Кодекс законов о труде Украины

С каждой записью, внесенной в трудовую книжку, работник должен быть ознакомлен под роспись в личной карточке (III-й раздел оборотной стороны типовой формы № П-2), в которой повторяется соответствующая запись в трудовой книжке.

Заполнение трудовых книжек

Трудовые книжки (вкладыши к ним) заполняются в соответствующих разделах на украинском и русском языках. И хотя Минтруда в письме от 19.10.2005 г. № 09-488-к считает, что трудовые книжки заполняются на украинском языке, но Инструкция о трудовых книжках такой нормы не содержит.

Записи в трудовую книжку производятся аккуратно, шариковой или перьевой ручкой, черными, синими или фиолетовыми чернилами. Записи о датах (приема, перевода, увольнения и т. д.) производятся арабскими цифрами, причем число и месяц обязательно двузначными цифрами (например, 01.02.98 г.)

Заполнение трудовой книжки впервые производится не позднее недельного срока со дня приема на работу.

Трудовая книжка состоит из пяти разделов:

Сведения о выплате премии, предусмотренной системой оплаты труда предприятия, или премии, имеющей регулярный характер, в трудовую книжку не вносятся;

Все записи в трудовой книжке о приеме на работу, переводе или увольнении, а также о наградах и поощрениях вносятся после издания приказа (распоряжения), но в любом случае не позднее недельного срока (семи дней), а в случае увольнения - в день увольнения. Такие записи должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

Сведения о взысканиях (ст. 147 КЗоТ) в трудовую книжку не вносятся.

С каждой записью, внесенной в трудовую книжку, работник должен быть ознакомлен под роспись в личной карточке (III-й раздел оборотной стороны типовой формы № П-2), в которой повторяется соответствующая запись в трудовой книжке.

Кроме вышеперечисленных сведений, в 3-ю графу трудовой книжки вносятся отдельной строкой сведения (до наименования предприятия и до занесения сведений о работе на этом предприятии):

- о сроке службы в Вооруженных Силах Украины и других войсках, с указанием даты призыва (зачисления) и даты увольнения со службы;

- о времени учебы в профессиональных учебно-воспитательных учреждениях и других заведениях, в учебно-курсовых комбинатах (центре, пункте и т. п.);

- о времени учебы в высших учебных заведениях (включая время работы в студенческих лагерях, на производственной практике, при выполнении научно-исследовательской хоздоговорной тематики), а также времени нахождения в аспирантуре и клинической ординатуре. Такие записи в трудовую книжку производятся по месту работы только в том случае, если они ранее не были внесены высшим учебным заведением согласно п. 2.16 Инструкции трудовых книжках;

- о работе в качестве членов колхоза, если законодательством предусмотрено включение этой работы в общий трудовой стаж;

- о времени ухода за инвалидом 1-й группы или ребенком-инвалидом в возрасте до 16 лет, а также за пенсионером, требующим постоянной посторонней помощи, в том числе достигшим 80-летнего возраста (согласно медицинскому заключению);

- о периоде получения пособия по безработице (эти сведения заносятся в трудовую книжку органом государственной службы занятости населения).

Если работник до приема на работу на данное предприятие не имел трудового стажа, то перед первой записью в трудовой книжке иногда производились записи в разделе "Сведения о работе" следующего содержания - "До приема на работу трудового стажа не имел", хотя внесение такой записи прямо не предусмотрено Инструкцией о трудовых книжках.

Записи о временном переводе или перемещении на другую работу в случае производственной необходимости, простоя и т. п. в трудовую книжку не вносятся. Перевод работника на другую постоянную работу на том же предприятии оформляется в таком же порядке, что и прием на работу.

Записи о наименовании работы, профессии, должности, на которую принимается работник, производятся для рабочих и служащих только в соответствии с наименованием профессий и должностей, определенных в Единой государственной классификации профессий всех категорий работников на основании международных стандартов. На сегодняшний день действует Классификатор профессий ДК 003:2005, утвержденный приказом Госпотребстандарта от 26.12.2005 г. № 375.

Если работник имеет право на пенсию по возрасту на льготных условиях, то в этом случае очень важно, чтобы запись в трудовой книжке соответствовала наименованию, предусмотренному следующими списками производств, работ и профессий, иначе работник может утратить право на получение пенсии на льготных условиях:

- Список работ, профессий и должностей работников лесной промышленности и лесного хозяйства, государственных заповедников, национальных парков, имеющих лесные площади, лесоохотничьих хозяйств, постоянных лесозаготовительных и лесохозяйственных подразделений других предприятий, а также лесничеств, которым предоставляется ежегодный основной отпуск продолжительностью 28 календарных дней, утвержденный постановлением КМУ от 09.06.97 г. № 570;

- Список сезонных работ и сезонных отраслей, утвержденный постановлением КМУ от 14.04.97 г. № 346;

- Список производств, работ, цехов, профессий и должностей, занятость работников в которых дает право на ежегодный дополнительный отпуск за работу с вредными и тяжелыми условиями труда и за особый характер труда, утвержденный постановлением КМУ от 17.11.97 г. № 1290;

- Список производств, работ, профессий и должностей работников, работа которых связана с повышенной нервно-эмоциональной и интеллектуальной нагрузкой, или выполняется в особых природных географических и геологических условиях и условиях повышенного риска для здоровья, утвержденный постановлением КМУ от 17.11.97 г. № 1290.

Особенности заполнения трудовой книжки частным предпринимателем

Прежде всего, следует обратить внимание на проблему заполнения физическим лицом-работодателем первой страницы трудовой книжки работнику, трудоустраивающемуся впервые.

