ПОНЯТИЕ И НЕОБХОДИМОСТЬ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ. КЛАССИФИКАЦИЯ ИНФОРМАЦИИ

Одна из важнейших подсистем системы управления затратами, качество которой выступает определяющим фактором обоснованности принимаемого решения и эффективности функционирования хозяй­ствующего субъекта, — подсистема информационного обеспечения, основное предназначение которой состоит в подготовке оперативной и точной информации о затратах.

Все источники информации о них подразделяются на учетные и внеучетные источники.

Учетные источники:

· бухгалтерский учет и отчетность. В них наиболее полно от­ражаются и обобщаются хозяйственные средства и операции с целью контроля за выполнением планов. Методами сплош­ного и непрерывного наблюдения, строгого документирования, систематизации на счетах, группировки в балансе и других отчетных таблицах достигается объективная количественная характеристика многообразных хозяйственных операций, обобщенная характеристика всей совокупности средств по составу и размещению, источникам образования и целевому назначению;

· статистический учет и отчетность. Они отражают совокупность массовых явлений и процессов, характеризуют их с количе­ственной стороны (в увязке с качественной стороной), позволя­ют выявить определенные экономические закономерности, служат важным источником информации;

· оперативный учет и отчетность. Применяемые на отдельных участках хозяйственной деятельности предприятия, они обес­печивают более быстрое по сравнению со статистикой и бухгал­терией получение нужной информации, которая неоценима для текущего управления затратами;

· выборочные учетные данные. Они помогают углубить и детализировать показатели отчетности. В связи с тем что за последние годы отчетность значительно сокращена, получили широкое распространение эпизодические выборки, наблюдения, углуб­ленные проверки.

Отчетность в системе управления затратами рассматривается как инструмент передачи учетной информации пользователям для целей принятия управленческих решений, контроля, руководства и управления. В основу ее формируемых показателей должны быть положены не только регулярно исчисляемые стоимостные значения затрат и себестоимости, но и показатели объема производимой и реали­зуемой продукции, выполненных работ и оказанных услуг отдельными подразделениями предприятия — центрами ответственности, а также показатели их финансовой деятельности.

Такая информация дает полную картину функционирования экономически обособленного в рамках предприятия объекта, что обес­печивает управление затратами через систему учета, контроля, анализа, планирования и прогнозирования. При этом все эти системы обеспечи­вают дополнительные возможности всей системе управления затратами на предприятии, придают ей новые, только ей присущие качественные характеристики.

Для повышения оперативности и аналитичности отчетной инфор­мации система управления затратами на предприятии, с технологиче­ской точки зрения, должна представлять собой процесс непрерывного агрегирования различных показателей. При этом уровень агрегирования информации должен определяться степенью ее аналитичности.

К внеучетным источникам информации относятся материалы внутриведомственной и вневедомственной ревизии, внешнего и внут­реннего аудита, проверок налоговой службы, постоянно действующих производственных совещаний, собраний трудовых коллективов, мате­риалы печати, объяснительные и докладные записки, материалы, по­лучаемые в результате личных контактов с исполнителями.

Классификация информации. В интересах повышения эффектив­ности работы с экономической информацией разработаны подходы к ее классификации. В частности, в управленческом учете используется следующая классификация информации:

· по направленности (внутренняя, внешняя);

· повторяемости (текущая, случайная);

· объектам (предприятие, отделы, продукты);

· времени (за период, на дату).

В процессе управления затратами возможно использование как неколичественной (результаты социологических опросов и т.п.), так и количественной информации, которая в свою очередь делится на учетную и внеучетную.

Для принятия оперативных управленческих решений может при­меняться полная и неполная информация об объекте исследования. Неполная информация, которая подвергается быстрой обработке, в ряде случаев оказывается достаточной.

В интересах информационного обеспечения процесса управления затратами информация должна обладать рядом характеристик и соответ­ствовать общепринятым требованиям, соответствие которым повышает эффективность работы лица, принимающего решение. К информации управленческого учета предъявляются следующие требования:

· адресность (она должна предоставляться конкретным адресатам в соответствии с уровнем их подготовленности и иерархии);

· оперативность (она должна предоставляться в сроки, дающие возможность сориентироваться и вовремя принять эффектив­ные хозяйственные решения);

· достаточность (она должна предоставляться в достаточном объеме для принятия на соответствующем уровне управленче­ского решения);

· аналитичность (используемая для внутренних управленче­ских целей информация должна содержать данные текущего экспресс-анализа или предполагать возможность проведения последующего анализа с наименьшими затратами времени);

· гибкость и инициативность (конкретный блок информации должен отвечать вышеназванным принципам и обеспечивать всю полноту информационных интересов в связи с изменени­ями в факторах производства);,

· полезность (она должна привлекать внимание управляющих к сферам потенциального риска и объективно оценивать работу менеджеров предприятия);

· достаточная экономичность (затраты по подготовке информа­ции не должны превышать экономического эффекта от ее ис­пользования).

Как правило, информация управленческого учета носит конфиденциальный характер и требует защиты.