1. Откройте вкладку Отчеты – Создать – Мастер отчетов.
2. В нижнем поле выберите в качестве источника данных таблицу или запрос – ОК;
3. Двойным щелчком выберите поля для отчета – Далее;
4. Выберите вид макета для отчета – Далее;
5. Выберите стиль оформления – Готово;
Со структурой отчета проще всего ознакомиться, создав какой-либо автоотчет, а затем открыв его в режиме Конструктора.
1. Структура отчета состоит из пяти разделов: заголовка отчета, верхнего колонтитула, области данных, нижнего колонтитула и примечания.
2. Раздел заголовка служит для печати общего заголовка отчета.
3. Раздел верхнего колонтитула можно использовать для печати подзаголовков, если отчет имеет сложную структуру и занимает много страниц. Здесь можно также помещать и колонцифры (номера страниц), если это не сделано в нижнем колонтитуле.
4. В области данных размещают элементы управления, связанные с содержимым полей таблиц базы. В эти элементы управления выдаются данные из таблиц базы. В эти элементы управления выдаются данные из таблиц для печати на принтере.
5. Раздел нижнего колонтитула используют для тех же целей, что и раздел верхнего колонтитула.
6. Раздел примечания используют для размещения дополнительной информации.
Рассмотрим примеры баз данных, построения запросов к ним, создание форм и отчетов.
Пример №1.
База данных состоит из одной таблицы, содержащей данные по группе студентов.
| ФИО | Математика | Информатика | История | Год_рождения | Место_жительства |
| Алешин А.А. | Сухой Лог | ||||
| Артемьев М.И. | недопуск | Камышлов | |||
| Иванов И.И. | недопуск | недопуск | Екатеринбург | ||
| Илюхин А.О. | Первоуральск | ||||
| Мишин А.П | Екатеринбург | ||||
| Петров А.М. | Екатеринбург | ||||
| Сиророва Е.К. | Первоуральск | ||||
| Шитова В.Л. | Сухой Лог |
Таблица 3
Рекомендации по созданию таблицы:
1. создавать в режиме Конструктора
2. Проанализировать данные:
a. столбец «Математика» содержит ограниченный набор элементов. Для ускорения ввода и избежания ошибок ввода этот столбец следует заполнять с использованием Мастера подстановок., дающего возможность выбора из фиксированного набора данных. Аналогично столбцы «Информатика» и «История».
b. столбец «Год_рождения» содержит числа в интервале между 1985 годом и 2000. Воспользуемся свойством поля «Условие на значение». С учетом правил написания операторов выражение в строке свойств «Условие на значение» поля примет вид: Between 1985 And 2000.
c. ввести данные.
Построение запросов.
Запрос 1 «на выборку».
Найти студентов, с годом рождения до 1991 и проживающих не в Сухом Логу.
В режиме Конструктора в строку «Условия отбора» в соответствующие поля вводим два критерия.
Запрос 2.
Просчитать количество студентов по городам проживания.
Для построения запроса используем «Групповые операции»
Запрос 3.
Просчитать количество студентов, имеющих «3» по истории.
Запрос с параметром 4.
Просчитать количество студентов с годом рождения по вводимому временному периоду.
При выполнении этого запроса с клавиатуры потребуется ввести две даты в годах: начало периода и его конец.
Результат выполнения запроса:
Запрос 5 перекрестный.
По вертикали - города, по горизонтали - год рождения, считаем количество студентов. Итоговых значений не надо.
Результат расчета.
Рисунок 8
Запрос 6 с вычисляемым полем.
Найти общее количество отметок «отлично» по истории и математике.
Для нахождения искомого значения нужно построить два дополнительного запроса по аналогии с запросом №3.
В итоговом запросе с помощью построителя записать указанную формулу
Результат расчета
Пример №2.
В состав фирмы входят две продуктовые базы: база_1 и база_2.
На этих базах поступают и хранятся продукты. За качество хранения базы делают наценку на сумму продаж: база_1 – 1% и база_2 – 1,2%.
Наборы продуктов на базах могут быть одинаковые или различаться. По мере продаж продукты поступают вновь.
У фирмы есть клиенты, некоторые из них имеют скидки.
| Клиенты | |||
| Код клиента | ФИО | Скидка клиента | Начало работы |
| Иванов | 0,15 | 01.01.2006 | |
| Петров | 01.05.2007 | ||
| Сидоров | 0,1 | 05.04.2006 |
Таблица «Заказы» содержит поля «продукты», «код клиента» и «база». Содержимое этих полей совпадает с содержимым полей из соответствующих таблиц. Данные в эти поля легче будет вводить, установив связь между этими полями с помощью Мастера подстановок.
Таблицы после анализа данных и их ввода будут иметь вид:
| Базы | |
| базы | наценка |
| база1 | 0,01 |
| база2 | 0,012 |
| Продукты | |||
| название | стоимость | количество_база_1 | количество_база_2 |
| пр1 | |||
| пр2 | |||
| пр3 | |||
| пр4 | |||
| пр5 |
 |
| Заказы | |||||||
| Код | прод | кол-во | время | код клиент | база | выполнение | оплата |
| пр1 | 12.06.2007 | база1 | да | да | |||
| пр2 | 05.06.2007 | база2 | да | да | |||
| пр4 | 10.12.2007 | база1 | нет | да | |||
| пр1 | 15.10.2006 | база2 | да | нет | |||
| пр4 | 16.12.2007 | база1 | нет | нет |
Связи между таблицами
Связи между таблицами отобразится в схеме данных:
Для построения схемы данных выполнить:
1. меню «Сервис»
2. В окно схемы данных добавляем все связываемые таблицы, в данном примере - четыре
3. Рассмотрим связь между таблицами «Продукты» и «Заказы». Ключевым полем в таблице «Продукты» является «Название» продукта. Элементы этого поля содержатся в поле «Продукты» таблицы «Заказы», причем любой продукт может встречаться в поле несколько раз. Для установления связи между этими полями:
a. выделить поле «Название»
b. переместить его на поле «Название» при этом появится связь и её тип «один-ко-многим». Остальные связи строятся аналогично.
4. Если поле «Продукты» таблицы «Заказы» заполнялось с помощью Мастера подстановок, то при открытии схемы данных связь будет существовать. Достаточно добавить её тип.
После построения схемы данных запросы можно строить по содержанию всех связанных таблиц.
Построение запросов
Запрос 1 по таблицам «Клиенты» и «Продукты».
Сформировать список клиентов, оформивших заказ на определенный продукт. Название продукта сделать параметром.
Запрос 2 по таблице «Продукты».
Найти сумму единиц продуктов каждого вида на двух базах
Результат запроса
Запрос 3 по всем таблицам.
Найти стоимость каждого заказа с учетом льгот клиентов и наценки баз.
Использовать построитель для создания формулы.
Запрос 4 по таблицам «Заказы» и «Клиенты».
Сформировать список клиентов, которые получили, но не оплатили заказ.
Запрос 5 по таблице «Клиенты» и запросу 3
Определить, сколько должен оплатить каждый клиент фирме за все свои заказы
Запрос 6 по таблице «Заказы» и «Клиенты»
Найти общее количество заказов каждого клиента
Создание форм
Форма 1 на дополнение списка заказов
Форма 2 главная и подчиненная
Форма должна отображать продукт, код заказа, базу и количество в этом заказе данного продукта. В качестве главной – «Продукты», подчиненная - «Заказы».
Форма 3 кнопочная
Создадим кнопочную форму, содержащую две кнопки. Первая кнопка открывает форму на добавление клиента,
а вторая – предназначена для просмотра отчета.
Кнопочная форма примет вид:
