Деятельность организации в области управления персоналом определяется кадровой политикой. Цель кадровой политики ООО «Инсайт» – обеспечение оптимального баланса процессов обновления и сохранения численности и качественного состава персонала в соответствии с потребностями самой организации, требованиями действующего законодательства и состоянием рынка труда.
Кадровая политика ООО «Инсайт» включает в себя следующие направления деятельности: найм и отбор персонала; адаптация; разработка должностных инструкций и ознакомление с ними работников; оценка персонала; повышение квалификации персонала; создание кадрового резерва.
В штат клининговой компании ООО «Инсайт» входят:
- руководители высшего звена (генеральный и коммерческий директор);
- сотрудники службы эксплуатации и уборки (специалисты по уборке, руководители объектов);
- сотрудники административно – хозяйственной службы (завхоз, уборщик, водитель);
- сотрудники отдела кадров и секретарь;
- сотрудники финансовой службы (главный бухгалтер, бухгалтер, экономист);
- менеджеры отделов сбыта и снабжения.
Специалисты по уборке относятся к категории рабочих и составляют основную массу сотрудников компании. Их деятельность заключается в непосредственном выполнении различных видов клининговых работ (Приложение А). Работу уборщиков в количестве 8 – 10 человек возглавляет бригадир. Высшим звеном управления в структуре службы эксплуатации и уборки являются руководители объектов.
Руководитель объекта планирует, организует, обеспечивает и контролирует работу специалистов по клинингу (Приложение Б).
В задачи менеджеров по закупкам входят обеспечение компании средствами и оборудованием, необходимыми для оказания клининговых услуг (поиск поставщиков, заключение контрактов, контроль их выполнения, выстраивание долгосрочного сотрудничества).
Менеджеры по сбыту обеспечивают поддержание и развитие имеющейся клиентской базы, а также поиск и привлечение новых клиентов.
Деятельность всех работников ООО «Инсайт» регламентируется должностными инструкциями, разработанными в соответствии с тарифно-квалификационными характеристиками (требованиями) по общеотраслевым должностям служащих, и утвержденными руководителем организации.
Кадровая служба ООО «Инсайт» представлена отделом кадров и структурно подчинена генеральному директору компании. Возглавляет отдел кадров начальник, в подчинении которого находятся два менеджера по кадрам. Таким образом, кадровая служба ООО «Инсайт» имеет линейную организационную структуру.
Главное назначение кадровой службы состоит в том, чтобы в своей деятельности руководствоваться нормами трудового законодательства, интересами компании и работников. Задачами отдела кадров ООО «Инсайт» являются:
- подбор, расстановка и использование рабочих и специалистов;
- формирование трудового коллектива;
- контроль трудовой дисциплины;
- организация системы учета кадров.
В своей деятельности работники отдела кадров руководствуются нормами трудового законодательства, положением об отделе кадров, должностными инструкциями, правилами внутреннего трудового распорядка. В ООО «Инсайт» составлено штатное расписание, должностные инструкции на рабочих, специалистов и руководителей, разработаны формы служебных записок, с помощью которых осуществляется передача информации, составлены стандартизированные анкеты для приема на работу, созданы архивы личных дел сотрудников. Руководитель объекта ежемесячно составляет итоговый табель учета рабочего времени, в соответствии с которым происходит начисление заработной платы.
Работа отдела кадров осуществляется в соответствии с утвержденными планами. Планы составляются начальником отдела. По итогам месяца проводится анализ выполнения плана, в соответствии с которым работникам отдела кадров выплачивается премиальная часть заработной платы.
Начальник отдела кадров выполняет следующие функции:
- разработка и реализация кадровой политики;
- обеспечение компании трудовыми ресурсами;
- анализ состава, структуры, количественных и качественных характеристик персонала с целью его рационального использования;
- организация подготовки, переподготовки и повышения квалификации персонала;
- работа по созданию кадрового резерва;
- изучение движения и причин текучести кадров, разработка мероприятий по их устранению;
- разработка мероприятий по укреплению трудовой дисциплины, снижению потерь рабочего времени;
- рассмотрение жалоб работников по вопросам кадрового делопроизводства и управления персоналом;
- изучение и анализ условий труда, морально-психологического климата, связей в компании.
В профессиональную деятельность менеджеров по кадрам входит решение следующих вопросов (Приложение В):
- оформление приема, перевода, увольнения работников;
- формирование и ведение личных дел работников;
- заполнение, учет и хранение трудовых книжек;
- подсчет трудового стажа;
- оформление справок о прошлой и настоящей трудовой деятельности работников организации;
- ведение учета предоставления работникам очередных отпусков, контроль за составлением и исполнением графика очередных отпусков;
- оформление документов, необходимых для назначения пенсий;
- подготовка документов к сдаче в архив;
- составление установленной отчетности.
Отдел кадров выполняет свои функции в тесном контакте со всеми структурными подразделениями ООО «Инсайт». С бухгалтерией отдел кадров взаимодействует по вопросам обмена информацией о заработной плате работников, штатной численности, учете рабочего времени, финансовом обеспечении отпусков, командировок, увольнений. С экономистом компании работники отдела кадров обмениваются данными о схемах должностных окладов, расчетах заработной платы, нормативах по труду, расчетах потребности в кадрах, текучести кадров. С секретарем – по вопросам обеспечения оргтехникой, канцелярскими принадлежностями. Совместно с руководителями структурных подразделений осуществляется подбор и отбор работников, решаются вопросы об их назначении на должности. Совместно с бригадирами специалистов по уборке начальник отдела кадров осуществляет работу по улучшению условий труда.
