Реляционная модель представляет базу данных как совокупность отношений. Неформально каждое отношение напоминает таблицу значений или, в некоторой степени, плоский файл записей. Он называется плоским файлом, потому что каждая запись имеет простую линейную или плоскую структуру[18].
Есть важные различия между отношениями и файлами. Когда отношение рассматривается как таблица значений, каждая строка в таблице представляет собой набор связанных значений данных. Строка представляет собой факт, который обычно соответствует реальному объекту или взаимосвязи. Названия имен таблиц и столбцов используются, чтобы помочь интерпретировать значение значений в каждой строке[20].
В формальной терминологии реляционной модели строка называется кортежем, заголовок столбца называется атрибутом, а таблица называется отношением. Тип данных, описывающий типы значений, которые могут отображаться в каждом столбце, представлен областью возможных значений.
Основные термины
MS Access - это инструмент управления базами данных, который позволяет хорошо управлять собранными данными. Программа позволяет получать, сортировать, суммировать и сообщать результаты быстро и эффективно. Он может объединять данные из разных файлов путем создания связей и может сделать ввод данных более эффективным и точным.
Доступ поддерживает обмен данными с другими источниками, включая другие программы в системе Microsoft Office, Microsoft SQL Server, продуктах и службах Microsoft SharePoint и документах в форматах XML, HTML, XPS и PDF. Расширенные функции позволяют создавать сложные исполняемые приложения баз данных для использования сотрудниками и клиентами для сбора и просмотра данных без необходимости знать что-либо вообще о дизайне или разработке базы данных[19].
Все файлы базы данных Ms Access сохраняются с расширением.mdb. База данных должна иметь отдельную таблицу для каждого основного объекта, например, записи родословной, данные о производстве или информацию о лечении. Данные не должны дублироваться в нескольких таблицах.
Microsoft Access предоставляет три метода создания базы данных:
· Мастер базы данных (хотя легко, мастер предлагает ограниченные возможности для настройки базы данных).
· Использование шаблона (этот метод работает лучше всего, если можно найти и использовать шаблон, который точно соответствует конкретным требованиям).
· Создание базы данных напрямую (это самый гибкий метод, но требует отдельного определения каждого элемента базы данных).
Команды помещаются на вкладке в ленте. Каждая вкладка содержит разный набор команд. Существует три разных типа вкладок[17]:
Вкладки «Командная» - эти вкладки появляются по умолчанию всякий раз, когда пользователь открывает программу доступа. В Access по умолчанию отображаются вкладки Главная, Создание, Внешние данные и Работа с базами данных.
Контекстные вкладки появляются всякий раз, когда пользователь выполняет конкретную задачу и предлагает команды относительно только этой задачи.
Вкладки программы. Если пользователь переключается в другой режим, например «Предварительный просмотр», вкладки программы заменяют вкладки команд по умолчанию, которые появляются на ленте.
Объекты СУБД
В список объектов СУБД входят следующие инструменты:
1. Таблица.
Таблицы - это сердце и душа любой базы данных. Таблицы - это где база данных хранит всю свою информацию. Все остальные объекты базы данных - запросы, формы, отчеты, страницы, макросы и модули - всего лишь инструменты для анализа и обработки информации, хранящейся в таблице. Любой из этих других объектов базы данных является необязательным, но без таблиц база данных не будет базой данных[8].
Каждая таблица в базе данных хранит соответствующую информацию. Большинство баз данных имеют более одной таблицы: каждая таблица используется для хранения информации различного типа. Например, одна таблица может содержать список клиентов и их адреса, а другая таблица может содержать любые заказы, размещенные клиентами, а другая таблица может содержать список продуктов.
На рисунке 1 представлен пример таблицы.
Рисунок 1 – Таблица
Таблицы состоят из групп полей (столбцов). Поле - это определенный тип информации, такой как фамилия, адрес или номер телефона. Связанные поля для каждого отдельного человека, места или вещи составляют одну запись (строку). Если у компании десять сотрудников, то таблица сотрудников будет иметь десять записей - по одному для каждого сотрудника[11].
2. Запросы
Запросом является набором инструкций, который можно использовать для обработки данных. Чтобы эти инструкции были выполнены, запрос следует запустить. Запрос не только возвращает результаты, которые можно сортировать, группировать и фильтровать, но и с помощью запроса можно также создавать, копировать, удалять и изменять данные [12].
На рисунке 2 представлен пример запроса.
Рисунок 2 – Запрос
Запрос, по определению, является вопросом или запросом. Запросы в Access задают вопрос о информации в таблице, а затем извлекают и отображают результаты. Например, если пользователь хочет узнать, какие сотрудники работали в компании более пяти лет, можно создать запрос для изучения содержимого выбранного поля, чтобы найти все записи, в которых дате аренды больше пяти лет.
Доступ будет получать информацию, соответствующую вашим критериям, и отображать ее в таблице данных.
Можно найти определенную информацию, хранящуюся в таблице, или в нескольких таблицах, путем создания запроса, определяющего параметры информации, которую нужно найти.
Также можно найти любую информацию путем сортировки, фильтрации и перекрестных ссылок табличных данных, но это будет сложной и трудоемкой задачей. Это может показаться сложным, но процесс создания запроса для возврата результатов довольно прост[13].
Запуск запроса отображает таблицу данных, содержащую записи, которые соответствуют вашим критериям поиска. Можно использовать результаты запроса в качестве основы для дальнейшего анализа, создавать другие объекты Access (например, отчеты) из результатов или экспортировать результаты в другой формат, например таблицу Excel или список Microsoft SharePoint.
