Под системой в общем смысле принято понимать совокупность взаимосвязанных (взаимовлияющих, взаимодействующих) элементов (частей), формирующую целостное образование. Очевидно, что определения организации и системы близки по своему смысловому содержанию. Однако понятие «организация» все-таки шире понятия «система», поскольку система – это некое статическое упорядоченное состояние целого, а организация – это и состояние порядка, и процессы по упорядочению[6].
Свойства организации схожи со свойствами систем. Рассмотрим системные признаки, свойства организаций:
1. Компонентность – наличие множества составляющих элементов (компонентов).
2. Структурность – наличие, совокупность связей и отношений между частями целого.
3. Целостность – целое состоит из определенного количества элементов. Все элементы целого прямо или косвенно взаимодействуют через систему связей, поэтому если в одном элементе что-либо изменяется, то это влечет за собой изменение во всех других элементах и в самом целом.
4. Функциональность – целое ориентировано на выполнение какой-либо функции или совокупности функций, каждая организация, система функционирует, действует, для чего-то предназначена.
5. Эмерджентность - эмерджентностью называется наличие качественно новых свойств целого, отсутствующих у его составных частей. Это означает, что свойства целого не являются простой суммой свойств составляющих его элементов, хотя и зависят от них. При этом объединяемые в целое элементы могут терять свойства, присущие им вне организации, или приобретать новые.
6. Устойчивость (адаптивность, гомеостазис) – организация всегда стремится восстанавливать свое равновесие, нарушаемое влиянием внешних факторов[7].
Любая система состоит из двух составляющих:
1) внешнего окружения, включающего вход и выход системы, а также связь с внешней средой и обратную связь;
2) внутренней структуры как совокупности взаимосвязанных компонентов, обеспечивающих процесс воздействия субъекта управления на объект, а также переработку входа системы в ее выход и достижение целей системы[4].
1. Миссия и стратегия. Миссия – наиболее общая цель организации, раскрывающая предназначение организации, смысл её существования, принципиальные отличия от других, ей подобных. Миссия обозначает масштаб деятельности организации, вид выпускаемой продукции, тип рынка и основную технологическую систему производства. Миссия определяется для организации в целом, может также формулироваться и для ключевых подразделений. В интересах выполнения миссии организация разрабатывает стратегию.
Под стратегией понимается определение перспективного направления деятельности организации. Это общая концепция того, как достигаются цели организации, решаются стоящие перед ней проблемы и распределяются необходимые для этого ограниченные ресурсы. Это совокупность главных целей организации и способов их достижения. Стратегия планируется на длительный период и должна пересматриваться и корректироваться с учетом изменения факторов внутренней и внешней среды.
2. Цели и задачи. Цель это тот желаемый результат, который хочет получить организация, выполняя определенную деятельность. Цели организации, как правило, включают в себя миссию (генеральную цель), общие и специфические цели. Цель должна быть конкретной, достижимой, измеримой, определенной во времени и согласованной с другими целями.
Цели конкретизируются в задачах и адресуются структурным подразделениям, а в них конкретным людям, сообразно их функционалу. Задача – это конкретная, предписанная работа, серия работ или часть работы, которая должна быть выполнена исполнителем заранее установленным способом в установленный срок.
3. Структура организации. Любая организация определенным образом построена, в ней есть организационная структура. Структура организации - это ее внутреннее строение, характеризующее состав подразделений, подчиненность и взаимодействие. В структуре организации существуют несколько уровней. На каждом уровне располагаются определенное количество звеньев, а связи между уровнями показывают, как осуществляются кооперация и взаимодействие.
Основная функция структуры заключается в закреплении горизонтального и вертикального разделения труда, поэтому структура – это упорядоченная совокупность взаимосвязанных элементов организации, закрепляющее горизонтальное и вертикальное разделение труда.
Разделение труда – качественное разграничение и обособление различных его видов, закрепляемых за теми субъектами, которые их могут выполнить наиболее успешно. Оно служит основой дальнейшей специализации деятельности.
Горизонтальное разделение труда касается тех его разновидностей, которые организация осуществляет в соответствии со своей миссией, предназначением, разделяет всю работу на составляющие её компоненты и является основой специализации работ.
Вертикальное разделение труда осуществляется между руководителями и исполнителями, между руководителями различных уровней. То есть оно образует иерархию, подчиненность одних звеньев организации другим.
