Управление как процесс коммуникаций
1. Значение коммуникаций определяется их влиянием на эффективность и результативность деятельности организаций.
2. Именно коммуникации служат средством включения организации во внешнюю среду, обеспечивают ей необходимый уровень взаимодействия с окружающими социально-экономическими системами.
3. Коммуникации в организациях представляют собой сложные, динамичные и воспроизводящиеся явления, которые могут рассматриваться как действия, взаимодействия и процессы.
4. Коммуникационный процесс состоит из ряда этапов, знание роли и содержания которых позволяет эффективно им управлять.
5. Коммуникативный поток может двигаться в горизонтальном и вертикальном направлениях, которые подразделяются на нисходящее и восходящее.
6. Межличностные коммуникации предполагают прямой межличностный обмен информацией.
7. Коммуникационный стиль понимается как способ построения коммуникаций, поведения, отношений с другими людьми. Существует много различных стилей, используемых людьми в межличностных коммуникациях, так же как и много подходов к определению этих стилей. Знание стилей помогает представить то, как себя вести и чего можно ожидать от поведения, связанного с определенным стилем.
8. Из всех видов коммуникаций межличностные сталкиваются с самым большим количеством барьеров, препятствующих эффективному восприятию информации получателем. Выделяют три типа барьеров: личностные, физические и семантические.
9. Исходя из масштабов организационные коммуникации делятся на две большие группы: коммуникации между организацией и ее средой; коммуникации между уровнями управления и подразделениями. Взаимодействие в организации может быть прямым и косвенным.
10. Совокупность каналов, с помощью которых взаимодействуют субъекты управления, образует его коммуникационную структуру. Последняя может быть глобальной, когда охватывает организацию в целом, и локальной, если относится только к одной ее части, например, подразделению.
11. К числу наиболее распространенных форм организационных коммуникаций относятся:
· устная форма передачи информации;
· письменная форма передачи информации;
· электронная форма передачи информации.
12. Определенную роль играют также коммуникации с неформальными группами. Часто мнения, складывающиеся в неформальных группах и поступающие к руководителям по неформальным каналам, дают возможность принимать более правильные решения или предупреждать конфликтные ситуации.
13. В современной концепции менеджмента предполагается, что намного полезней для организации не разрушать неформальные коммуникационные сети, а понять и использовать эти каналы для усиления официальной организационной коммуникации.
14. Коммуникационный менеджмент обобщенно определяется как профессиональная деятельность, направленная на достижение эффективной коммуникации как внутри организации, так и между организацией и ее внешней средой.
15. Коммуникационная политика включает определение целей коммуникации, путей их достижения, содержание распространяемой на различные аудитории информации, планирование обратной связи.
16. К коммуникационным потребностям организации могут быть отнесены как потребности в информации (новых сведениях, уменьшающих неопределенность знаний относительно какого-либо объекта), так и собственно коммуникационные потребности, т.е. потребности в общении или сплочении вокруг организации ее общественности, а также потребность в эффективной обратной связи.
17. Реализация коммуникационной политики требует разработки коммуникационной стратегии, формируемой для обеспечения корпоративной общеорганизационной миссии.
18. Организация коммуникаций — главная сфера успешной деятельности предприятия. Эффективно работают те руководители, которые умеют создавать коммуникативное пространство.
19. Коммуникативная сеть представляет собой определенное соединение участников коммуникации с помощью информационных потоков. Такой подход рассматривает коммуникационные отношения между субъектами, как отношения, построенные соответственно на потоках посланий или сигналов. Причем здесь не имеет значения удалось ли передать смысл послания, однако коммуникативная сеть может увеличить или сократить время разрыва между посланием и полученным значением.
20. Структуры коммуникативных сетей могут быть различными. Наиболее распространенными являются следующие: цепочная, звездная, иерархическая, многосвязная, веерная, круговая.
Для ответов на вопросы при обсуждении ситуаций необходимо подробно проанализировать соответствующий материал раздела 7 учебного пособия "Основы теории управления". Наиболее общим и обязательным для ознакомления с сущностью обсуждаемых проблем является понятийный аппарат, поэтому далее рассмотрим понятие, значение и классификацию коммуникаций.
