Подготовка документа включает следующие этапы: создание нового или открытие существующего файла документа, набор, редактирование и форматирование документа, сохранение файла документа и печать.
При создании нового документа Word всегда опирается на шаблон. Если не указать другой шаблон, то в качестве основы используется шаблон Обычный, который хранится в файле NORMAL.DOT. Можно выбрать другой шаблон, из имеющихся в составе Word, или создать свой.
При открытии существующего файла документа его содержимое загружается в основную память и становится доступным для редактирования. Если файл документа подготовлен в среде другого текстового процессора, то при его открытии выполняется конвертирование в формат, пригодный для редактирования в Word.
Редактирование – это изменение содержания документа путем перестановки, замены, вставки и удаления фрагментов документа. Элемент документа, к которому применяются эти действия, должен быть предварительно выделен. Операции вырезания, копирования и вставки текста могут быть выполнены с помощью команд меню или с помощью соответствующих кнопок панели инструментов Стандартная.
Форматирование документа – это изменение его внешнего вида. Параметры форматирования можно устанавливать до и после набора текста. В Word различают форматирование символов и форматирование абзацев. Понятие «символ» включает в себя не только отдельный символ, но и слово, фразу, а также фрагмент текста, не являющийся абзацем. При форматировании символов, как правило, задаются параметры шрифта: гарнитура и размер, начертание и тип подчеркивания, межбуквенное расстояние, скрытый текст и др. При форматировании абзацев кроме параметров шрифта задаются параметры расположения абзаца: выравнивание и отступы относительно полей страницы, интервалы между абзацами и между строками внутри абзаца, а также положение самого абзаца на странице.
Объект форматирования должен быть предварительно выделен. Параметры форматирования сохраняются в символе конца абзаца. Если удалить символ конца текущего абзаца, то абзац принимает параметры форматирования абзаца, следующего за ним в документе. Новый абзац, образующийся при нажатии клавиши <Enter>, приобретает параметры форматирования предыдущего абзаца. В Word реализованы два принципиально отличных способа форматирования текста – прямое (или непосредственное) форматирование и форматирование с использованием стилей. При прямом форматировании выделенному фрагменту поочередно назначаются необходимые параметры оформления. Преимущество стилевого форматирования заключается в том, что выбранному объекту назначается целый набор параметров форматирования (стиль форматирования), который формируется заранее и имеет уникальное имя. Стиль форматирования может содержать параметры шрифта, абзаца, табуляции, обрамления и заливки, кадра, нумерации и указание на используемый язык для расстановки переносов и проверки орфографии. Стили, с которыми работает активный документ, объединены в списки стилей. Прямое форматирование является удобным способом оформления небольших документов разового использования. При подготовки больших документов целесообразно выполнять стилевое форматирование, что позволяет автоматизировать процесс оформления и обеспечить единый стиль всего документа. Автоматическое форматирование документов в Word основано на применении набора стилей шаблона, присоединенного к документу. В отличие от стилей форматирования абзацев документа, которые определяют внешний вид отдельных абзацев, шаблоны определяют вид документа в целом.
После набора и редактирования текста документа выполняется орфографический, грамматический и синтаксический контроль правильности текста.
ОСНОВНЫЕ СВЕДЕНИЯ О ШРИФТАХ.
Под шрифтом понимается способ представления текстовой информации, используемой при ее передаче в виде изображения. Шрифт определяет единообразный внешний вид символов некоторого алфавита. Гарнитура определяет рисунок шрифта, отличающий данный шрифт от другого. Каждая гарнитура имеет определенное название. Кегль задает размер шрифта в пунктах, равных 1/72 доле дюйма (дюйм равен 25.4 мм). Шрифты одной и той же гарнитуры различаются по начертанию: прямое начертание, курсивное начертание, полужирное начертание, полужирный курсив одной и той же гарнитуры.
ЗАПУСК WORD.
Чтобы запустить Word, достаточно щелкнуть мышью по кнопке Пуск, в группе Программы выбрать значок Word и щелкнуть по нему. После чего на экране появится окно редактора.
ОКНО РЕДАКТОРА WORD.
Окно редактора Word имеет несколько стандартных элементов. Одни из них постоянно присутствуют на экране, другие можно вызвать по желанию пользователя. Рассмотрим назначение этих элементов.
Строка заголовка. Верхняя строка экрана является строкой заголовка, стандартного для Windows. В ней выведено имя программы (в данном случае Microsoft Word). Кроме этого, в строке заголовка есть четыре кнопки: одна с левого края и три – с правого. Левая кнопка – это кнопка вызова управляющего меню. Управляющее меню есть типичным для любого окна Windows. Первая из правых кнопок свертывает окно в пиктограмму, другая – восстанавливает нормальный размер окна, третья – закрывает окно.
