Современные системы автоматизации в отечественном и зарубежном опыте

Содержание

Введение.......................................................................................................... 3

1. Современные системы автоматизации в отечественном и зарубежном опыте 5

2. Организация АРМ бухгалтера................................................................. 10

3. Выбор информационных технологий и программ................................. 14

4. Разработка мероприятий по переходу на автоматизированную систему учета........................................................................................................................ 17

Заключение.................................................................................................... 26

Список литературы....................................................................................... 27

Введение

Современный мировой рынок предоставляет большие возможности как для потребителей, так и для производителей бесконечного многооб­разия товаров и услуг. Одним из его наиболее динамичных и перспек­тивных секторов является рынок персональных компьютеров и про­граммного обеспечения. В частности, наличие огромного числа предпри­ятий в Восточной Европе и странах СНГ, перешедших на рыночные от­ношения, открывает колоссальные возможности для поставщиков компь­ютерной техники, программ и профессионалов, готовых обеспечить вне­дрение и поддержку компьютеризированного бухгалтерского учета.

Внедрение новых технологий, постоянный поиск новых путей и адаптирование эффективных методов производства и управления — залог ус­пешного предпринимательства. Компьютеризированный бухгалтерский учет относится к одному из таких методов. Его называют наиболее уни­версальным инструментом ведения современного бизнеса; некоторые считают его спасательным кругом для бухгалтерии.

Несмотря на все преимущества полностью компьютеризированной бухгалтерской системы, 90% вновь создаваемых организаций начинает бизнес, ведя бухгалтерский учет вручную, и только 10% принимается за дело с полностью автоматизированной системой учета.

Кроме того, более 50% пакетов бухгалтерских программ, купленных американскими компаниями в 90-х годах прошлого века, было установлено не вполне успешно или после небольшого срока перестало использоваться.

Существует ряд причин такого положения:

во-первых, хорошая интегрированная, сложная система бухгалтерско­го учета представляет более высокие требования к скорости обработ­ки и к памяти компьютера, что не обеспечивалось оборудованием, которое было доступно на рынке в течение первой половины десяти­летней жизни промышленности персональных компьютеров (ПК);

во-вторых, многие менеджеры, впервые столкнувшись со сложной компьютерной системой, плохо представляли себе, как внедрять такую систему. Некоторые пытались сделать это самостоятельно, не обладая достаточными знаниями основных компонентов системы (компьюте­ров, бухгалтерского учета, менеджмента). В то время как успешное внедрение системы предполагает хорошее знание всех указанных со­ставляющих, представляющих собой фундамент бухгалтерского дела.

Современные системы автоматизации в отечественном и зарубежном опыте

В основу современных пакетов компьютеризации бухгалтерского дела положены следующие системы:

- интегрированная система — система, которая осуществляет централи­зованный сбор и распределение данных между различными подсисте­мами, такими как расчет заработной платы, счета к получению, счета к оплате, ведение инвентарной стоимости и Главной книги, стои­мость работ и т. д.;

- система реального времени — обеспечивает автоматическое обновление данных во всей системе при изменении данных в одной из подсистем;

- сателлитная система — позволяет работать как с рабочих мест пред­приятия, так и с рабочего места бухгалтера из компании, обслужи­вающей данное предприятие.

Причина, по которой компании внедряют интегрированные системы ре­ального времени, заключается в том, что они обеспечивают наилучший еже­дневный контроль потока денежной массы и помогают осуществлять еже­дневную корректировку деятельности, отвечая на пять основных вопросов:

- Контролируете ли вы поток денежной* массы?

- Достаточна ли цена на вашу продукцию?

- Не слишком ли велики расходы?

- Правильно ли вы расходуете свои ресурсы?

- Получаете ли вы своевременное предупреждение о возникающей про­блеме?

Западные бухгалтеры, используя компьютеризированные технологии, в состоянии создать свой бизнес, помогая клиентам пройти через различ­ные стадии автоматизации.