4. Технология и технологическая оснащенность. Технология – это способ осуществления процесса преобразования исходного сырья в конечные продукты или услуги; стандартный способ соединения отдельных видов работ с целью достижения заданного результата.
Технология зависит от типа производства, применяемого организацией. При единичном производстве в технологическом цикле большую часть составляют неповторяющиеся операции. В серийном производстве происходит выпуск партий товаров через определенные промежутки времени. Здесь уже появляются однородные повторяющиеся операции. При массовом производстве происходит выпуск большого количества изделий в течение достаточно длительного периода. Для этого типа производства характерно наличие однородных повторяющихся операций, а, следовательно, и автоматизация таких операций.
5. Персонал. Цели организации достигаются через участников, людей, задачи выполняются людьми. Ни одна технология не будет полезной без сотрудничества людей. Человеческая составляющая организации – это основная её составляющая. Люди, персонал – это центральный фактор управления организацией, потому что все в организации делается людьми и через людей. Управление персоналом – очень сложная сфера, поскольку потребности, цели человека и организации далеко не всегда совпадают. Организация должна стремиться к тому, чтобы удовлетворение потребностей человека шло через реализацию её целей.
6. Финансы предприятия. В процессе хозяйственной деятельности образуются финансы предприятий. Они связаны с созданием собственных и заемных средств, формированием основного и оборотного капитала. Без обеспечения денежными средствами деятельность предприятия невозможна, поэтому любая организация должна иметь источники для финансирования всех затрат, связанных с производством, и планировать движение денежных потоков в рамках управления денежными ресурсами с целью получения прибыли.
7. Информационная система. Информационная система организации представляет собой совокупность информационных процессов для удовлетворения потребности в информации разных уровней принятия решений. Она состоит из собственно информации, компонентов её обработки, внутренних и внешних каналов её передачи, используемых информационных технологий. Базы данных, интернет-сети, системы автоматизированного управления ресурсами – вот основа современной информационной системы организации.
8. Бизнес-процессы. Они представляют собой систему последовательных, целенаправленных и регламентированных видов деятельности, в которой посредством управляющего воздействия и с помощью ресурсов входы процесса преобразуются в выходы, в результаты процесса, представляющие ценность для потребителя. То есть, другими словами бизнес-процесс – это комплекс взаимосвязанных действий, мероприятий или задач, направленных на создание необходимого продукта или услуги для потребителя.
9. Организационная культура. Каждая организация обладает своей культурой. Культура представляет собой систему понятий, ценностей, норм, традиций, символов, принимаемых и разделяемых сотрудниками организации, которая во многом определяет отношения в коллективе и поведение людей.
10. Стиль управления – это привычная манера поведения руководящего состава организации, предпочитаемые способы, методы руководства, которые во многом определяют и отношения между сотрудниками, и эффективность производственного процесса[5].
Отдельные исследователи (М. Мескон, М. Альберт, Ф Хедоури) называют составляющие внутренней среды организации внутренними переменными, подчеркивая тем самым их взаимосвязь. Изменение в одной из них в определенной степени влияет на все остальные. Совершенствование одной из переменной, например, такой, как технология, не обязательно может вести к повышению производительности, если люди не готовы работать в этих новых условиях[6].
Любая организация развивается на основе взаимодействия с внешней средой и её основные компоненты (элементы, процессы) невозможно рассматривать вне среды, в которой она действует.
Внешняя среда в целом характеризуется:
во-первых, сложностью. Её обусловливают число и многообразие элементов и связей между ними, на которые организация должна реагировать;
во-вторых, динамизмом, подвижностью, скоростью изменений. Успех деятельности организации зависит от динамики внешней среды;
в-третьих, неопределённостью, поэтому организации бывает очень трудно прогнозировать возможные её изменения, предсказать события;
в-четвертых, ресурсными возможностями, их нужно знать и вполной мере использовать.
Внешняя среда представляет собой сумму находящихся за пределами организации факторов, оказывающих заметное влияние, воздействие на выполнение ею своих функций.
Внешняя среда организации иначе называется окружением. Сегодня принято выделять два его уровня:
Микроокружение (деловое окружение) с которым организация непосредственно контактирует, взаимодействует. Деловое окружение формирует факторы прямого воздействия, непосредственно влияющие на деятельность организации. Это поставщики ресурсов, покупатели, партнеры, конкуренты, органы государственной власти и управления, банки, страховые общества.
