Основная часть времени руководителя приходится на прямой межличностный обмен информацией. Поэтому очевидна значимость повышения эффективности межличностных коммуникаций, анализа возникающих преград.
Различное восприятие информации участниками коммуникационного процесса, например, отправителем и получателем, может быть обусловлено их служебным положением, опытом, ценностями, интересами. Под воздействием этих и других факторов реальная информация может восприниматься полностью или частично, отторгаться, восприниматься в искаженном виде.
Различное восприятие Семантические барьеры Неумение слушать
 |
Преграды
межличностных
коммуникаций
 |  |
Невербальные преграды Плохая обратная связь
Рис. 4. Преграды межличностных коммуникаций
Ослаблению семантических барьеров способствует использование соответствующего языка, отдельных слов и терминов, стиля изложения, доступных получателю информации, исключающих двойственное толкование содержания.
Менеджер - это не только отправитель информации в форме решений. Прежде всего он получатель информации от своих подчиненных. Недостаточно лишь внимательно выслушать их; необходимо поощрять предложения, например, по совершенствованию работы организации.
В невербальной коммуникации используются не слова, а другие средства: выражение лица, жесты, позы, интонация, модуляция голоса, грамотность, четкость, и ясность речи и т.д. Непунктуальность (опоздание или слишком ранний уход) могут существенно снижать эффективность коммуникаций.
Плохая обратная связь или ее отсутствие может привести к искажению информации, ошибочным действиям.
Ошибки восприятия, которые влияют на искажение восприятия людьми друг друга[5]:
1. Стереотипы - твердый отпечаток, шаблон.
2. Гала-эффект или эффект ореолов.
3. Семантический барьер (каждый вкладывает разный смысл в одно и то же понятие).
4. Прошлый опыт, ригидность (свойство психики, обратное пластичности).
5. Механизм сверхупрощения (черное - белое, плохой - хороший).
Основные проблемы в организационных коммуникациях связаны с неэффективной структурой организации. Здесь возможны два полюса.
Первый полюс представлен ситуацией, когда организационная структура чрезмерно растянута. При этом необоснованно возрастает число уровней управления, формируется очень длинная цепь команд. Декомпозиция основных целей организации, их конкретизация для отдельных уровней управления и подразделений организации усложняет коммуникации. Возможно непреднамеренное искажение отчетной информации вследствие ее движения по вертикали. Наличие конфликтов делает весьма вероятным и трудноустранимым преднамеренное искажение информации.
Второй полюс может быть представлен ситуацией, когда организационная структура необоснованно плоская. Нарушение нормы управляемости может привести к информационным перегрузкам, особенно на высшем уровне управления.
Улучшение системы межличностной коммуникаций возможно в следующих направлениях. Руководители всех уровней иерархии должны иметь представление о своих собственных потребностях в информации, а также своих коллег и подчиненных. Руководитель должен уметь оценивать качественную и количественную стороны своих информационных потребностей, а также других потребностей информации в организации и т.д.
Для совершенствования организационных коммуникаций необходимо:
- регулировать информационные потоки на основе точной оценки информационных потребностей (своих и подчиненных);
- совершенствовать систему обратной связи - в частности для сбора, учета и использования предложений персонала;
- использовать управленческую деятельность для более эффективного обмена информацией;
- использовать дополнительные источники информации (выпуск бюллетеней, видеофильмов, газет) с разъяснениями деятельности организации.
Системы обратной связи целесообразно использовать за счет перемещения работников из одного подразделения организации в другое с целью обсуждения определенных вопросов. Пополнение информации за счет обратной связи эффективно производить методом опроса работников.
Системы сбора предложений разработаны с целью облегчения поступления информации наверх. Все работники получают возможность генерировать идеи, касающиеся совершенствования любого аспекта деятельности организации.
Информационные сообщения в виде малотиражных газет, бюллетеней, которые содержат информацию для всех работников. К современным информационным технологиям можно отнести компьютерные сети, с помощью которых организуется электронная почта, конференции пользователей и т.д.