Новая технология внедряется прежде всего в наиболее рутинные про­цессы бухгалтерской деятельности. Клиент дает определенное задание, такое как подготовка регулярных отчетов по различным аспектам дея­тельности своей компании, например учет кадров, начисление налогов и т. п. Такого рода работа может быть основным сервисом, но не самым прибыльным. Задолго до появления компьютерных методов бухгалтеры делали то же самое, но только, обрабатывая информацию вручную либо посылая данные в специальные расчетные бюро. В настоящее время компьютеры имеются почти во всех фирмах, занимающихся бухгалтер­ским учетом. Благодаря им примитивная работа по обработке заданий клиентов становится более прибыльной. Только после того как бухгалтер полностью автоматизирует свой бизнес, он может расширять его, помогая своим клиентам пройти через че­тыре ступени автоматизации их учетных систем.

Первое, с чего западный специалист по бухгалтерскому учету реко­мендует начать, — ввести в документооборот таблицу типа пустографки, состоящей примерно из 70 колонок для основных категорий расходов. Эта система ручной обработки. По мере заполнения таблицы колонки вручную табулируются, образуя расходную часть финансового отчета.

Второй шагопять-таки связан с использованием пустографки, но с двумя дополнениями:

- во-первых, в конце каждого месяца бухгалтер получает от владельца компании предыдущие таблицы, так что теперь он может подготовить месячный финансовый отчет;

- во-вторых, бухгалтер рекомендует владельцу начать использовать ав­томатизированную систему начисления заработной платы и налогов и подготовки отчетов для государственных финансовых органов.

Третий шагзаключается в том, что клиенту предлагают внедрить у се­бя компьютерную систему, но пока только для ввода данных.Бухгалтер из обслуживающей компании использует в своем офисе ту же систему и, связываясь через модем с компьютером клиента, корректирует ошибки в данных, делая соответствующие записи в журнале; затем подготавливает финансовый отчет, используя соответствующие функции, встроенные в программное обеспечение.

Четвертый шагсвязан со случаем, когда клиент нанимает бухгалтера, для того чтобы тот помог выбрать, купить и установить систему бухгал­терского учета для бизнеса клиента. В этом случае бухгалтер обычно предъявляет одноразовый счет, включая в него все виды услуг, стоимость оборудования и программного обеспечения. Наряду с этим отдельная плата может браться ежемесячно за то, что бухгалтер с некоторой перио­дичностью проводит проверку работы системы и контролирует правиль­ность информации, введенной в систему, а также изучает и анализирует месячные отчеты. Такой тип работы хорошо оплачивается клиентом и является для бухгалтера весьма прибыльным.

В настоящее время рынок программных продуктов предлагает широ­кий перечень прикладных программ для автоматизации бухгалтерского дела. В последние годы создаются разнообразные фирмы, предлагающие разработки в данном направлении. В связи с этим возникают проблемы сертификации программ бухгалтерского учета на соответствие их системе общепризнанных требований.Для целей отбора наиболее удачных разра­боток проводятся конкурсы программ автоматизации бухгалтерского уче­та и аудита. Чаще всего разработки по автоматизации бухгалтерского де­ла ведутся по трем направлениям:

- комплексная автоматизация бухгалтерского учета для малого бизнеса;

- комплексная автоматизация крупных организаций;

- автоматизация отдельных участков учета.

Программные продукты, реализующие первое популярны. Они обязательно обеспечивают:

- ведение Книги учета хозяйственных операций и Главной книги;

- составление баланса;

- заполнение первичных бухгалтерских документов;

- формирование различных вторичных документов.

Эти программы предназначены для непрофессионального пользовате­ля и не требуют специального сопровождения.