Почти невозможно переоценить важность коммуникаций в управлении. Едва ли не все, что делают руководители для достижения определенной цели, требует эффективного обмена информацией, т. е. коммуникаций. Коммуникации играют роль, обеспечивающую жизнь каждой организации. Если вдруг перекрыть потоки сообщений в организации, то она прекратит свое существование.
Для нормальной эффективной организации труда, для управления совместной координированной деятельностью большое значение имеет все, связанное с приемом, переработкой и передачей информации. Здесь необходима синхронизация — правильное и точное понимание передаваемого, чтобы последующие действия были также целенаправленны и эффективны. Многое поэтому зависит от организации, построения коммуникативной структуры, коммуникативной связи в социальной группе, организации, учреждении, фирме.
Процессы коммуникации, в которых участвуют руководители и работники аппарата управления, являются жизненно важными связующими звеньями между руководителем и его подчиненными, руководителями одного уровня, внешним окружением. Коммуникации позволяют руководителям эффективно выполнять свою работу и принимать решения о выборе лучшего курса действий для достижения поставленных целей. Они включают взаимодействие между людьми. Коммуникации служат необходимым инструментом для координации деятельности по вертикали и горизонтали управления, позволяют получать необходимую информацию.
Цель коммуникации заключается в достижении от принимающей стороны точного понимания отправленного сообщения. При отсутствии коммуникаций работники не имеют информации о том, что делают коллеги, менеджмент не получает первичных данных, а руководители и лидеры не в состоянии отдавать указания. Следовательно, невозможными оказываются координация различных видов деятельности и сотрудничество работников.
Существующие представления о коммуникативных процессах в организации построены на следующей трактовке коммуникаций.
Коммуникация (единовременный акт) — процесс передачи сообщения от источника к получателю с целью изменить поведение последнего. Коммуникации (коммуникационный процесс) — обмен информацией между сторонами. Основной целью коммуникационного процесса служит обеспечение понимания информации, поступающей к потребителю посредством обмена, общения.
Все виды управленческой деятельности основаны на обмене информацией. Поэтому коммуникации и называют связующими процессами. Коммуникация и информация различные, но связанные между собой понятия. Коммуникация включает и то, что передается, и то, как это "что" передается. Для того чтобы коммуникация состоялась необходимо, как минимум, наличие двух людей.
По характеру восприятия информации коммуникации делятся на прямые или целевые (цель сообщения заложена в его тексте), косвенные (информация заложена скорее "между строк") и смешанные.
По взаимодействующим сторонам коммуникации можно классифицировать таким образом:
организационные коммуникации:
внешние (коммуникации организации с внешней средой),
внутренние (между подразделениями и уровнями управления), горизонтальные (между
подразделениями одного уровня управления),
вертикальные (между уровнями управления),
по нисходящей линии (от руководителя к исполнителю),
по восходящей линии (от исполнителя к руководителю);
межличностные коммуникации:
формальные,
неформальные.
Коммуникации обеспечивают реализацию основных функций управления: планирования, организации, мотивации и контроля. Эффективные коммуникации способствуют повышению показателей деятельности организации и уровня удовлетворенности работников трудом, формированию чувства сопричастности к работе организации.
Одна из главных сфер возникновения проблем в организациях — неэффективные коммуникации. Если люди не смогут обмениваться информацией, они не смогут работать вместе и достигать общих целей. Значит эффективные коммуникации являются условием успешной работы любой организации. Соответственно эффективность управления персоналом пропорциональна эффективности коммуникационных процессов в организации.
Коммуникации важны для руководителей по следующим причинам:
· руководители тратят большую часть своего времени на коммуникации (по данным экспертов около 75 — 95% времени), поэтому они заинтересованы в улучшении данного вида деятельности;
· коммуникации необходимы для эффективного управления, хорошо налаженные коммуникации содействуют организационной эффективности;
· мастерство коммуникации необходимо также для выражения действенности авторитета и воли руководителя.
