Поле подстановкипредназначено для упрощения ввода данных.
Поле подстановки позволяет выбрать информацию из другого поля раннее созданной таблицы, что ускоряет процесс ввода и гарантирует правильность написания данных или создать заранее определенный набор данных, вводимых в конкретное поле.
Поле подстановок можно создать, используя Мастера подстановок. Для этого:
1. Открыть таблицу в режиме Конструктора
2. В столбце «Тип данных» поля, где будет сделана подстановка, в раскрывающемся списке выбрать «Мастер подстановок»
3. Мастер создает столбец подстановки, в котором отображается список значений для выбора. Столбец может быть
3.1. из раннее созданной таблицы или запроса (рис.2)
3.2. набор фиксированных значений (рис.3).
В первом случае необходимо выбрать объект, из которого делаем подстановку столбца (таблица или запрос). Во втором случае ввести с клавиатуры набор
данных, элемент только из этого набора сможет присутствовать в новом столбце.
Рисунок 2 Рисунок 3
Связи между таблицами
Связь соединяет таблицы. Используя связь, создаются запросы, получающие данные из двух или большего числа таблиц. Связи объединяют относящиеся друг к другу данные из разных таблиц.
Имеется три типа связей (отношений):
· один-к-одному, при котором каждой записи в таблице сопоставляется ровно одна запись в связанной таблице. Встречается редко, поскольку в таком случае данные обычно хранятся в одной таблице. Однако иногда разумно применять отношение один-к-одному между двумя таблицами; например, в одной таблице вы храните общедоступную информацию о сотрудниках (имя, отдел, начальник), а в связанной таблице, доступ к которой ограничен частную информацию, такую как адрес, телефон и жалованье.
|
|
· один-ко-многим встречается чаще других. При отношении один-ко-многим таблица, находящаяся на стороне отношения «один» называется главной (адресуемой) таблицей. Таблица на стороне отношения «многие» называется внешней (адресующей).
· многие-ко-многим также встречается достаточно часто. Каждая из таблиц может иметь несколько значений в другой таблице.
Основные преимущества систем управления базами данных реализуются при работе не с отдельными таблицами, а с группой взаимосвязанных таблиц. Для создания связей между таблицами применяют специальное окно Схема данных.
Окно Схема данных открывают щелчком на кнопке
на панели инструментов или выполнить команды: Сервис; Схема данных. При этом:
§ Если ранее никаких связей между таблицами базы не было, то при открытии окна Схема данных одновременно открывается окно Добавление таблицы, в котором можно выбрать нужные таблицы для включения в структуру межтабличных связей.
§ Если связи между таблицы уже были заданы, что для введения в схему данных новой таблицы надо: щелкнуть п.к. на схеме данных ‑ Добавить таблицу.
§ Введя в схему данных все необходимые таблицы, установим связь между полями путем перетаскивания имени поля из одной таблицы в другую на соответствующее ему связанное поле.
§ После перетаскивания открывается окно диалога Связи, в котором можно задать свойства образующейся связи.
§ Флажки «Каскадное обновление связанных полей» и «Каскадное удаление связанных записей» обеспечивают одновременное обновление или удаление данных во всех подчиненных таблицах при их изменении в главной таблице.
|
|
§ Включение флажка «Обеспечение целостности данных» позволяет защититься от случаев удаления записей из одной таблицы, при которых связанные с ними данные других таблиц останутся без связи.
Запросы
Запрос получает требуемую информацию из таблицы или из двух и более связанных таблиц. Запрос служит для создания новых таблиц, поля которых выбираются из одной или нескольких таблиц. С помощью запросов также выполняют преобразование данных по заданному алгоритму и простейшие вычисления. Запросы, так же как таблицы, служат основой для форм и отчетов.
Для выполнения операций с запросом в окне базы данных необходимо открыть вкладку «Запросы».
Виды запросов:
1. запрос на выборку
Цель запроса на выборку состоит в создании результирующей таблицы, в которой отображаются только нужные по условию запроса данные из базовых таблиц. В этом запросе можно сгруппировать записи для вычисления сумм и средних значений.
2. Запросы с параметрами
Запрос, при выполнении которого в его диалоговом окне пользователю выдается приглашение ввести данные. Например: две даты. Такие запросы удобно использовать в качестве основы для форм и отчетов за период.
3. Перекрестные запросы.
Отображаются результаты статистических расчетов. Они группируются по двух наборам данных, один из которых расположен в левом столбце таблицы, а другой – в верхней строке. Ячейки на пересечении строк и столбцов также содержат вычисляемые значения.
|
|
4. Запрос на действие(активный запрос)
Вносит множественные изменения за одну операцию. Фактически это запрос на выборку, который выполняет определенные действия над результатом отбора (обновление, удаление, добавление записей и создание таблицы)
Создание нового запроса
Создание запроса к базе начинается с открытия вкладки Запросы диалогового окна База данных. На этой вкладке отображены методы создания запросов:
1. Команда «Создать» - самостоятельное создание нового запроса.
При этом:
· Конструктор - открывает чистый бланк запроса к выбранной таблице;
· Простой запрос - Создает запрос к выбранным полям
· Перекрестный запрос - суммирует данные в табличной форме
· Повторяющиеся записи - обнаруживает повторяющиеся записи в таблице
· Записи без подчиненных - Обнаруживает в таблице записи, у которых нет соответствующей записи в связанной таблице.
2. Создание с помощью «Мастера». Каждый запрос строится Мастером, который запрашивает необходимую информацию для создания запроса.