Макроокружение (фоновое окружение), которое формирует факторы косвенного воздействия, создаёт общие условия жизнедеятельности организаций. Его образуют политические, экономические, технологические, правовые, социокультурные, демографические, природные, экологические и другие факторы. Факторы косвенного воздействия оказывают опосредованное воздействие на организацию через изменение факторов прямого воздействия[7].
Важнейшие характеристики систем управления – ее структура. Поскольку процесс управления информационный, то объект управления представлен в системе управления информационными связями с органом управления и окружающей средой. Можно предложить следующее определение: организационная структура системы управления – это целостная совокупность соединенных между собой информационными связями элементов объекта и органа управления. Организационная структура управления отражает строение системы управления, содержанием которой являются функции управления.
Работа организации опирается на три функциональные области управления: планирование деятельности организации, техническое проектирование и производственные планирование и контроль. Сама организация выполняет четвертую функцию: физическое производство. Эти четыре функции перекрываются и обеспечение их интеграции путем адекватного обмена информационным продуктом может рассматриваться как пятая функция.
Современные информационные технологии для управления организацией позволяют автоматизировать важнейшие управленческие процессы в организации – от финансов, производства и сбыта продукцией до управления персоналом и объединить их в единую сеть. При этом система управления способна четко реагировать на изменение внутренней и внешней среды организации[8].
Логическая структура организации, интегрированная на базе информационных технологий.
Остановимся кратко на внутренней и внешней среде организации. Целостность организации и ее открытость как системы обуславливают четкое разделение внутренней и внешней среды, зависимость организации от внешних факторов, взаимодействие внутренней и внешней среды, различную степень воздействия параметров внутренней и внешней среды и управления ими. Внутреннюю среду организации представляют все рассмотренные выше ее составляющие элементы, связи и отношения между ними по поводу производства продукции (услуг) и управления.
Управляемость кроме того зависит и от технологии. Технология есть любое средство (регламент, алгоритм, механизм), с помощью которого входящие в производство или орган управления элементы преобразуются в выходящие.
Цели, относя к переменным факторам внутренней среды, характеризуют конкретные конечные состояния организации. Доведение до исполнителей целей, средств их достижения и причин, затрудняющих достижение. Представляют собой важное средство координации работ и элементов организации. Это тоже элемент управленческого принципа повышения информированности работников и привлечение их к управлению.
Важнейшая часть и внутренней и внешней среды организации, инфраструктура. т.е. комплекс элементов и связей, обеспечивающих условия жизнедеятельности коллектива организации и обслуживающих основные процессы производства и управления. К инфраструктуре можно отнести коммуникации и организационную культуру, в составе которых огромная роль отводится людям, их знаниям, способностям и искусству взаимодействия[9].
Коммуникации как связующие звенья в информационных процессах управления являются необходимым условием самого управления. Коммуникации – это и пути сообщения (воздушный, водный) и формы передачи сообщений (устные, письменные) и каналы связи (телефон, радио и другие).
Но главное в коммуникационном процессе не просто обмен информацией между двумя и более людьми, а обмен смыслом, содержанием информации. Препятствий и помех для правильной передачи смысла сообщений достаточно много и в каналах и в среде. Даже при личном общении существуют барьеры для ясной коммуникации (различие в восприятии, внимании и другие факторы). Поэтому очень значительна роль человека в коммуникационных процессах управления. Качество коммуникационных процессов и в целом производственных и управленческих процессов во многом зависит от организационной культуры организации.
Организационная культура представляет собой систему норм и ценностей, которыми отличаются работники и в целом данная организация. Система норм и ценностей отдельного человека находится в сложной зависимости от его индивидуальности и личности (характер, взгляды, способности, образование другие) и от установок и ценностей в организации, зависящих также от многих факторов, включая в первую очередь руководителей организации. Все эти элементы в комплексе определяют поведение работников и успешность деятельности организации[10].
Важный элемент культуры – это ценности, то есть общие убеждения по поводу того, что хорошо, что плохо или безразлично в жизни. Ценности приобретаются при воспитании, образовании, социальных контактах, и т.п.
Организационная культура помогает решать задачи:
Координации, осуществляемой с помощью установленных процедур и правил поведения;
Мотивации, реализуемой путем разъяснения сотрудникам смысла выполняемой работы;
Профилирования, позволяющего обрести характерное отличие организации от других организаций;
Привлечение кадров путем пропаганды в среде претендентов на рабочие вакансии преимуществ своей организации.