Осуществление коммуникаций в организации или в группе приводит к выполнению следующих функций коммуникации, из которых ни одна не имеет приоритета над другой:
· информативной функции — передача истинных или ложных сведений, играющей определенную роль в процессе принятия решений, так как позволяет предоставлять необходимую информацию для принятия решений, для идентификации и оценки возможных вариантов решений;
· мотивационной функции — побуждение работников к исполнению и улучшению работы путем управления их поведением, убеждения, внушения, просьб, приказов и т. д.;
· контрольной функции — отслеживание поведения работников различными способами на основе иерархии и формальной соподчиненности;
· экспрессивной функции — способствование эмоциональному выражению чувств, переживаний, отношения к происходящему и удовлетворение социальных потребностей.
Таким образом, коммуникации отражают не только процесс передачи и получения информации, но и также ее восприятие, понимание и усвоение.
Из всех видов коммуникаций межличностные сталкиваются с самым большим количеством барьеров, препятствующих эффективному восприятию информации получателем [26]. При декодировании сообщения возможно действие помех, ограничивающих понимание информации и возникающих либо в окружающей среде, либо в сфере эмоций человека. Выделяют три типа барьеров: личностные, физические и семантические.
Личностные барьеры — это коммуникативные помехи, порождаемые человеческими эмоциями; системами ценностей; неумением слушать собеседника; различиями в образовании, поле, расе, социально-экономическом статусе, потребностях, интересах, накопленном опыте; психологическая несовместимость людей, участвующих в коммуникации.
Если барьеры непреодолимы, то информация получателем либо полностью отвергается, либо искажается.
Физические барьеры — это коммуникативные помехи, возникающие в материальной среде коммуникаций. Окружающая обстановка, шумы, невербальные средства коммуникаций способны препятствовать или, наоборот, содействовать восприятию, пониманию и усвоению передаваемой информации. В невербальной коммуникации используются любые символы, кроме слов (жесты, движение, позы, выражение лица, взгляды, улыбки, интонация, модуляция голоса, плавность речи, время, пространственное расположение и т.д.). Исследования показали, что 55% информации воспринимается через жесты, позы и выражение лица, 38% — через интонации и модуляции голосом, и только 7% — через слова. Практически невербальная информация подавляет вербальную и важнее не что говорится, а как говорится. Соответственно значение и влияние невербальной коммуникации огромно.
Обычно начальник отдела в кабинете сидел за столом, а собеседник располагался с другой стороны на некотором расстоянии, что создавало психологическую дистанцию между собеседниками и четко подчеркивало старшинство при взаимодействии. Затем после перестановки в кабинете посетителям предлагалось садиться рядом с начальником за специальным столом для совместного просмотра документов, что создавало равенство сторон и большую восприимчивость.
Методы управления экологией позволяют преодолеть физические барьеры. Отправитель стремится так изменить окружающую обстановку, чтобы повлиять на чувства и поведение получателей, поэтому экологические методы позволяют преобразовать физические барьеры в позитивные факторы коммуникаций.
Исследование коммуникаций в пространстве называют проксемикой (взаимодействие человека и окружающей среды). Установление межличностной дистанции влияет на результат коммуникации. Так, публичное расстояние превышает 3,5 м, социальная дистанция — 1 — 3,5 м, личностная дистанция — до 1 м, интимная дистанция — от 15 дм до 50 см [73].
Семантические барьеры — различные значения, приписываемые разными людьми одним и тем же символам. Символы многозначны и при выборе одного из них может возникнуть непонимание. Используемые в коммуникациях ограничения сужают возможность интерпретации и понимания сообщений и привносят субъективность в толкование и оценку информации.
Сложность в передаче сообщений русский писатель, философ и публицист А. И. Герцен описывает так: "Люди думают, "что достаточно доказать истину, как математическую теорему, чтобы ее приняли; что достаточно самому верить, чтобы другие поверили. Выходит совсем иное: один говорит одно, а другие слушают и понимают другое, от того, что их развития разные" [45].
