует.видеть оптимальное (высокая степень вероятности реализации) решение проблемы при дифференцированном подходе к ожидаемым последствиям, трудностям, помехам
4. Какие аргументы необходимы для того, чтобы должным образом отреагировать, на ожидаемое предположение партнера, обусловленное несовпадением интересов и их односторонним осуществлением (сужение или соответственно расширение предложения при обеспечении взаимной выгоды, новые аспекты материального, финансового, юридического характера и т.д.)
· какое вынужденное решение можно принять на переговорах на ограниченный срок
· какие экстремальные предложения партнера следует обязательно отклонить и с помощью каких аргументов
Такие рассуждения, выходят за рамки чисто альтернативного рассмотрения предмета переговоров. Они требуют обзора всего предмета деятельности, творчества и реалистичных оценок.
Метод интеграции. Предназначен для того, чтобы убедить партнера в необходимости оценивать проблематику переговоров с учетом общественных взаимосвязей и вытекающих отсюда потребностей развития-кооперации; Применение этого метода, конечно же, не гарантирует достижения соглашения в деталях; пользоваться.им следует в тех случаях, когда, например, партнер игнорирует общественные взаимосвязи и подходит к осуществлению своих интересов с узковедомственных позиций.
Пытаясь добиться того, чтобы партнер осознал необходимость интеграции, не упускайте, однако, из виду его законные интересы. Поэтому избегайте нравоучительных призывов, оторванных от интересов партнера и не связанных с конкретным предметом обсуждения. Наоборот, изложите партнеру свою позицию и подчеркните, каких действий в рамках совместной ответственности за результаты переговоров Вы от него ожидаете.
|
|
- Несмотря на несовпадение Ваших ведомственных интересов с интересами партнера, особо отметьте необходимость и отправные точки решения обсуждаемой на переговорах проблемы.
- Попытайтесь выявить в сфере интересов общие для всех аспекты и возможности получения взаимной выгоды и доведите все это до сознания партнера.
- Не предавайтесь иллюзиям и не считайте, что можно прийти к согласию по каждому пункту переговоров; если бы так было на самом деле, то переговоры вообще были бы не нужны.
Метод уравновешивания. При использовании этого метода учитывайте приведенные ниже рекомендации.
- Определите, какие доказательства и аргументы (факты, результаты расчетов, статистические данные, цифры и т.д.) целесообразно использовать, чтобы побудить партнера принять Ваше предложение.
- Вы должны на некоторое время мысленно встать на место партнера, т.е. посмотреть на вещи его глазами.
- Рассмотрите комплекс проблем с точки зрения ожидаемых от партнера аргументов "за" и доведите до сознания собеседника связанные, с этим преимущества.
- Обдумайте также возможные контраргументы партнера, соответственно "настройтесь" на них и приготовьтесь использовать их в процессе аргументации.
Бессмысленно пытаться игнорировать выдвинутые на переговорах контраргументы партнера: последний ждет от вас реакции на свои возражения, оговорки, опасения и т.д. Прежде чем перейти к этому, выясните, что послужило причиной такого поведения партнера (не совсем правильное понимание Ваших высказываний, недостаточная компетентность, нежелание рисковать, желание потянуть время и т.д.).
Компромиссный метод. Участники переговоров должны обнаруживать готовность к компромиссам: в случае несовпадений интересов партнера следует добиваться соглашения поэтапно. При компромиссном решении согласие достигается за счет того, что партнеры после неудавшейся попытки договориться между собой с учетом новых соображений частично отходят от своих требований (от чего-то отказываются, выдвигают новые предложения). Чтобы приблизиться к позиций партнера, необходимо мысленно предвосхитить возможные последствия компромиссного решения для осуществления собственных интересов (прогноз степени риска) и критически оценить допустимые пределы уступки. Может случиться,. что предложенное компромиссное решение превышает вашу компетенцию. В интересах сохранения контакта с партнером вы тут можете пойти на так называемое условное соглашение (например, сослаться на принципиальное согласие компетентного руководителя).
Трудно быстро прийти к согласию путем уступок, приемлемым для Обеих сторон партнеры по инерции будут упорствовать в своем мнении. Здесь необходимы терпение, соответствующая мотивация и умение "поколебать" партнера с помощью новых, аргументов и способов рассмотрения проблемы при использовании всех вытекающих из переговоров возможностей.
Соглашение на основе компромиссов заключается в тех случаях, когда необходимо достичь общей цели переговоров, когда их срыв будет иметь для партнеров неблагоприятные последствия.
Приведенные методы ведения переговоров носят общий характер. Существует ряд приемов, способов и принципов, детализирующих и конкретизирующих их применение.
Вывод: Вторая глава полностью посвящена процесссу организации переговорного процесса и построению моделей переговоров.
В основе модели лежат основные принципы, методы и инструменты, которые используются для успешного делового общения.
Мы выяснили, что для каждых переговоров необходимо разрабатывать и применять специальную тактику и технику их ведения.
На каждом этапе, для его успешного осуществления, используются соответствующие методы и инструменты. При отсутствии результата на одном из этапов, невозможна успешная реализация модели.
Заключение
В связи с развитием информационных технологий и расширением границ коммуникативного пространства, роль делового общения непрерывно возрастает, и стиль делового общения становится неотъемлемой частью не только собственно сферы бизнеса, но и общественной жизни в целом.
Умение вести себя с людьми надлежащим образом является одним из важнейших, если не важнейшим, фактором, определяющим шансы добиться успеха в бизнесе, служебной или предпринимательской деятельности.
Деловые отношения складываются, в основном, в малой группе, членом которой является конкретный индивид. Окружающие его люди играют огромную роль в формировании ценностей любого человека, и знание социально-психологических законов жизни, группы, умение их анализировать - важнейшая часть жизнедеятельности личности.
Основываясь на результатах практической части, мы можем сказать, что для делового общения необходимо четкое соблюдение последовательности действий их четкая регламентация по времени.
В заключение следует сказать, что деловое общение это своеобразный показатель образованности людей, что прямо влияет на развитие современного бизнеса и современной экономики.
Список литературы
1. Дебольский М. Психология делового общения. - М., 1992.
2. Сухарев В.А. Быть деловым человеком. - Симферополь, 1996.
3. Браим И.Н. Этика делового общения. - Минск, 1996.
4. Камалов М.Н. Техники переговоров. Тренинги и мастер-классы для индивидуального и группового обучения. - Ростов-на-Дону, 2009.
5. https://www.hrm.ru
6. https://www.pollo.ru/busin.htm