Главное меню. Под строкой заголовка в окне размещается строка меню, которая содержит такие пункты:
Файл – работа с файлами документов;
Правка – редактирование документов;
Вставка – вставка в документ рисунков, диаграмм, текущей даты и времени, формул и иных объектов;
Формат – форматирование документов (установка шрифтов, параметров абзаца);
Сервис – сервисные функции (проверка орфографии, установка параметров настройки Word);
Таблица – работа с таблицами;
Окно – работа с окнами документов;
? – справочная информация о Word.
Задание команд главного меню можно выполнить щелчком мыши в имени пункта меню с последующим выбором нужной команды и повторным щелчком. Для задания команды с помощью клавиатуры нужно нажать клавишу <Alt>, затем с помощью клавиш управления курсором (клавишами со стрелками) выбрать нужный пункт меню и команду и нажать <Enter>.
Панели инструментов. Под строкой меню размещаются обычно панели инструментов. Панели инструментов – это строка кнопок, при нажатии на которые выполняется определенное действие. Это позволяет удобно задавать команды – щелчком мыши на соответствующем значке. В окне текстового процессора имеются панели инструментов Стандартная и Форматирование. Убрать или поместить в окно любую из панелей инструментов можно по команде Панели инструментов … меню Вид.
Окно активного документа. Word является многооконным редактором. Внутри окна редактора может существовать несколько окон документов. Пользователь может устанавливать размер и положение каждого окна традиционными для Windows способами. В каждом окне может редактироваться текст. Одно из окон есть активным. Активное окно изображается на переднем плане и может закрывать другие окна. В активном окне находится текстовый курсор (мигающий вертикальный штрих) и горизонтальная черточка. Текстовый курсор указывает место, куда можно вводить символы. Горизонтальная черточка определяет окончание текста
Линейка. Позволяет удобно выполнять ручное форматирование абзацев.
Вертикальная полоса прокрутки. Позволяет выполнить быстрое перемещение по документу с помощью бегунка и кнопок со стрелками.
Горизонтальная полоса прокрутки. Позволяет перемещать содержимое окна документа по горизонтали.
Кнопки управления режимами просмотра и редактирования. Обеспечивают переход в режимы Обычный, Разметка страницы и Структура соответственно.
Строка состояния. Помогает следить за текущим положением курсора в документе и активностью некоторых режимов. Содержит следующие элементы:
Стр. № - номер страницы текущего раздела активного документа. Может не совпадать с номером страницы документа в случае, если в некоторых разделах нумерация страниц ведется с начала раздела;
Раз. № - номер текущего раздела активного документа;
N/M – номер страницы активного документа / общее число страниц в активном документе;
На X,X см – расстояние по вертикали между курсором и верхним краем страницы;
Ст. К – номер строки с курсором на странице;
Кол С – количество символов от левого поля страницы до курсора;
Двойным щелчком в поле имени режима (последние четыре элемента строки состояния) можно активизировать соответствующий режим работы Word:
ЗАП – выделяется (черным) цветом при записи макросов;
ИСПР – выделяется при активности маркировки исправлений;
ВДЛ – выделяется при активности клавиши расширения выделений (F8);
ЗАМ – выделяется при активности режима замещения символов.
При выполнении ряда действий в строке состояния приводится их описание, например, при сохранении файла документа. При наведении указателя мыши на значок панели инструментов или выборе команды меню в строке состояния выводится описание соответствующей команды.
КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ
Определите понятие компьютерный вирус.
В какой последовательности происходит развитие компьютерного вируса?
Перечислите основные типы компьютерных вирусов.
Каковы основные методы защиты от вирусов?
Каково назначение антивирусных программ?
Что такое текстовый редактор?
Как осуществляется запуск редактора Word?
Какое назначение имеют элементы окна редактора?
Что такое контекстный поиск?
Какое назначение имеют панели инструментов?
Что такое гарнитура шрифта?
Какие основные элементы содержит окно документа?
Что вы понимаете под фразой «Word является многооконным редактором»?
Что понимают под редактированием документов?
Дайте определение понятию «стиль».
Что называют колонтитулом?
Как производится проверка орфографии, правописания и грамматики?
Что понимают под форматированием документов?
Что такое архиваторы? Для чего они предназначены?
В чем состоит процесс сжатия информации? Когда возникает необходимость в архивировании?