Семантика приводит к ограниченной базе используемых в коммуникациях символов. Практически все коммуникации осуществляются посредством символов, декодирование которых и субъективная интерпретация могут привести к эмоциональным барьерам, блокирующим межличностное общение. Особенно сложные проблемы могут возникнуть при построении коммуникаций между представителями разных культур. Обе стороны должны знать не только буквальные значения слов используемого языка, но и интерпретировать их в контексте использования (интонации, громкость, сопровождающие жесты).
Различие культур
В маркетинговой практике "Дженерал моторе" был случай полного провала новой модели автомобиля на рынке, единственной причиной которого было отсутствие коммуникационной политики по отношению к культурным различиям. Выпушенная новая модель на латиноамериканский рынок была названа специально для латиноамериканцев "Чеви Нова". Однако модель не внедрилась на рынке. Последующее исследование рынка показало, что слово "нова" по-испански означает "она не едет" [45].
Ситуация 1. Спасение положения
Одной из тенденций, в корне изменивших американскую промышленность за последние годы, является растущая потребность покупателей в товарах и услугах высочайшего качества. Одним из способов служит разработка коммуникационных стратегий, которые помогают активизировать контакты с потребителями и оперативно реагировать на их проблемы и трудности. Наиболее популярным подходом выступает применение системы бесплатных телефонных номеров, обслуживающая клиентов круглосуточно.
Например, компания "Cadillac", которая после увеличения количества бесплатных номеров до 22, смогла сократить расходы по гарантийному обслуживанию автомобилей и обеспечивать круглосуточную техническую помощь на дорогах.
Известная компания "General Electric" еженедельно принимает 65 тыс. звонков. Большое значение этой системы привело к повышению планки требований к 150 операторам, обслуживающим систему телефонных номеров (должны быть выпускниками колледжа и иметь опыт работы в торговле), так как их задача состоит в обнаружении тенденций недовольства среди клиентов и немедленное информирование соответствующих управленческих подразделений.
Вопросы для обсуждения ситуации
В чем заключается внешняя коммуникационная стратегия американских компаний?
Какие тактические действия формируют коммуникационную политику?
Насколько важной является коммуникативная обратная связь?
Какие приемы и методы работы с клиентами способны также улучшить внешние коммуникации?
Что могут предпринять организации для устранения внутри-организационных препятствий к удовлетворению требований потребителя?
Ситуация 2. Простое исполнение работы
Ирина Сергеевна Колесникова работает под руководством одного и того же начальника уже 11 лет. Однажды ее давняя подруга за чаем спросила, насколько ей хорошо работать со своим начальником? Прозвучал приблизительно такой ответ: "Вообще-то ничего. Он мне не досаждает. Я делаю свою работу". Тогда подруга поинтересовалась: "Но ты же работаешь на одном месте 11 лет. Как ты работаешь? Тебя когда-нибудь повысят? Пожалуйста, не обижайся, но мне совершенно непонятно, какое отношение имеет то, что ты делаешь, к работе фирмы".
Ирина Сергеевна задумалась: "Я действительно не знаю, хорошо ли я работаю...Мой начальник никогда со мной об этом не говорит. Правда, я всегда считала, что отсутствие новостей — уже хорошая новость. Что касается содержания и важности моей работы, то при приеме на фирму мне что-то не очень внятно пояснили и больше об этом речи не было. Мы с руководителем не особенно общаемся".
Вопросы для обсуждения ситуации
Какие цели и условия эффективности коммуникаций между руководителем и подчиненным отсутствуют?
Как можно определить уровень вертикальных коммуникаций?
Существуют ли возможности для восходящих коммуникаций в данной ситуации?
Каким образом можно более эффективно построить обратную связь?
Ситуация 3. Плохие тормоза
В крупной частной таксомоторной компании начальник технической службы ввел программу профилактического предупреждения поломок автомобилей. В основе программы был пункт
обязательного заполнения каждым водителем специального отчета, если он считает, что возможна неполадка. Однако водители этого просто не делали, часто машины выезжали из гаража с серьезными неполадками технического характера, хотя предыдущий водитель знал о них, но не считал нужным сообщать.
