Финансовая отчетность по проекту

Лекция 9

Этап завершения проекта. Подготовка отчетных материалов– 2 часа

Стадия завершения. Подведение итогов. Структура отчетов. Особенности

содержательных и финансовых отчетов.

Рано или поздно, но проекты заканчиваются. Проект заканчивается, когда достигнуты поставленные перед ним цели. Иногда окончание проекта бывает внезапным и преждевременным, как в тех случаях, когда принимается решение прекратить проект до его завершения по графику. Как бы то ни было, но когда проект заканчивается, его руководитель должен выполнить ряд мероприятий, завершающих проект. Конкретный характер этих обязанностей зависит от характера самого проекта. Если в проекте использовалось оборудование, надо произвести его инвентаризацию и, возможно, передать его для нового применения. А также подвести итоги с командой проекта. Попросить ответить каждого на вопрос, что принесло участие в проекте для каждого участника, что они поняли, хотят ли продолжать дальше принимать участие в подобных проектах.

Подготовка отчетов – немаловажная часть работы по проекту. В определенном смысле отчет нужен не столько грантодателю, донору, сколько самим проектантам или организации, поскольку при неформальном отношении к созданию отчета, могут быть решены многие управленческие, фандрайзинговые и пиаровские задачи. (по материалам, подготовленным Центром развития некоммерческих организаций г.Санкт – Петербурга).

В соответствии с предъявляемыми требованиями отчеты подразделяются на:

· Содержательные, в которых отражаются основные результаты по проекту

· Финансовые (промежуточный и финальный)

· Приложения, иллюстрирующие полученные результаты.

Также в зависимости от целевой аудитории отчеты можно разделить на:

· Официальные (для грантодателей, администрации, родителей, и т.д)

· Неофициальные (для участников, детей)

Содержательный отчет по проекту:

Хотя содержательный отчет и предоставляется уже на этапе завершения проекта, работу над ним лучше начинать с первых дней реализации проекта.

Ч то может включать в себя содержательный отчет:

· Краткое описание деятельности по проекту (что было сделано в соответствии с заявкой)

· Обзор основных конкретно измеряемых результатов, достигнутых в проекте (приведите количественные и качественные критерии оценки).

Для удобства восприятия сведите результаты в таблицу

· Обсуждение того, как согласуются результаты с первоначальными ожиданиями и поставленными задачами проекта (сравните запланированные результаты с достигнутыми).

· Какие из поставленных задач решить не удалось и почему?

· Анализ успешности проекта (раскройте обязательно ваши критерии успеха)

· Оценку того, где, и какие результаты проекта могут быть/были использованы, и каковы перспективы тиражирования опыта.

· Анализ того, что дала работа над проектом вам и вашей организации

· Описание того, какие партнерские отношения удалось установить/укрепить в ходе проекта.

· Анализ степени информированности общественности о результатах проекта и оценка использовавшегося способа информирования

· Описание возможных перспектив проекта; например, того, как вы предполагаете продолжить проектную деятельность после окончания финансирования.

· Приведите в отчете следующие данные, которые покажут обобщенную картину результатов проекта.

Записанные вами мнения о ходе выполнения проекта его участников, независимых экспертов, официальных лиц покажут результативность проекта, а также помогут укрепить ваш положительный имидж. Экспертные оценки, отзывы.

Особенно ценными будут 1-2 истории успеха тех, кому вы помогли в этом проекте (если проект это предполагал). Напишите, как изменилась жизнь конкретного человека, который участвовал в вашем проекте (не более страницы)

К содержательному отчету необходимо прикрепить:

· анкеты, списки участников;

· Все печатные материалы, изданные и подготовленные в соответствии с планом

· Газеты и журналы с публикациями поп проекту

· Фото и видео-материалы

Финансовая отчетность по проекту

Важно понимать, что содержательная и финансовая части отчета не являются автономными, а тесно связаны. И та, и другая призваны показать, насколько успешной и эффективной была работа организации над проектом, и в идеале эти две части должны дополнять друг друга.

Основные требования к финансовой отчетности обязательно формулируются в договоре целевого пожертвования (ил грантового соглашения).

Все расходы должны соответствовать утвержденной заявке на проект. Возможные изменения в бюджете предварительно согласовываются с координаторами конкурса или грантодателем.

Расходы подтверждаются первичными бухгалтерскими документами (платежными поручениями, счетами, договорами, актами выполненных работ (услуг), авансовыми отчетами и др.). Поскольку в соответствии с российским законодательством каждая организация должна вести документооборот и хранить все первичные бухгалтерские документы, к отчетам прилагаются не оригиналы, а копии необходимых документов.

Расходы по проекту, которые отражаются в отчете можно условно разделить на 3 группы:

1. Расходы на персонал: (Заработная плата, гонорары, и налоги с фонда оплаты труда, командировочно - транспортные расходы).

2. Расходы непосредственно на деятельность по проекту (проведение мероприятий, исследований, публикации, PR – деятельность, веб-проеткы).

3. Административные расходы (канцелярия, оборудование, аренда офиса, услуги связи)