Построение и встраивание диаграмм

Методические указания к

Лабораторной работе №3

 

Работа с таблицами в текстовом редакторе Word

Цель работы

Научиться создавать таблицы в документах текстового редактора WORD.

Задачи работы

Освоить приёмы создания таблиц, способы их редактирования и форматирования.

Содержание работы

3.1 Запустить приложение Microsoft Word. Создать таблицу, предложенную преподавателем или подобную таблицам из Приложения А.

3.2 Заполнить таблицу, где это необходимо, итоговыми и расчетными показателями.

3.3 Оформить таблицу: начертить рамки вокруг ячеек, поменять цвет и размер шрифтов.

3.4 Построить диаграмму по данным таблицы.

3.5 Сохранить файл и оформить отчет.

Общие положения

Создание таблиц

Текстовый процессор Microsoft Word предоставляет пользователям усовершенствованные средства обработки таблиц. Таблица служит для размещения данных в строках и столбцах. Прямоугольная область на пересечении строки и столбца называется ячейкой. Ввод текста в ячейки не отличается от ввода текста в другие части документа за исключением того, что при нажатии клавиши Tab или при помощи курсора можно переместиться к следую­щей ячейке. Для таблиц реализован такой же интерфейс как для текстов, формул и т.п. Ширину столбцов можно изменять с помощью мыши или специальных клавиш после создания таблицы, а высота строки приводится в соответствие с введенными данными; верстка строк выполняется автоматически.

Для создания таблиц Word предоставляет две возможности:

· создать пустую таблицу и затем заполнить её графы;

· преобразовать в таблицу существующий текст

Создать пустую таблицу можно при помощи команды меню Таблица / Добавить таблицу... или используя кнопку на панели инструментов Стандартная, после чего мышью устанавливают размер таблицы.

После создания ячейки таблицы пусты и имеют одинаковый размер, определяемый стилем абзаца, в котором находится курсор. Согласно стандарту столбцы и строки таблицы на экране разделяются пунктирными линиями, которые предназначены для ориентировки и на печать не выводятся. Перемещение по таблице осуществляется с помощью мыши или клавиш управления курсором. Данные обычно вводятся в ячейки последовательно. При создании новой таблицы с помощью команды меню Таблица / Добавить Таблицу можно задать ширину столбцов посредством выбора опции Авто. При этом Word будет сам вычислять ширину столбцов в зависимости от их количества и размера страницы документа.

Преобразование текста в таблицу осуществляется следующим образом:

· выделить строки в тексте, которые нужно преобразовать в таблицу;

· включить изображение сетки таблицы с помощью команды меню Таблица Линии сетки;

· выбрать команду Таблица / Преобразовать текст.

Для преобразования таблицы в текст необходимо мышью щелкнуть по таблице и выполнить команду Таблица / Выделить таблицу, затем Таблица/ Преобразовать в текст, далее выделить символ, который будет использован в качестве разделителя текста в ячейках и щелкнуть ОК .

Редактирование таблиц

После того, как таблица создана, нужно заполнить ее текстом. В готовую таблицу всегда можно внести изменения: вставить или удалить строку, столбец или ячейку, изменить ширину столбца, высоту строки, расстояние между столбцами.

В редакторе Word предусмотрены два альтернативных способа редактирования таблиц: с помощью мыши и с помощью команд меню. В некоторых ситуациях использование мыши ускоряет работу, да и сам процесс внесения изменений с помощью мыши нагляднее.

Если необходимо дополнить таблицу новыми данными или удалить лишнюю информацию, объединить несколько ячеек в одну, вставить или удалить столбцы и(или) строки, целесообразно применять команды меню, предназначенные для создания и редактирования таблиц, которые содержатся в пункте меню Таблица.

Каждая таблица состоит из определенного числа ячеек. Если включено изображение разделительных линий таблицы с помощью команды Таблица / Отображатьсетку, то хорошо видно все ячейки таблицы. Для перемещения текстового курсора по ячейкам таблицы используется клавиша Tab.

Выделить текст в таблице можно с помощью мыши или с помощью клавиш. Для того, чтобы выделить отдельные символы в таблице, можно использовать комбинации клавиш Shift в сочетании с клавишами управления курсором. Выделение начинается по текущей колонке и может быть продолжено по всей таблице.

Для выделения отдельной ячейки таблицы с помощью мыши можно три раза щелкнуть мышью в этой ячейке или использовать полосу выделения, которая есть у каждой ячейки таблицы между линией сетки и текстом ячейки.

Для того, чтобы выделить отдельную колонку таблицы с помощью мыши, необходимо переместить указатель мыши наверх таблицы, где он примет форму черной стрелки , направленной вниз, а затем щелкнуть мышью. Выделение строки таблицы происходит аналогично выделению строки текста: с помощью полосы выделения слева от границы документа.

Также для выделения отдельных строк и колонок таблицы можно воспользоваться командами меню Таблица / Выделить строку и Таблица / Выделить столбец.