Вызов аварийной бригады обходится очень дорого не только компании, но и отражается на доходах самих водителей, доставляет неудобства клиентам, может создать угрозу здоровью и жизни людей. Многочисленные устные предупреждения результата не давали.
Тогда начальником была использована другая тактика. На каждый рапорт о технической неполадке он письменно сообщал, какая неисправность обнаружена и что конкретно было сделано бригадой технического обслуживания и ремонта для ее устранения, и благодарил за рапорт и ценную информацию. В течение месяца количество отчетов водителей возросло вдвое и соответственно сократилось количество вызовов ремонтных бригад на маршруты.
Вопросы для обсуждения ситуации
Чем объяснить успех письменных ответов начальника на поданные рапорты в соответствии с теорией коммуникаций?
Каким может быть нисходящий процесс коммуникации в данной ситуации?
Каким может быть восходящий процесс коммуникации в данной ситуации?
Каковы способы активизации и повышения эффективности внутриорганизационных формальных коммуникаций? Обобщите их.
Ситуация 4. Отцы и дети
Денис и Антон лично не очень часто встречаются, отчасти потому, что у них не складываются отношения друг с другом, а отчасти потому, что они работают, хотя и в разных зданиях. Они считают неприятным, когда по работе от них требуются частые контакты. Эту проблему они стараются преодолеть, разговаривая друг с другом по телефону, когда им это нужно.
Денис — молодой математик, выпускник университета, служащий в отделе обработки данных. Хотя он пришел на работу в банк всего несколько лет тому назад из университета, его быстро повысили в должности до руководителя среднего уровня. Он не женат, живет рядом с офисом, что означает, что он может часто работать допоздна.
Возраст Антона — около 50 лет, он пришел в банк, когда ему было 26 лет. В конце концов он стал руководителем. Большой опыт работы по этой специальности означает, что его техническое мастерство высоко, но он не знаком с последними достижениями в обработке данных. Фактически он сожалеет о перепроизводстве, как он считает, по существу бесполезной информации. Он всегда утверждает, что у него есть вся информация, какая ему нужна. В банке считают, что он часто игнорирует информацию, которая не совпадает с его собственным мнением. Он придерживается строго определенного режима, приходя и уходя с работы пунктуально, чтобы ехать домой за город к своей жене и семье.
Денис думает, что банк довольно закоснелое учреждение, которое нужно тащить в двадцатое столетие. Эту точку зрения он часто и охотно выражает каждому, кто захочет его выслушать. Он погружен в свой мир компьютеров и в совершенстве владеет компьютерной техникой. У него нет времени для людей: "Луддиты — говорит он, — это те, кто не видит преимуществ информационной революции". Антон, молчаливый человек, слушает, не одобряет и делает свою работу так, как он всегда делает.
Вопросы для обсуждения ситуации
Какие коммуникативные барьеры затрудняют общение между этими сотрудниками банка?
Какие способы могут устранить эти барьеры?
Какие приемы развития коммуникаций должно использовать руководство в данной ситуации?
Ситуация 5. Свобода и самостоятельность
В фирме, производящей электронную технику, в одном из отделов работали шесть девушек, монтирующих внутренние части специальной сложной электронной трубки. Все члены бригады работали на линии, когда трубки поступают от одного рабочего места к другому вдоль длинного стола. За всей работой наблюдал мастер, контролирующий еще две бригады. Старшим оператором считалась девушка, сидящая первая за столом, в обязанности которой входило следить за работой всей линии.
Исследование показало, что в коллективе бригады моральная обстановка неважная, частые прогулы — 8%, высокая текучесть — 100%, низкое качество — 27% брака, низкая производительность труда — 28 трубок в час. Общение друг с другом было затруднительно, кроме того, девушкам практически не сообщали о результатах работы. Указания о нормах выпуска исходили только от старшего оператора: если сборка электронной трубки шла медленнее графика, старший оператор проходила вдоль всего стола, чтобы обнаружить причину задержки и попытаться исправить сложившееся положение.