Коммуникативная техника по функциональной направленности делится на три группы:
1) техники поддержки - существует для поддержания контакта с собеседником, получения минимальной информации и четкого представления о его позиции, точки зрения и намерения. К ним относятся: молчание, поддакивание, эмоциональное сопровождение, побуждение, развивающие вопросы;
2) техники уяснения сущности - для уточнения правильности понимания мысли собеседника, фиксации его точки зрения, уточнение интересующих деталей, ведение разговора в нужном нам направлении или наоборот увести от основной линии поведения. К ним относятся: уточняющие вопросы, наводящие вопросы, техника зеркала, техника эхо, техника парафраз.
3) техника регуляции сущности - для коррекции эмоционального компонента взаимодействия, а именно изменение эмоционального состояния собеседника, перевода взаимодействия из эмоционального на содержательный уровень. К ним относятся: объективация своего состояния, объективация состояния партнера, объективация ситуации, эмоциональная идентификация, ролевая идентификация.
Заключение
Коммуникация - это процесс обмена информацией, включающий субъекты коммуникации (отправителя и получателя), способ коммуникации и объект коммуникации (передаваемую информацию).
Коммуникация - это специфическая форма взаимодействия людей в процессе их познавательно-трудовой деятельности, осуществляющееся главным образом при помощи языка (реже при помощи других знаковых систем).
Важным фактором, влияющим на коммуникационный процесс, является организационный аспект, а именно конфигурация коммуникационных сетей.
Сети - это соединение определенным образом участвующих в коммуникационных процессах индивидов или элементов с помощью информационных потоков.
Централизованные информационные потоки (тип «колесо», радиальная). Характеризуется тем, что один из членов группы всегда находится на пересечении всех направлений общения.
Понимание этих типов коммуникационных сетей важно при определении властных полномочий и социальных позиций в группе.
Выбор на практике той или иной сети коммуникаций определяется целями и задачами, стоящими перед группой. Если необходимо совершенствование системы коммуникаций, то целесообразно начать с анализа коммуникационных сетей.
Список использованной литературы
1. Алексеев А.А. Громова Л.A. Поймите меня правильно (как найти свой стиль мышления, обрести взаимопонимание с людьми). - СПб.: Питер, 2003.
2. Гришина Н.В. Давайте договоримся. - СПб.: Питер, 2002.
3. Занковский А.Н. Организационная психология. - М.: Флинта ФМПСИ, 2000.
4. Зверинцев А.Б. Коммуникационный менеджмент. СПб.: Изд-во Буковского, 2005.
5. Карташова Л.В., Никонова Т.В., Соломанидина Т.О. Поведение в организации. - М.: ИНФРА-М, 2009.
6. Кашкин В.Б. Введение в теорию коммуникации. - М.: Проспект, 2008.
7. Крылов А. Н. Менеджмент коммуникаций. Теория и практика. - М.: НИБ, 2007.
8. Крылов А.Н. Основы коммуникационного менеджмента и паблик рилейшнз. - М.: НИБ, 2007.
9. Лэйхифф Д.М., Пенроуз Д.М. Бизнес-коммуникации. - СПб.: Питер, 2001.
10. Любимов А.Ю. Мастерство коммуникаций. - М.: Аспект Пресс, 2007.
11. Орлова Т.М. Коммуникационный менеджмент в управлении экономическими системами. - М.: Изд-во РАГС, 2002.
12. Почепцов Г.Г. Теория и практика коммуникации. - М.: Центр, 2008.
[1] Зверинцев А.Б. Коммуникационный менеджмент. СПб.: Изд-во Буковского, 2005. - С. 12.
[2] Кашкин В.Б. Введение в теорию коммуникации. - М.: Проспект, 2008. - С. 17.
[3] Почепцов Г.Г. Теория и практика коммуникации. - М.: Центр, 2008. - С. 51.
[4] Крылов А. Н. Менеджмент коммуникаций. Теория и практика. - М.: НИБ, 2007. - С. 44.
[5] Крылов А.Н. Основы коммуникационного менеджмента и паблик рилейшнз. - М.: НИБ, 2007. - С. 90.