Факторы эффективности организационных систем предприятия

Можно выделить три группы взаимообусловленных факторов эффективности:

- общесистемные факторы, определяющие предпосылки эффективного функционирования организации, к числу которых относятся степень реализации принципов деятельности организации, организационная культура, обоснованность системы отбора и оценки организационных решений, наличие организационного механизма, осуществляющего координацию и обеспечивающего взаимосвязь частичных процессов;

- внешние факторы ограничения деятельности организации производства, обусловленные закономерностью коммуникативности систем, основным из которых является требования внешней среды, ограничения инвестиционных ресурсов;

- факторы управления развитием организации - наличие программы развития организации производства, обеспеченность организационными ресурсами.

По значимости и силе влияния отдельных факторов в их числе можно выделить такие, которые оказывают наиболее существенное воздействие на эффективность системы организации. Эти факторы можно назвать критическими. Эффективность деятельности организации в основном определяется именно критическими факторами, тогда как промежуточные факторы лишь немного изменяют ее параметры.

Приведем характеристику основных критических факторов.

а) Принципы деятельности организации являются основой построения практической работы предприятия. Их реализация позволяет повысить эффективность за счет согласования и упорядочения связей, основных элементов и процессов производства, а также связей организации с внешней средой.

б) Организационная культура является фактором, позволяющим организации опосредованно воздействовать на эффективность принимаемых решений. Существует тесная взаимозависимость между культурой организации и успехом предпринимательской деятельности. Все преуспевающие предприятия, наряду с четким представлением о стратегии своего развития, гибкой организационной структурой и высококвалифицированными сотрудниками, владеют сильной культурой и особым стилем, которые вместе способствуют достижению высокой эффективности организации. При возникновении проблем на предприятиях с развитой культурой организации ее сотрудники способны оперативно принимать нужные организационные решения, поскольку основополагающие ценности организации определены, понятны и воспринимаются всеми работниками.

в) Наличие организационного механизма, осуществляющего координацию и обеспечивающего взаимосвязь частичных процессов. Организационный механизм характеризует субъекты производства и отношения, которые устанавливаются и поддерживаются между ними в процессе производства, а также формы проявления этих отношений, систему организационных норм и процедур. Наличие организационного механизма позволяет осуществлять целенаправленную работу по упорядочению связей и повышению степени согласованности процессов и работ. Если с изменением требований окружающей среды число и характер взаимосвязей элементов меняются при условии сохранения или повышения организованности, то можно говорить о высокой эффективности функционирования организации. Привести же организационные отношения в определенный порядок и обеспечить согласованную работу отдельных звеньев в меняющихся условиях можно, лишь располагая хорошо отлаженным механизмом координации.

г) Требования внешней среды характеризуют общественные потребности, конкретизированные в свойствах и объемах производства продукции, сроках ее поставки, а также ограничения, связанные с воздействием на окружающую среду и возможностями материального производства. Данные требования необходимо учитывать при формировании организационных целей и выборе путей их достижения. Если этого не происходит, организация теряет «общественную» направленность и выступает как закрытая система, реализующая свои собственные цели.

д) Ограничения инвестиционных ресурсов как фактор эффективности деятельности организации определяют возможность достижения конечного результата, адекватного поставленным целям, с использованием имеющихся финансовых возможностей. В этом случае, если организационные проекты, концепции не имеют необходимо финансовой поддержки, вероятность их практической реализации и получения эффекта (а это определяющее условие эффективности) незначительны.

е) Обеспеченность организационными ресурсами. Ресурсы организации дают представление о средствах организационной деятельности. В состав этих средств входят работники, а также используемые в практической деятельности информация, технические средства, инвестиции. Та часть организационных ресурсов, которая задействуется в процессе организации, образует совокупные затраты или расходы на организационную деятельность. Высокая эффективность функционирования организации возможна при наличии необходимых ресурсов и снижения затрат на получение требуемых результатов.

