БАЗА ДАННЫХ ACCESS
ЗАНЯТИЕ ПЕРВОЕ
ТЕМА: Ознакомление с основными понятиями и возможностями базы данных ACCESS 7.0 под Windows 95.
Цель: Научить пользователя основным принципам и приемам работы с базой данных.
Результат обучения:После успешного завершения занятия пользователь должен:
* Уметь создавать базу данных.
* Уметь связывать таблицы.
План занятия:
I. Ознакомление с основными функциями базы данных ACCESS.
II. Создание базы данных.
III. Связывание таблиц.
ЗАПУСК ПРОГРАММЫ:
1. В левом нижнем углу Рабочего стола щелкните по кнопке "Пуск".
2. В появившемся окне поставьте указатель мыши на "Программы", в следующем окне укажите на Microsoft Access и далее щелкните мышью. На экране окно программы.
ВНИМАНИЕ! Требуется обязательная запись в рабочей тетради:
* последовательности работы с программой;
* всех операций по поставленным задачам.
ПОРЯДОК РАБОТЫ:
I. ОЗНАКОМЛЕНИЕ С ОСНОВНЫМИ ФУНКЦИЯМИ БАЗЫДАННЫХ ACCESS.
Задание. Ознакомиться с возможностями программы ACCESS с целью создания базы данных.
Действия (краткое описание)
1. Ознакомление с основными темами справочной системы MS Access.
1.1 Закройте "внутреннее окно" Microsoft Access (создание базы данных) щелчком по изображению крестика в правом верхнем углу окна.
Откройте справочную систему MS Access, для этого щелкните по знаку? в верхнем меню основного окна программы, выделите раздел "Вызов справки" и щелкните левой клавишей мыши. Ознакомитесь книгами:
Введение Microsoft Access 97;
Создание базы данных и работа в окне базы данных;
Создание, импорт и связывание таблиц.
2.1 Закройте окно "Справочной системы".
II. СОЗДАНИЕ БАЗЫДАННЫХ.
Задание. Для фирмы торгующей компьютерной техникой сформировать базу данных, состоящую из двух таблиц, одна из которых содержит сведения о компьютерах, другая - о заказчиках.
Действия (краткое описание)
1. Ознакомление с базой данных программы.
1.1 На экране системное меню.
Курсором выберите пункт меню ФАЙЛ, затем выберите команду СОЗДАТЬ, в появившемся диалоговом окне выделите вкладку ОБЩИЕ, выберите НОВАЯ БАЗА ДАННЫХ и нажмите кнопку ОК.
На экране окно ФАЙЛ НОВОЙ БАЗЫДАННЫХ. Ознакомьтесь с ним. В нижней части окна в строке Имя файла введите PC.mdb(имя может быть любое, а расширение (тип) mdb), выберите диск D: (можете также создать свою папку) и щелкните по кнопке СОЗДАТЬ. Появится окно БАЗА ДАННЫХ.
2. Создание 1-ой таблицы.
2.1 В окне базы данных выберите ТАБЛИЦЫи щелкните левой клавишей мыши, а затем, нажмите кнопку СОЗДАТЬ. На экране диалоговое окно НОВАЯ ТАБЛИЦА. Выберите Конструктор. Нажмите ОК.
На экране пустое окно конструирования таблицы, состоящее из двух частей.
В верхней части окна вводятся имена полей, типы данных и комментарии (описание). В нижней части вводится описание свойств поля (параметры) (см. Приложение).
Используйте клавишу <F6> для быстрого переключения между верхней и нижней частями окна конструирования.
Введите описание полей для вашей таблицы в окне конструирования:
В первую строку столбца ПОЛЕ введите с клавиатуры КОД МОДЕЛИ и нажмите клавишу <Enter>. В этой же строке в столбце Тип данных щелкните левой клавишей мыши по кнопке раскрывшегося списка ("выбор из списка"). В появившемся списке выберите "Текстовый" и щелкните по нему левой клавишей мыши.
В нижней части таблицы в разделе Свойства поля установите курсор на пункт Размер поля и введите с клавиатуры 6.
6.Установите курсор на пункт Обязательное поле и щелкните левой клавишей мыши по кнопке "выбор из списка". В появившемся списке установите курсор на "Да" и нажмите левую клавишу мыши.
Аналогичным образом в поле Пустые строки укажите "Нет". В поле Индексированное поле укажите Да (Совпадения не допускаются).
Установите курсор на вторую строку столбца Поле и аналогичным образом введите следующие поля и их свойства:
2. МОДЕЛЬ - текстовое поле
Размер поля: 20
Обязательное поле: ДА
Пустые строки: нет
Индексированное поле: ДА (Совпадения допускаются)
3. RAM - текстовое поле
Размер поля: 8
Подпись поля: Оперативная память
4. VRAM - текстовое поле
Размер поля: 8
Подпись поля: Видеопамять
Значение по умолчанию: "256К"
5. HDD - текстовое поле
Размер поля: 8
Подпись поля: Емкость жесткого диска
6. CD - текстовое поле
Размер поля: 3
Подпись поля: Лазерный диск
Значение по умолчанию: Нет
Условие на значение: "Нет" OR "Да"
Сообщение об ошибке: Это поле может содержать
только "Нет" или "Да"
7. МОНИТОР - текстовое поле
Размер поля: 40
8. ПРОЧЕЕ ОСНАЩЕНИЕ - МЕМО
9. ЦЕНА - денежный тип
Формат: с разделителями разрядов
Десятичные разряды: 0
10. СТОИМОСТЬ ГАРАНТИИ - денежный тип
Формат: с разделителями разрядов
Десятичные разряды: 0
11. ПРЕДПРОДАЖНАЯ ПОДГОТОВКА - денежный тип
Формат: с разделителями разрядов
Десятичные разряды: 0
Значение по умолчанию: 20
12. СПЕЦИАЛЬНАЯ КОМПОНОВКА - логический тип
Формат: Да/Нет.
2.2 Определение первичного ключа.
Установите курсор на поле КОД МОДЕЛИ и щелкните левой клавишей мыши, выберите на панели инструментов КЛЮЧЕВОЕ ПОЛЕ (кнопка с изображением ключа) или команду КЛЮЧЕВОЕ ПОЛЕ в меню ПРАВКА и щелкните левой клавишей мыши.
Слева на маркере строки, появится изображение ключа.
2.3 Сохранение структуры таблицы на диске.
Войдите в меню ФАЙЛ и выберите команду СОХРАНИТЬ.
В появившемся окне задайте имя таблицы МОДЕЛИ КОМПЬЮТЕРОВ и щелкните левой клавишей мыши по кнопке ОК.
Закройте окно таблицы "Модели компьютеров", щелкнув левой клавишей мыши по кнопке "с изображением крестика" в верхнем правом углу окна таблицы "Модели компьютеров".
2.4 Ввод данных в таблицу.
Выделите имя таблицы в окне базы данных и нажмите кнопку ОТКРЫТЬ.
Используйте на клавиатуре клавишу <Tab> для перехода от одного поля к другому; <Shift>+<Tab> для перехода к предыдущему полю;
<(> или <R> для перехода от одной записи к другой.
Введите записи данных:
КОД МОДЕЛИ 110053 120056
МОДЕЛЬ 486DX2-66 Pentium-133
RAM 4 Mb 8 Mb
VRAM 512 K 1 Mb
HDD 635 Mb 1 Gb
CD нет да
МОНИТОР 14" Acer(0.28), 14"Panasonic
ПРОЧЕЕ ОСНАЩЕНИЕ 705 NI Windows-95
ЦЕНА 35 1450
СТОИМОСТЬ ГАРАНТИИ 20 100
СПЕЦИАЛЬНАЯ КОМПОНОВКА да
Закройте окно таблицы, дважды нажав левую клавишу мыши на кнопке <x> в верхнем правом углу окна.
3. Создание 2-ой таблицы.
3.1 В окне базы данных установите курсор на пункт ТАБЛИЦА и щелкните левой клавишей мыши, затем нажмите кнопку СОЗДАТЬ. На экране диалоговое окно НОВАЯ ТАБЛИЦА. Выберите Конструктор и нажмите ОК.
На экране пустое окно конструирования таблицы. Введите описание нужных полей для вашей таблицы (см. п. 2.1), которые будут содержать сведения о заказчиках:
1. КОД МОДЕЛИ - текстовое поле
Размер поля: 6
Обязательное поле: ДА
Пустые строки: нет
Индексированное поле: ДА (Совпадения допускаются)
2. НОМЕР ЗАКАЗА - текстовое поле
Размер поля: 4
Обязательное поле: ДА
Пустые строки: нет
Индексированное поле: ДА (Совпадения не допускаются)
3. ЗАКАЗЧИК - текстовое поле
Размер поля: 20
Индексированное поле: ДА (Совпадения допускаются)
4. ОБРАЩЕНИЕ - текстовое поле
Размер поля: 8
Значение по умолчанию: "Господин"
Условие на значение: "Господин" OR "Госпожа"
Сообщение об ошибке: Допускается только два обращения "Господин" или "Госпожа".
5. ФИО - текстовое поле
Размер поля: 30
Подпись: Менеджер по закупкам
Индексированное поле: ДА (Совпадения допускаются)
6. ИНДЕКС - текстовое поле
Размер поля: 6
Маска ввода: 000000
7. ГОРОД - текстовое поле
Размер поля: 15
8. АДРЕС - текстовое поле
Размер поля: 50
9. ТЕЛЕФОН - текстовое поле
Размер поля: 10
Маска ввода:!000\-0000
10. ДАТА ЗАКАЗА - дата/время
Формат: Краткий формат даты
Маска ввода: 99/99/00;0;_
11. КОЛИЧЕСТВО - числовой
Размер поля: целое
Число десятичных знаков: 0
12. СКИДКА - числовой
Размер поля: С плав. точкой 4бт
Формат: Процентный
Число десятичных знаков: 0
3.2 Определение первичного ключа.