Компания в целях повышения морального духа переоборудовала рабочие места, заменив длинный узкий стол на овальный и расположив рабочие места вокруг стола. Это дало возможность общаться работницам. После такой перестройки рабочих мест производительность труда выросла до 35 трубок в час, процент брака сократился до 18%, снизилась частота прогулов.
Однако несколько месяцев стабильной работы вдруг привели к новым проблемам: девушки захотели выполнять более сложную работу. Научившись и приобретя мастерство по более сложным операциям девушки стали отказываться выполнять поручения и задания старшего оператора по выполнению более простой операции. Вскоре вся бригада стала противиться указаниям старшего оператора, девушки стали самостоятельно определять время окончания работы перед перерывом или пересменой. Общая производительность снизилась до 30 трубок, а процент брака превысил все прошлые показатели. Оказалось, что большая часть бракованных трубок приходилась именно на несложные операции.
Через несколько месяцев работы старший оператор покинула бригаду. Мастер решил не назначать нового старшего оператора и позволил девушкам самостоятельно управлять рабочим процессом в бригаде. Они могли сами устанавливать темп работы, соответствующий норме выпуска, установленной мастером. Мастер должен был выполнять функцию разрешения конфликтов.
Самостоятельность в производственном процессе первоначально привела к падению производительности труда до 26 трубок, но через 1 мес. возросла до 40 трубок в час. Процент брака снизился до прежнего уровня — 18%.
На одной из летучек девушки предложили, чтобы каждый день перед началом смены им сообщали о количестве и причинах брака за предыдущую смену. После этого процент брака снизился до 11%, прогулы прекратились, текучесть снизилась, производительность стабилизировалась.
Вопросы для обсуждения ситуации
В чем были причины низкой производительности и текучести кадров?
Что изменило совершенствование рабочих мест?
Как общение и личные контакты повлияли на улучшение результатов работы?
Каковы основные причины возникновения нового конфликта в бригаде?
Как самостоятельность и информирование о результатах работы изменили характер работы бригады?
В чем заключается роль информации в производственном процессе?
Ситуация 6. Заповеди руководителя
В одной из компаний особое внимание уделялось отношениям высших руководителей со своими заместителями. Это связано с тем, что от их совместной деятельности, эффективности взаимодействия зависит успех дела. Для обсуждения представлены заповеди, которыми следует руководствоваться в рамках деловых отношений руководителя и его заместителя.
Заповеди руководителя:
1. Обязательное полное информирование заместителя о состоянии дел.
2. Лояльность по отношению к заместителю. Руководитель должен не просто поддерживать своего заместителя, но и отстаивать его интересы.
3. Оказание заместителю всякого содействия: он должен иметь доступ к информации, ценному опыту.
Заповеди заместителя:
1. Действовать в духе отсутствующего руководителя. Не следует видеть в заместительстве шанс для проведения собственной политики.
2. Лояльность по отношению к отсутствующему руководителю. Ни по отношению к руководителю своего шефа, ни по отношению к подчиненным заместителю не следует проводить собственную тактику.
3. Секретность. Необходимо хранить молчание обо всех происшествиях в подразделении. Конечно, заместитель не обязан скрывать ставшие ему известными факты, связанные с уголовными преступлениями.
4. Честность и благородство. Заместитель не должен использовать полученную им во время заместительства информацию ради собственной карьеры.
5. Ориентация на окончание сроков заместительства. Заместитель должен зафиксировать в рабочем дневнике все существенные дела и полностью информировать о них руководителя по его возвращении, чтобы тот мог без промедления приступить к работе.
Вопросы для обсуждения ситуации
Каким образом вы можете охарактеризовать коммуникации между руководителем и заместителем?
Все ли заповеди содействуют эффективным коммуникациям?
Можно ли отказаться от каких-либо заповедей?
Какие заповеди можно добавить для создания эффективных коммуникаций?
Ситуация 7. Трудный руководитель
Жизнь устроена так, что большинство руководителей не находят любви или уважения своих подчиненных. Нередки конфликтные ситуации, отнимающие много сил и здоровья, мешающие успеху общего дела. При возникновении потенциального или реального конфликта для подчиненного рационально использовать следующие рекомендации:
1. Исключить доминирующе-агрессивную схему конфликтного поведения, которая с руководителем вряд ли возможна, а также схему уклонения от работы как изолирующую и непродуктивную.