 

Таблица 1 Комбинации клавиш для работы с таблицами

Комбинации клавиш	Назначение
Tab	Перемещение на ячейку вправо
Shift + Tab	Перемещение на ячейку влево
Ctrl + Tab	Вставка символа табуляции
Home	Переход в начало текущей таблицы
Alt + Home	Переход в первую ячейку текущей строки
End	Переход в конец текущей таблицы
Alt + End	Переход в последнюю ячейку строки
Alt + PgUp	Переход в верхнюю ячейку текущей колонки
Alt + PgDn	Переход в нижнюю ячейку текущей колонки
Enter	Ввод нового абзаца в ячейке

Для того, чтобы добавить новую строку к ранее созданной таблице, необходимо выделить строку, над которой нужно вставить новую, перетащить указатель мыши вниз, чтобы выделить столько строк, сколько нужно вставить, щелкнуть кнопку на панели инструментов Стандартная.

Для вставки столбцов достаточно выделить столбец, слева от которого нужно вставить новые столбцы, перетащить указатель мыши вправо, чтобы выде­лить столько столбцов, сколько необходимо вставить и щелкнуть кнопку Добавить столбцы на панели инструментов Стан­дартная.

При удалении ячеек необходимо указать, куда будут сдвигаться оставшиеся ячейки. Для этого необходимо установить текстовой курсор в ту ячейку, которую нужно удалить, выбрать команду Таблица / Удалитьячейки. В появившемся диалоговом окне выбрать соответствующую опцию, (например, со сдвигом влево) и нажать кнопку ОК.

Для удаления строк и столбцов выделить строки или столбцы, которые нужно удалить, щелкнуть по ним правой кнопкой мыши, выбрать команду Удалить строки или Удалить столбцы.

Редактирование таблицы заключается не только в добавлении и удалении строк и столбцов, но и в изменении их размеров в соответствии с вводимым в таблицу текстом. Например, чтобы расположить в первой строке таблицы заголовок, который не умещается в одной ячейке, нужно объединить ее с соседней ячейкой. Иногда, наоборот, ячейку необходимо разбить на две ячейки. Также можно изменять ширину столбца и высоту строки.

Для разбиения одной ячейки на несколько достаточно щелкнуть по ней правой кнопкой мыши и выбрать команду Разбить ячейки или команду меню Таблица / Разбить ячейки. Далее указать, на сколько строк и столбцов нужно разбить выделенную ячейку, и щелкнуть ОК .

Для объединения двух или нескольких ячеек в одну необходимо выделить эти ячейки, затем выполнить команду Таблица / Объединитьячейки или воспользоваться аналогичной командой из контекстное меню.

Для регулировки ширины столбцов нужно выделить столбцы, ширину которых нужно изменить, затем выбрать меню Таблица / Высота и ширина ячеек, щелкнуть вкладку Столбец. Для указания точной ширины ввести нужное значе­ние в поле Ширина столбца, щелкнуть ОК .

С помощью этой команды можно устанавливать ширину, как отдельного столбца, так и всех столбцов таблицы. Выбор нужных столбцов осуществляется с помощью кнопок Следующая строка и Предыдущая строка. Значение в поле Интервал Между столбцами, относится всегда ко всей таблице и задает расстояние между столбцами таблицы.

Для регулировки высоты строк необходимо выделить строки, высоту которых нужно изменить; выбрать в меню Таблица / Высота и ширина ячеек, щелкнуть вкладку Строка из списка Высота строк для указания точного значения.

Если таблица занимает несколько страниц документа, можно установить автоматическое повторение первой строки таблицы, в которой обычно содержатся заголовки столбцов, в начале каждой новой страницы. Для этого необходимо выбрать команду меню Таблица / Заголовки.

Форматирование таблиц

Форматирование - это способность текстового процессора изменять оформление документа на странице: изменять границы рабочего поля, устанавливать межстрочный интервал, выравнивать текст, использовать разные шрифты и т.д. Форматирование таблицы, например, осуществляется посредством команд меню Формат, с помощью пиктограмм , на панели инструментов Форматирование и т. д. Действуя таким образом можно выполнять форматирование таблицы «вручную». Для форматирования таблицы необходимо выделить одну из колонок таблицы, щелкнув мышью на верхней линии сетки над колонкой, затем выбрать нужную кнопку на панели инструментов. Например, чтобы расположить текст по центру ячеек, необходимо нажать комбинацию клавиш Ctrl +E или на кнопку на панели инструментов Форматирование.

Используя команду Таблица / Автоформаттаблицы, можно быстрее и эффективнее отформатировать таблицу. Способы форматирования текста в таблицах точно такие же, как и при форматировании обычного текста. Так как ячейки таблицы могут содержать текст из нескольких абзацев, можно для каждого абзаца применить разные способы форматирования. Линии сетки таблицы, которые высвечиваются на экране в виде пунктирных линий, не печатаются на принтере, поэтому для оформления таблиц можно задавать различные рамки для всей таблицы или для отдельных ячеек с помощью кнопки Таблицы и границы на панели инстру­ентов Стандартная.

