По существу программа табличных вычислений – это электронный бухгалтерский лист, который преобразует математические действия в цифровую информацию. Она способна преобразовывать комплексные операции, скорость и аккуратность делают ее идеальной для бухгалтерии, правительственных учреждений, коммерческой деятельности, в какой – то мере для промышленности, любого, кому не обходимо работать с числами. Преподаватель может поддерживать обслуживание классной комнаты и выполнять записи, фанаты спорта могут записывать счет и средний уровень успеха, градостроители и налоговая служба могут проектировать рост и доходы, промышленный потребитель может прослеживать инвентарь, персонал, контингент заказчиков и.т.д.
Как и бумажный бухгалтерский лист, рабочая таблица организует данные с помощью столбцов и колонок, формируя ячейки, в которых размещаются метки, величины или формулы. Данные обрабатываются функциями и формулами, выдавая быстрые ответы для комплексных операций. Возможности пересчета в программе позволяют пользователям задать вопрос “Что если?” об изменениях в доходах, расходах и росте.
К полезности большинства крупноформатных электронных таблиц так же добавляется макрос, шаблоны, встроенные функции и возможность графики.
Хотя крупноформатные электронные таблицы варьируются в комплексности, они предоставляют возможности к доступу, редактированию и управлению данными – начиная от основных арифметических функций и заканчивая модернизированными предложениями, разработанными для профессиональных пользователей.
Работа с базами данных
Программное обеспечение базы данных позволяют компьютеру сохранять большое количество не извлекаемых данных.
Поэтому база данных организуется в трех уровнях: файлы, записи и поля. Файл (электронный эквивалент картотеки) содержит группу записей. Запись (похожа на бумажную папку с файлами) хранит группу данных, или полей, относящихся к таким простым характеристикам, как личность, место или вещь.
У каждого поля есть свое имя, размер и тип. Имя поля является уникальным определителем, а его размер указывает, какое максимальное количество характеристик или чисел может быть сохранено в нем. Тип данных определяет, какого рода операция может проводиться с данными: буквенно-цифровая, цифровая, логическая или датирование. Буквенно-цифровые данные - это адреса, цифры социальной защиты и.т.п., которые могут быть упорядочены по алфавиту или отсортированы по численно, но не могут подвергаться не одной математической операции. Цифровые данные - это числа, используемые в математических операциях. Логические данные обозначают одну из двух альтернатив - правда или ложь, да или нет. Цифры, хранящиеся в поле данных, представляют собой календарные данные.
Планирование - наиболее важный шаг в создании удачной базы данных. Некачественное планирование может привести к трудности или невозможности управления или контроля над данными; а качественный план так организует базу данных, что работать с ней легко и эффективно.
Один из важнейших шагов планирования - это определение факторов поиска, что делает поля особенными. Так же важно включать в первоначальный план необходимые поля. Хотя в принципе поля могут добавляться позже, может потребоваться ощутимое количество дополнительной работы. Если вы работаете с большим количеством данных, то вы можете сформировать их в маленькие группы, для доступа к данным в каждом заголовке.
Данные в базе данных вводятся через экранный бланк ввода информации или файл данных форматируется для сопоставления уже определенных полей.
Некоторые программы предлагают списковое представление, что позволяет пользователю модифицировать информацию в нескольких записях одновременно.
Команда записи может быть изменена сортировкой на долгий срок или временно изменяться индексацией. Последнее позволяет создавать многочисленные индексы внутри одного файла, предоставляя большую гибкость.
Запрос – это требование каких – либо данных в базе данных. Простой запрос касается идентификации поля и поиска всех записей с соответствующим именем файла. При запросе индексированного файла выдается организованный лист данных.
Язык структурированных запросов - стандартизированный язык для запросов, который основывается на серии выражений, определяющих критерии для поиска данных. Когда обнаруживаются данные, генератор отчетов может использоваться для контроля отображения информации на экране и бумаги.
Шесть главных типов баз данных – это реляционный, одноуровневый, гиперкарта, иерархический, сетевой и свободная форма. Реляционные базы данных организуют информацию в реляционные таблицы и позволяют пользователям управлять или контролировать более чем один файл одновременно. Одноуровневые базы данных (файловые менеджеры) работают с единичными файловыми приложениями. Гиперкарта комбинирует текст и графику для вывода индивидуальных экранов, называемых шнурами. Иерархические базы данных организуют данные в генеалогическую древовидную схему, с широчайшей группой на родительском (корневом) уровне, специфические подгруппы появляются как их дети (поддерекрории). Сетевые базы данных схожи с иерархическими базами данных, только у каждой группы более чем один родитель. Свободные базы данных позволяют вводить большие объемы текста без специфических типов данных или размера. Данные неструктурированны и доступны через ключевые слова. Энциклопедические базы данных являются частью этой группы.