2. Научиться терпению и терпимому отношению к не устраивающему вас руководителю. Поведение "трудного руководителя" — модель для того, чтобы научиться разрешать разногласия, не разрушая отношений.
3. Искать точки соприкосновения. Не поддавайтесь искушению легкого пути — свалить все неувязки на плохого руководителя.
4. Используйте различные тактики. Вам легче изменить свое поведение соответственно обстоятельствам, чем изменить поведение вашего руководителя. На все положительное, что есть в поведении вашего руководителя реагируйте с одобрением и предложением о сотрудничестве. Жалобы сведите к минимуму.
5. Попробуйте отнестись к плохому руководителю как к проблемной конфликтной ситуации, которая может быть разрешена если не полностью, то хотя бы частично.
Вопросы для обсуждения ситуации
Какие коммуникативные проблемы и барьеры характерны для ситуации?
Если ваш руководитель, по вашему мнению, находится не на своем месте и его действия вызывают у вас раздражение, что вы постарались бы применить на практике?
Каким образом можно наиболее рационально преодолеть трудности в осуществлении коммуникаций?
Ситуация 8. Возможности информационного обеспечения
В соответствии с общепринятым выражением "Кто владеет информацией, тот владеет всем миром" информационное обеспечение открывает ряд возможностей для организации. К их числу относятся:
· достижение конкурентных преимуществ компании;
· снижение финансовых рисков и опасностей для имиджа компании;
· определение отношения потребителей к товарам и услугам компании;
· анализ состояния внешней среды;
· координация реализации стратегии компании;
· оценка рыночной деятельности компании;
· получение поддержки руководства при принятии решений;
· повышение эффективности деятельности компании.
Вопросы для обсуждения ситуации
Какие еще возможности открывает информационное обеспечение?
Какие возможности информационного обеспечения необходимо использовать в первую очередь?
Ситуация 9. Построение коммуникаций
Оценка целесообразности и эффективности коммуникаций производится на основе анализа коммуникативной деятельности менеджеров с помощью следующих вопросов:
Где я черпаю информацию?
Какую информацию я распространяю внутри своего подразделения?
Находятся ли в равновесии моя деятельность и накопление информации?
Каких изменений могу я потребовать от своей организации?
Достаточно ли я информирован, чтобы иметь возможность оценивать предложения своих сотрудников?
Каким я вижу будущее направление работы своей организации?
Какие внешние связи я поддерживаю?
Соразмерно ли я использую в своей деятельности различные средства?
Как я сочетаю свои личные права и обязанности?
Вопросы для обсуждения ситуации
Все ли направления коммуникативной функции охватывают перечисленные вопросы?
Насколько точно можно будет оценить эффективность коммуникаций?
Какие существуют дополнительные резервы повышения эффективности коммуникативной деятельности?
Ситуация 10. Вертикальные коммуникации
Принято считать, что американская модель менеджмента характеризуется ярко выраженным индивидуализмом. По отношению к человеку для многих американских менеджеров свойственен подход как к рабочей силе. Традиционные взаимоотношения менеджера (М) с подчиненным (П) схематично выглядит следующим образом:
Такие отношения в коммуникативном аспекте отражают жесткую вертикаль, когда подчиненный подавляется властью, ему навязывается жесткий стиль взаимоотношений — однонаправленный.
Однако среди современных американских менеджеров наиболее популярными становятся новые схемы отношений с подчиненными:
В таком варианте построения отношений менеджер выступает в роли коллеги подчиненного. Он предпочитает деловые, человеческие отношения с сотрудниками.
Вопросы для обсуждения ситуации
Каковы причины трансформации вертикальных коммуникаций?
Какая схема более эффективна в деловом отношении?
Будет ли утрачен авторитет менеджера при использовании новой схемы взаимоотношений?
Возможно ли совмещение требовательности, ответственности с добрыми отношениями с подчиненными?