Ввод формул

Формулыслужатдлявыполнения математических вычислений с числами и вставки результатов вычислений в виде поля.

Поле - последовательность кодов, указывающих Word вставить текст, графику, номера страниц и другие материалы в документ автоматически. Например, поле DATA вставляет текущую дату, поле TIME - текущее время. Поля можно использовать для вставки варьирующихся данных в связанные документы, например, формы писем.

В MS Word можно вставить в текст таблицу с автоматически вычисляемыми значениями ячеек, т.е. электронную таблицу. Иногда некоторые простейшие вычисления можно производить самим, например, подсчитать сумму по строкам или столбцам созданной таблицы. При работе с таблицей поле с результатом вычислений вставляется в ячейку, на которую указывает курсор. Ячейки характеризуются своим адресом и обозначаются как А1, А2, В1, В2 и т.д., где буква (A, B, C,D…) представляет столбец, а число (1, 2, 3, 4…) указывает номер строки, в которой расположены данные. Если не указывается другая операция, Word производит сложение и выполняет суммирование, руководствуясь следующими правилами:

· если в числах, с которыми производится вычисление, имеется форматирование, например, присутствует денежный знак, результат также получает это форматирование;

· если ячейка, на которую указывает курсор, находится на пересечении строки и столбца, которые имеют в своем составе цифры, то суммируются столбцы;

· если ячейка, на которую указывает курсор, содержит текст или числа, то они игнорируются.

Таким образом, формула – это выражение, содержащее допустимое сочетание чисел, полей, значением которых являются числа, операторов и функций. Выражение может ссылаться на содержимое ячеек таблиц и значения, возвращаемые функциями. В поле Формула (команда Таблица4Формула) можно использовать значения, возвращаемые перечисленными ниже функциями.

Таблица 2 Функции, используемые полем Формула

Функция	Краткое описание функции
ABS(x)	Абсолютное значение числа или формулы (без знака).
AND(x; y)	истина, если оба логические выражения x и y истинны, или ложь, если хотя бы одно из них ложно.
AVERAGE()	Среднее значений, включенных в список.
COUNT()	Число элементов в списке.
DEFINED(x)	истина, если выражение x допустимо, или ложь, если оно не может быть вычислено.
FALSE	ложь.
IF(x; y; z)	y, если условие x истинно, или z, если оно ложно. y и z могут быть числами или строками.
INT(x)	Целая часть числа или значения формулы x.
MIN()	Наименьшее значение в списке.
MAX()	Наибольшее значение в списке.
MOD(x; y)	Остаток от деления x на y.
NOT(x)	ложь, если логическое выражение x истинно, или истина, если оно ложно.
OR(x; y)	истина, если хотя бы одно из двух логических выражений x и y истинно, или ложь, если оба они ложны.
PRODUCT()	Произведение значений, включенных в список. Например, функция = PRODUCT (1;3;7;9) возвращает значение 189.
ROUND(x; y)	Значение x, округленное до указанного десятичного разряда (y). При этомx может быть числом или значением формулы.
SIGN(x)	Знак числа: 1 (если x > 0) или –1 (если x < 0).
SUM()	Сумма значений или формул, включенных в список.
TRUE	истина.

Каждая формула в Word должна начинаться со знака равенства (=). Для этого необходимо ввести имя функции после знака равенства (=) или выбрать его из списка Вставить функцию (Таблица / Формула), затем ввести диапазон ячеек, который следует использовать в вычислениях. Для функций с пустыми скобками допустимо любое число аргументов, разделенных точками с запятыми (;). Аргументами функций могут быть числа или формулы. При этом ссылки на ячейки таблицы допустимы в качестве аргументов следующих функций: AVERAGE(), COUNT(), MAX(), MIN(), PRODUCT() и SUM().

Построение и встраивание диаграмм

Диаграммы служатдля графического представления данных таблицы. При создании диаграммы на основе выделенных в таблице ячеек MS Word использует значение величин таблицы и представляет их на диаграмме в виде элементов, которые могут быть изображены полосами, линиями, столбцами, секторами, точками и в иной форме.

Для создания диаграммы используется команда Вставка / Объект… В открывшемся при этом диалоговом окне необходимо выбрать раздел Создать новый, а в поле списка Тип объекта пометить элемент Micrоsоft Graph. После этого откроется два подчиненных окна Таблица данных и Диаграмма. В меню Типы диаграммы нужно выбрать тип и формат диаграммы.

Для вставки построенной диаграммы в документ Word нужно вызвать команду Выйти и вернуться в меню Файл программы Microsoft Graph. Диаграмма, отображающая содержание числовой таблицы, будет вставлена в документ.

Для изменения диаграммы нужно выполнить на ней двойной щелчок мышью. В результате появится окно программы Microsoft Graph, в которой можно изменить внешний вид диаграммы.