Бухгалтерская документация.

Бухгалтерская документация является частью системы управлен­ческой документации организации в соответствии с Общероссийс­ким классификатором управленческой документации (ОКУД).

Документы бухгалтерского учета можно разделить на три уровня:

1. Первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет, служат документы, фиксирующие факты совершения хозяйственной операции.

2. Регистры бухгалтерского учета предназначены для система­тизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.

3. Бухгалтерская отчетность представляет собой единую систему данных об имущественном и финансовом положении организации и о результатах ее хозяйственной деятельности, составляемую на основе данных бухгалтерского учета по установленным формам (согласно ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации», ут­вержденному приказом Минфина РФ от 6 июля 1999 г. № 43н).

По составу принято разделять документы на:

- входящие;

- исходящие;

- внутренние.

Первая группа представляет собой документы, поступившие в организацию; во вторую группу входят официальные документы, предоставляемые организацией вне­шним респондентам, третья группа — это официальные докумен­ты, не выходящие за пределы подготовившей их организации.

Документ получает статус официального, если создан юриди­ческим или физическим лицом, оформлен и удостоверен в уста­новленном порядке.

По назначению документы подразделяются на:

Распорядительные — это такие документы, в которых содержат­ся распоряжения, указания о производстве, выполнении тех или иных хозяйственных операций. К ним относятся распоряжения руководителя предприятия иуполномоченных им лиц на совер­шение хозяйственных операций.

Исполнительные — это документы, удостоверяющие факт совер­шения хозяйственных операций (приходные ордера (акты прием­ки) материалов, акты приемки-выбытия основных средств, доку­менты о приемке от рабочих выработанной продукции и т.п.). Та­кие документы подписывают лица, ответственные за выполнение хозяйственных операций и за правильность их оформления (на­пример, начальники цехов, заведующие складами (кладовщики), мастера и т.п.).

Комбинированные — это такие документы, которые одновре­менно являются и распорядительными, и исполнительными. К ним относятся приходные и расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости на выдачу заработной платы работ­никам предприятия, авансовые отчеты подотчетных (команди­рованных) лиц и др.

Документы бухгалтерского оформления составляются в том слу­чае, если для записей хозяйственных операций нет других доку­ментов либо при обобщении и обработке исполнительных и рас­порядительных документов. Это справки, ведомости распределе­ния, расчеты резервов, бухгалтерская отчетность и др.

Применяемые в бухгалтерском учете документы делятся так­же на разовые и накопительные.

Разовые первичные документы оформляют каждую хозяйствен­ную операцию и составляются в один прием.

Накопительные документы составляются в течение определен­ного периода путем постепенного накапливания однородных хозяй­ственных операций. В конце периода в этих документах подсчитываются итоги по соответствующим показателям. Примерами нако­пительных документов являются двухнедельные, месячные наряды на работу, лимитные карты на отпуск материалов со складов пред­приятия и т.п. Накопительные документы являются элементом первого этапа систематизации и обобщения учетной информации.

В зависимости от содержания хозяйственной операции бухгалтерские документы подразделяются на:

- материальные;

- денежные;

- расчетные.

В качестве материальных документов выступают документы, касающиеся средств и предметов труда: сюда относятся акты приемки-передачи имущества, накладные на прием и отпуск материальных ценностей, счета-фактуры и т.д.

К денежным относятся документы, отражающие движение денежных средств, - чеки на получение денежных средств, выписки банка, приходные и расходные кассовые ордера и т.д.

В качестве расчетных документов выступают платежные требования, платежные поручения, расчетные чеки, аккредитивы и т.д.

Наконец, учетные документы делятся на первичные и сводные.

Первичные документы составляются на каждую операцию в момент ее совершения. К ним относятся документы о поступле­нии в организацию материалов и отпуске их со складов в цехи; об отгрузке продукции покупателям; о начислении заработной платы работникам за выработанную продукцию, выполненную работу или оказываемую услугу и т.п.

Сводные документы обобщают показатели путем соответству­ющей их группировки, систематизации из первичных документов (например, расчетно-платежная ведомость работникам цехов, предприятия в целом и т.п.). От накопительных сводные докумен­ты отличаются тем, что последние составляются на основании пер­вичных документов и являются их сводкой, а накопительные до­кументы — это документы первичные, составляемые постепенно. К сводным документам также относятся все учетные регистры бухгалтерского учета, а конечным сводным документом можно считать бухгалтерскую отчетность.

Основные требования к форме первичного документа:

1. Позволяет достоверно описать единичный факт хозяйственной жизни организации.

2. Структура документа остается постоянной в течение длительного времени, если условия деятельности организации относительно стабильны.

3. Исключается двусмысленность в толковании содержащейся в документе информации.

4. Сообщение закодировано для удобства обработки и обеспечения безопасности информации.

5. Измерители информации, содержащейся в документе (де­нежные и(или) натуральные), обеспечивают необходимую досто­верность, точность и понятность сведений. Излишней детализации или уточнения данных следует избегать так же, как и недостаточной.

6. Документ дополняет другие, а не дублирует.

7. Документ содержит как можно меньше избыточной, обыч­но не используемой информации, которая включается в исходную форму «на всякий случай».

8. Форма документа удобна для обработки его в среде применяемой формы бухгалтерского учета.

9. Форма документа удобна для представления и обработки в
электронной среде.

10.Форма едина для всех однородных фактов хозяйственной
деятельности в различных подразделениях организации (включая
обособленные).

11.Составляется своевременно.