ж) Программа развития организации выполняет функции планирования, контроля и регулирования ее деятельности. От того, насколько совершенны методы планирования и управления процессом развития организации, обоснованы направления организационной деятельности и четко сформулированы цели развития, во многом зависит решение проблемы повышения организационной эффективности. [12, с.84]

Оценка эффективности является важным элементом разработки проектных и плановых решений, позволяющим определить уровень прогрессивности действующей структуры, разрабатываемых проектов ли плановых мероприятий, и проводится с целью выбора наиболее рационального варианта структуры или способа её совершенствования.

А также еще один набор факторов эффективности организационных систем, выделенных Д.Скотт Синком в 1989 г можно увидеть на рис. 1.2.1.

Рис.1.2.1. - Факторы эффективности функционирования организационной системы предприятия.

Действенность - степень достижения фирмой поставленных перед ней целей. Для оценки обычно используются следующие показатели:

- Своевременность;

- Количество;

- Качество.

Для измерения действенности сравнивают то, что намеревались сделать с тем, что фактически достигли (ресурсы обычно не учитываются, так как они не фигурируют в качестве цели).

Экономичность - показатель, характеризующий результативность организационной системы в отношении затрат. Определятся отношением ресурсов, подлежащих потреблению к ресурсам фактически потребленным, т.е. отношение нормативных и фактических ресурсов, используемых на

управление в фирме.

Практически, задача определения меры экономичности сводиться к наиболее полному поэтапному учету затрат на управление. Так должны быть учтены капитальные единовременные и эксплуатационные (текущие) затраты, неизбежные накладные расходы. Одновременно следует учесть затраты на разработку системы управления, включая экспериментальные расходы на ее внедрение и эксплуатацию, на возможную коррекцию и последующий демонтаж. Только такой всеохватывающий учет позволит оценить действительную экономичность системы управления.

Качество - степень соответствия фирмы требованиям необходимым для производства товара, подлежащего использованию.

Оценка качества связана с понятием качественных признаков или конкретных свойств, которые закладываются при конструировании, создании изделия и подтверждаются при испытаниях и эксплуатации.

Качественными признаками продукта/услуги являются следующие условия:

1. Произведен ли и доставлен продукт так как требовалось?

2. Удовлетворен ли покупатель продуктом?

3. Будет ли продукт выполнять то, для чего он предназначен?

Производительность - это соотношение количества продукции фирмы и количества затрат на выпуск соответствующей продукции.

Качество трудовой жизни - реакция людей на условия труда и психологический климат в фирме.

Оцениваются такие характеристики фирмы, которые способны повлиять на производительность труда, "текучесть" кадров, простои и т.д. Организационное управление ставит перед собой задачу обеспечить "удовлетворенность" работников, создать чувство безопасности, уверенности.[9, с.20]

Критерием эффективности при сравнении различных вариантов организационной структуры служит возможность наиболее полного и устойчивого достижения конечных целей системы управления при относительно меньших затратах на её функционирование.

Анализ научных разработок показывает, что авторы постоянно пытались найти критерий оценки эффективности.[2, с.56]

В 1954 г. Питер Друккер охарактеризовал 7 ключевых факторов: удовлетворение спроса со стороны потребителя, социальная ответственность, результативность работников, эффективность руководства, внутренняя производительность, настроение персонала, подготовка руководителей, операционная смета, нововведения.

В 1986 г. Питерс и Уотермен в книге "В поисках эффективного управления" выявили 8 факторов: верность своему делу (изучение особенностей продукции), ориентация на действие, лицом к потребителю, связь с жизнью, ценностное руководство (традицию близости к производству), простота формы, скромный штат управления, производительность каждого человека (отношение к человеку как к источнику качества и производительности), свобода и жесткость одновременно (в организационной структуре сочетают централизованную и децентрализованную жесткость в отношении важных вещей, лояльность в остальном), самостоятельность и предприимчивость.[9, с. 21]