Программные системы второго классапредставляют собой функцио­нально завершенное программное обеспечение автоматизированного ра­бочего места (АРМа) по бухгалтерскому учету с многоуровневым анали­тическим учетом. В условиях крупной организации возникает необходи­мость в сетевых версиях программных комплексов по автоматизации бух­галтерского учета, которые обеспечивали бы одновременную работу раз­личных специалистов с единой базой бухгалтерских данных. В настоящее время в России это направление еще не нашло своего воплощения в ре­альных программных продуктах.

Очень широко представлены на рынке программы, обеспечивающие oвтоматизацию отдельных, участков учета - "Склад", "Зарплата", "Банк", "Учет основных средств" и т. д. Они не решают проблем комплексной автоматиза­ции бухгалтерского учета предприятия, но облегчают труд бухгалтеров.

В последнее время появились разработки нового класса, обеспечи­вающие анализ хозяйственной деятельности и автоматизацию аудитор­ской деятельности.Это направление имеет большие перспективы. Боль­шой интерес к нему проявляют банки, инвестиционные фонды, страхо­вые компании.

Очень интересным является такое направление, как информационные справочные системы по бухгалтерскому учету, аудиту, налогообложению.

В настоящее время перспективными являются разработки бухгалтер­ских комплексов, функционирующих в среде Windows, а также исполь­зующих распределенные базы данных и распределенные системы обра­ботки. Из известных реляционных систем управления базами данных (СУБД) на отечественном рынке программных продуктов наибольшей популярностью пользуются такие как FoxBASE и FoxPro (фирма Fox Software), Clipper (фирма Nantucket), Paradox (фирма Borland).

К числу самых распространенных СУБД относится семейство dBase (dBase II, dBase III, dBase IV, dBase V). Такие характеристики этих паке­тов, как способ организации информации и доступа к ней, а также встроенный язык программирования, послужили основой для дальней­шего развития других пакетов, например Clipper и FoxBASE. Большого успеха добился пакет Paradox, разработанный фирмой ANSA, а сейчас выпускаемый фирмой Borland. Этот продукт отличается очень "легким" интерфейсом и занимает лидирующее положение по простоте использо­вания. Paradox - одна из редких программ, которые в одинаковой степе­ни обращены и к начинающим, и к квалифицированным пользователям. Своим успехом Paradox отчасти обязан способу представления задач ра­боты с базами данных. В этом смысле для пользователей-непрофес­сионалов в области программирования Paradox подойдет в наибольшей степени.

Программный пакет Clarion Professional (фирма Clarion software) ори­ентирован как на профессиональных, так и на эпизодических пользова­телей. Он имеет средства для разработки автономных модулей.

Появление большого числа СУБД с различными структурами файлов и языками программирования привело к необходимости определенной стандартизации. Поскольку конечной целью пользователя является вы­борка информации из БД и ее последующий обработка, то усилия по стандартизации сконцентрировались в первую очередь на разработке уни­версального языка запросов.Такими языками для реляционных БД стали SQL или SEQUEL (Structured English Query Language) и QBE (Query by Example). Благодаря популярности и тщательной отработке SQL приоб­рел статус стандарта де-факто. Его описание можно найти в любом серь­езном учебном пособии или инструктивном материале. Комитет по раз­работке стандартов в области баз данных Американского национального института стандартов (ANSI) принял SQL в качестве отправной точки по созданию стандарта реляционного языка.

Большой популярностью среди пользователей-непрофессионалов в области программирования пользуются интегрированные пакеты про­грамм,объединяющие возможности СУБД и электронных таблиц. В ка­честве примера таких пакетов можно упомянуть Open Access и FRAME­WORK. Современная СУБД должна иметь в своем составе, с одной сто­роны, мощные диалоговые инструменты (например генератор отчетов, экранная форма и т. п.), а с другой — хорошие средства проектирования программ. К результатам опросов и оценок относительно эффективности различных СУБД следует относиться осторожно, так как никто лучше самого пользователя не представляет специфику задач, которые необхо­димо решить на конкретном рабочем месте, в конкретной компании.