Важным принципом руководства персоналом в ООО «Инсайт» является обеспечение ответственности каждого работника за результаты своего труда. Руководитель объекта точно определяет для каждого подчиненного цели его деятельности, при этом инструктирует о механизме и этапах их достижения. В этом случае приходится меньше давать поручений, связанных с частными задачами, больше проявляется самостоятельность работника. В ООО «Инсайт» социально – экономические и социально – психологические методы управления персоналом преобладают над административными. Руководство компании ориентировано на сотрудничество персонала и администрации. Все чаще применяется принцип коллегиальности в управлении, когда менеджеры и руководители объектов работают в тесном контакте друг с другом.
На предприятиях клининговой индустрии важную роль в службе управления персоналом играет сектор, занимающийся изучением кадров с точки зрения их соответствия занимаемой должности. Обслуживающий персонал должен соответствовать ожиданиям заказчиков услуг. Для более грамотной работы со специалистами по уборке недостаточно только должностных инструкций. Необходимо выделить показатели качественного сервисного обслуживания – своеобразный эталон деятельности сотрудников, работающих с заказчиками. Анализ качества работы специалистов по клинингу в ООО «Инсайт» проводится на основании отзывов клиентов, заполняемых ими по окончании работ, а также по количеству и характеру жалоб и претензий клиентов. Наивысшей оценкой работы компании является постоянное обращение клиентов к ее услугам, а для сотрудников – просьба клиента прислать именно конкретного работника.
ООО «Инсайт» существует для достижения стоящих перед ним целей. Степень реализации этих целей показывает насколько эффективна система управления предприятием, т.е. насколько эффективно принимаются и исполняются управленческие решения.
Оценка системы качества менеджмента ООО «Инсайт» проведем на основе анализа пяти управленческих функций. Каждый из пяти критериев модели содержит по пять оценочных категорий. Каждая категория объединяет по четыре составляющих. Краткое содержание и структура критериев оценка качества менеджмента представлена в таблице 1.
Таблица 1 – Оценка качества менеджмента ООО «Инсайт»
| Критерий | Максимум | Оценка |
| 1. Планирование | (20) | 19 |
| 1.1. Установка целей и стратегических задач | 4 | 4 |
| 1.2. Сбор и анализ информации о клиентах и рынке | 4 | 4 |
| 1.3. Детализация бизнес-процесса | 4 | 4 |
| 1.4. Сбор и анализ информации о конкурентах и эталонных компаниях | 4 | 3 |
| 1.5. Планирование ресурсов | 4 | 4 |
| 2. Организация | (20) | 18 |
| 2.1. Формирование организационной структуры | 4 | 4 |
| 2.2. Распределение полномочий и установление зон ответственности | 4 | 3 |
| 2.3. Условия для создания самообучающейся организации | 4 | 3 |
Продолжение таблицы 1
| 2.4. Выполнение основного процесса | 4 | 4 |
| 2.5. Эффективность процесса создания новых ценностей для клиентов | 4 | 4 |
| 3. Мотивация | (20) | 17 |
| 3.1. Лидерство и корпоративная культура | 4 | 4 |
| 3.2. Условия для обучения и профессионального развития персонала | 4 | 4 |
| 3.3. Уровень потребностей работников | 4 | 3 |
| 3.4. Вовлечение работников в процесс совершенствования | 4 | 3 |
| 3.5. Удовлетворение работников результатами своей деятельности | 4 | 3 |
| 4. Контроль | (20) | 17 |
| 4.1. Система контроля качества на каждом этапе бизнес-процесса | 4 | 3 |
| 4.2. Критерии оценки полученных результатов | 4 | 4 |
| 4.3. Измерение степени удовлетворенности потребителей | 4 | 4 |
| 4.4. Рациональное использование ресурсов | 4 | 3 |
| 4.5. Соответствие полученных результатов установленным целям | 4 | 3 |
| 5. Координация | (20) | 17 |
| 5.1. Соединение и координация первых четырех функций | 4 | 4 |
| 5.2. Установление внутренних взаимосвязей организации | 4 | 3 |
| 5.3. Система разрешения конфликтов | 4 | 3 |
| 5.4. Текущий анализ отклонений: пересмотр и корректировка планов | 4 | 4 |
| 5.5. Информационный менеджмент | 4 | 3 |
| 6. Коммуникация (общая оценка менеджмента = Σ критериев 1-5) | (100) | 88 |
Результат оценки по данным критериям позволяет получить всестороннюю картину деятельности ООО «Инсайт» и на основе результатов диагностического исследования определить сильные и слабые стороны, приоритетные направления для улучшений, а также инкорпорировать принцип непрерывного совершенствования в работе. Балльная система, что даёт возможность сравнивать достигнутые результаты с эталоном или показателями других организаций, а также прослеживать динамику улучшений при проведении повторной оценки. Следовательно, полученные результаты позволяют сделать вывод о достаточно высоком качестве системы управления в исследуемом предприятии, однако, оно не достигло совершенства и имеет возможности для повышения качества управления.
Повышение качества управления в ООО «Инсайт» может быть достигнуто организационными изменениями, которые можно объединить в следующие группы: количественные изменения в рамках существующего управленческого потенциала за счет лучшего использования имеющихся ресурсов; структурные изменения в составе сфер деятельности, рынков, продаваемых товаров, используемых технологий; инновации в товарах, системах, технологиях производства и управления, позволяющие повысить ценность товара для покупателя, снизить удельные значения показателей издержек; лучшее взаимодействие элементов системы управления, взаимодействие системы управления и элементов внешней среды для достижения эффекта системности; комбинирование вышеуказанных направлений. В зависимости от целей деятельности и производственных, инновационных, инвестиционных, технологических возможностей предприятия приоритет будет отдаваться тем или иным организационным изменениям.