Если нужно найти записи, соответствующие критериям поиска, в любое время в будущем, можно сохранить запрос и запустить его снова из раздела «Запросы» в области переходов. Каждый раз, когда пользователь запускает запрос, Access оценивает записи в указанной таблице (или таблицах) и отображает текущее подмножество записей, которые соответствуют критериям.
3. Формы
Добавление, просмотр и изменение информации в базе данных должно быть простым и легким. Однако информацию в таблице часто трудно понять и управлять. Access решает эту проблему, используя формы для отображения данных таблицы и запроса[12].
Формы в Access фактически очень похожи на обычный тип бумаги, который пользователь заполняет ручкой или карандашом. Однако формы доступа имеют несколько важных преимуществ по сравнению с традиционными формами бумаги, но это экономит ваше время, усилия и работу.
Формы могут включать заполняющие пробелы поля, флажки, списки опций - даже информацию и подсказки, чтобы помочь пользователям заполнить форму. Формы могут также содержать кнопки, позволяющие выполнять другие действия, такие как запуск макросов для печати отчетов или ярлыков. Формы могут даже проверять ввод данных, автоматически проверяя ваши записи на наличие ошибок.
В Access существует несколько различных форм:
Форма: традиционное представление формы. В представлении «Макет» можно редактировать дизайн формы, одновременно отображая данные[15].
Раздельная форма создает разделенный экран, который позволяет просматривать информацию через представление формы и представление таблицы данных одновременно. Вы можете использовать таблицу данных для поиска записи и вида формы для ее редактирования.
На рисунке 3 представлен пример формы.
Рисунок 3 - Форма
Форма нескольких элементов позволяет просматривать несколько записей одновременно - в отличие от обычной формы, где пользователь может работать только с одной записью за раз. Выглядит очень похоже на техническое описание, но допускает дополнительную настройку[17].
Другие типы форм. В базе можно создать другие формы, которые выглядят как таблицы данных или формы модального диалога.
4. Отчеты
С помощью отчета можно распечатывать информацию о базе данных из таблиц и запросов. Несмотря на то, что можно распечатывать информацию о таблицах и запросах непосредственно из своих таблиц данных, отчеты предоставляют вам больше возможностей форматирования и отображения. Отчеты могут быть простым списком записей в таблице или сложной презентацией, которая включает в себя расчеты, графику или даже диаграммы.
На рисунке 4 представлен пример отчета.
Рисунок 4 - Отчет
Отчеты являются наиболее статичными для всех объектов базы данных. В отличие от таблиц и форм, которые позволяют пользователю взаимодействовать, отчеты просто сидят там, ожидая печати.
Возможности системы
Вот некоторые из возможностей системы:
1. Получение лучших результатов с помощью пользовательского интерфейса Office Fluent.
Система обеспечивает совершенно новый опыт работы с пользовательским интерфейсом Office Fluent, новой панелью навигации и просмотром окон с вкладками. Даже без опыта работы с базами данных любой пользователь может начать отслеживать информацию и создавать отчеты для принятия более обоснованных решений.
2. Готовые решения для создания БД.
С богатой библиотекой готовых решений можно сразу начать отслеживать свою информацию. Формы и отчеты уже созданы для удобства, но можно легко настроить их в соответствии с потребностями вашего бизнеса. Контакты, отслеживание проблем, отслеживание проектов и отслеживание активов - это лишь немногие из готовых решений, входящих в Office Access[9].
3. Новые типы полей для еще более богатых сценариев.
Эта новая версия позволяет создавать новые типы полей, такие как вложения и многозначные поля. Теперь можно прикрепить любой документ, изображение или таблицу к любой записи в своем приложении. В многозначном поле можно выбрать несколько значений (например, назначить задачу более чем одному человеку) в каждой ячейке.
4. Обновление информации из источника
С 2007 года можно создавать формы с помощью Microsoft Office InfoPath или HTML для сбора информации для вашей базы данных. Затем можно отправить эту форму своим партнерам по электронной почте и использовать их ответы для заполнения и обновления таблицы доступа, чтобы исключить необходимость повторной передачи какой-либо информации[5].
5. Доступ с Microsoft Windows SharePoint Services.
Теперь можно предоставить доступ к информации, используя службы Windows SharePoint Services и Office Access. Благодаря возможностям обоих приложений ваши товарищи по команде могут получать доступ и редактировать данные и просматривать отчеты в режиме реального времени непосредственно через веб-интерфейс.
6. Отслеживание списков служб Windows SharePoint Services с богатыми клиентскими возможностями Office Access.
Можно использовать Access в качестве своего богатого клиентского интерфейса для анализа и создания отчетов из списков Windows SharePoint Services. Можно удалить список в автономном режиме, а затем синхронизировать любые изменения при повторном подключении к сети, что упростит работу с вашими данными в любое время.
7. Перемещение данных в Windows SharePoint Services для лучшей управляемости.
Можно сделать данные более прозрачными, переместив их в Windows SharePoint Services. Таким образом, регулярно создавать резервные копии данных на сервере, восстанавливать удаленные данные из корзины, отслеживать историю изменений и устанавливать права доступа, чтобы вы могли лучше управлять своей информацией.
8. Доступ и использование информации из нескольких источников.
С Office Access можно связать таблицы с вашей базой данных из других баз данных Access, электронных таблиц Excel, сайтов Windows SharePoint Services, источников данных ODBC, баз данных Microsoft SQL Server и других источников данных. Затем вы можете использовать эти связанные таблицы, чтобы легко создавать отчеты, чтобы вы могли основывать свои решения на более широком наборе информации.