Установите курсор на поле НОМЕР ЗАКАЗА и щелкните левой клавишей мыши, курсором выберите на панели инструментов КЛЮЧЕВОЕ ПОЛЕ (кнопка с изображением ключа) или команду КЛЮЧЕВОЕ ПОЛЕ в меню ПРАВКА и щелкните левой клавишей мыши. Слева, на маркере строки, появится изображение ключа.
3.3 Сохранение структуры таблицы на диске.
Войдите в меню ФАЙЛ и выберите команду СОХРАНИТЬ. В появившемся окне введите с клавиатуры имя таблицы КЛИЕНТЫи щелкните левой клавишей мыши по кнопке ОК.
Закройте окно таблицы "КЛИЕНТЫ".
3.4 Ввод записи данных.
В окне базы данных щелкните левой клавишей мыши по строке с названием "КЛИЕНТЫ" и нажмите кнопку ОТКРЫТЬ.
Введите следующие данные в таблицу:
КОД МОДЕЛИ 110053 120056
НОМЕР ЗАКАЗА 1089 1097
ЗАКАЗЧИК НТО"Крокус" АОО"Веста"
ОБРАЩЕНИЕ Господин Госпожа
ФИО Глебов Р.Г. Маева С.С.
ИНДЕКС 123765 329045
ГОРОД Москва С-Петербург
АДРЕС ул.Б.Мнемники,45 ул.М.Фонтанка,33
ТЕЛЕФОН 196-5674 124-8799
ДАТА ЗАКАЗА 28.03.96 3.02.96
КОЛИЧЕСТВО 10 100
СКИДКА 3% 7%
Закройте окно "ТАБЛИЦА".
4. Установление связи между таблицами.
4.1 Войдите в меню СЕРВИС и выберите пункт СХЕМА ДАННЫХ.
В окне "ДОБАВЛЕНИЕ ТАБЛИЦЫ" выделите КЛИЕНТЫи нажмите кнопку ДОБАВИТЬ. Затем выделите таблицу МОДЕЛИ КОМПЬЮТЕРОВ и нажмите кнопку ДОБАВИТЬ. Закройте окно ДОБАВЛЕНИЕ ТАБЛИЦЫ.
В представленном окне СХЕМА ДАННЫХ подведите указатель мыши к полю КОД МОДЕЛИ в таблице "Модели компьютеров", нажмите левую клавишу мыши и, удерживая ее в нажатом положении, переместите его на поле КОД МОДЕЛИ в таблице "Клиенты", затем отпустите кнопку мыши. На экране диалоговое окно СВЯЗИ. Установите флажок ОБЕСПЕЧЕНИЕ ЦЕЛОСТНОСТИ ДАННЫХ, выберите тип отношений ОДИН КО МНОГИМ и установите флажок КАСКАДНОЕ ОБНОВЛЕНИЕ СВЯЗАННЫХ ПОЛЕЙ, нажмите кнопку СОЗДАТЬ.
Таблицы связаны друг с другом.
Закройте окно "СХЕМА ДАННЫХ".
Теперь данные из одной таблицы будут доступны данным из связанной с ней таблицы.
5. Выход из программы.
5.1 В меню ФАЙЛ выберите команду ВЫХОД.
Поздравляем! Вы успешно закончили работу с программой ACCESS 7.0 на 1-ом занятии!
ЗАНЯТИЕ ВТОРОЕ
Т ЕМА: Ознакомление с основными понятиями и возможностями базы данных ACCESS 7.0 под Windows 95 по созданию запросов и форм.
Цель:
Научить пользователя основным принципам и приемам работы с запросами и формами в базе данных.
Результат обучения: После успешного завершения занятия пользователь должен:
* Уметь создавать запросы.
* Уметь создавать формы.
План занятия:
I. Создание запросов.
II. Создание формы.
Перед началом работы скопируйте файл PC.mdb с диска A: на диск D:
ЗАПУСК ПРОГРАММЫ:
Перед началом занятия необходимо выполнить следующие операции на ПК:
1. В левом нижнем углу Рабочего стола щелкните по кнопке "Пуск".
2. В появившемся окне поставьте указатель мыши на "Программы", в следующем окне укажите на Microsoft Access и далее щелкните мышью. На экране окно программы.
ВНИМАНИЕ! Требуется обязательная запись в рабочей тетради:
* последовательности работы с программой;
* всех операций по поставленным задачам.
ПОРЯДОК РАБОТЫ:
Закройте "внутреннее окно" Microsoft Access (создание базы данных) щелчком по изображению крестика в правом верхнем углу окна.
Откройте справочную систему MS Access, для этого щелкните по знаку? в верхнем меню основного окна программы, выделите раздел "Вызов справки" и щелкните левой клавишей мыши.
Прочитайте следующие книги:
Работа с запросами.(Запросы и их применение. Создание и изменение запросов. … Создание запросов на выборку.)
Работа с формами.(Общие сведения о формвах. Основные положения. Разработка форм.)
I. СОЗДАНИЕ ЗАПРОСОВ.
Задание. Сформируйте запрос (найдите данные о заказчиках из Москвы, оформивших заказ позже 31.12.95).