Согласно п. 2.12 Инструкции о трудовых книжках первую страницу трудовой книжки (на которой указываются сведения о работнике) должно подписать лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, и затем поставить печать предприятия (или печать отдела кадров), на котором впервые заполняется трудовая книжка. То есть физическое лицо-работодатель, не имеет права заполнять первую страницу трудовой книжки.

Свое мнение по данному вопросу высказали Минюст, Минтруда и Госкомпредпринимательства в письмах от 24.03.2006 г. № 21-5-172, от 23.03.2006 г. № ДЦ-12-1528/0/6-06 и от 30.03.2006 г. № 2421, соответственно. Единственное что можно почерпнуть из этих писем так это то, что работникам, впервые трудоустраивающимся на работу, не следует иметь первым работодателем в своей жизни частного предпринимателя, поскольку в такой ситуации трудовую книжку выписать никто не может. Хотя Госкомпредпринимательства в своем письме и посчитал возможным оформление частным предпринимателем трудовой книжки в данном случае, но считаем, что это противоречит п. 2.12 Инструкции о трудовых книжках.

Частный предприниматель в такой ситуации, как указывает Минтруда в своем письме, не будет нести административной ответственности за невнесение записей в трудовую книжку и ее незаполнение (ст. 41 КУоАП). Причем поскольку ответственность за заполнение первой страницы трудовой книжки не тем лицом не установлена, то можно предположить, что частный предприниматель в этом случае также ненаказуем.

Почему этот вопрос касается именно работников. Трудовая книжка является подтверждением трудового стажа, который, в свою очередь, необходим для исчисления пенсии. В связи с этим, Минтруда в письме от 23.03.2006 г. № ДЦ-12-1528/0/6-06 считает, что период работы в указанных случаях может быть подтвержден письменным трудовым договором, зарегистрированным в установленном порядке. Такой вывод этот орган делает на основании п. 3 Порядка подтверждения имеющегося трудового стажа для назначения пенсий при отсутствии трудовой книжки или соответствующих записей в ней, утвержденного постановлением КМУ от 12.08.93 г. № 637.

Таким образом, работнику целесообразно хранить такой договор до момента назначения ему пенсии, иначе никаким другим документом трудовой стаж ему не подтвердить.

Отметим, что рассмотренная выше проблема не касается работников, у которых уже есть трудовая книжка, выданная работодателем - юридическим лицом в соответствии с требованиями Инструкции о трудовых книжках, поскольку со второй и последующими записями в трудовую книжку таких проблем не возникает.

Согласно п. 2.20¹ Инструкции о трудовых книжках физические лица, принимающие на работу наемных работников, вносят записи в трудовые книжки работников в соответствии с условиями заключенных письменных трудовых договоров, зарегистрированных в установленном порядке в государственной службе занятости. Причем согласно ст. 24¹ КЗоТ физическое лицо-работодатель обязано зарегистрировать такой договор в государственной службе занятости по месту своего проживания в недельный срок с момента фактического допуска работника к работе.

Форма трудового договора между работником и физическим лицом-работодателем и Порядок регистрации трудового договора утверждены приказом Минтруда от 08.06.2001 г. № 260 (далее - Приказ № 260).

В этом случае при приеме на работу в трудовую книжку таких работников физическое лицо производит следующую запись:

" Принят на работу (далее указывается профессиональная характеристика работ, например, " водителем ") по трудовому договору от "___"_____ 200__ г. № ___, зарегистрированному в государственной службе занятости (указывается полное название центра занятости)".

При этом в графе 4 указывается, на основании чего внесена запись (дата и номер регистрации трудового договора государственной службой занятости):

" трудовой договор № ___ зарегистрирован "___"______ 200__ г. "

Причем, как следует из письма Государственного центра занятости Минтруда от 30.03.2006 г. № ДЦ12-1660/0/6-06, внесение соответствующих записей в трудовую книжку работника возможно только в случае личного присутствия обеих сторон (физического лица-предпринимателя и работника) в службе занятости.

Выдача трудовой книжки при увольнении

При увольнении таких работников производится следующая запись:

" Уволен с работы согласно, например, ст. 38 КЗоТ Украины".

При этом в графе 4 указывается дата снятия трудового договора с регистрации государственной службой занятости:

" трудовой договор № ___ снят с регистрации "___"__________ 200__ г. "

Внесенные физическим лицом в трудовые книжки работников записи подтверждаются подписью должностного лица органа государственной службы занятости, который зарегистрировал трудовой договор, и удостоверяются его печатью.

Трудовая книжка в соответствии должна быть выдана работнику в день увольнения под роспись в книге. При несвоевременной выдаче трудовой книжки по вине предприятия работнику выплачивается средний заработок за все время вынужденного прогула. В таком случае днем увольнения считается день выдачи трудовой книжки. Кроме того, несвоевременная выдача трудовой книжки является грубым нарушением трудового законодательства, в связи с этим виновное должностное лицо несет дисциплинарную, административную или уголовную ответственность.

Если в день увольнения работник отсутствует и ему невозможно вручить трудовую книжку, то необходимо направить ему телеграмму или заказное письмо (с уведомлением о вручении) о необходимости получения им трудовой книжки. Выслать трудовую книжку по почте можно только при письменном согласии работника (его заявлении).

Если в трудовой книжке работника заполнены все страницы одного из разделов, выдается вкладыш к трудовой книжке. При этом порядковая нумерация записей (графа 1) соответствующего раздела продолжается во вкладыше.
О каждом выданном вкладыше на первой (титульной) странице, вверху, ставится штамп размером 10 х 25 мм и указывается серия и номер вкладыша.
Вкладыш вшивается в трудовую книжку и ведется в таком же порядке, что и трудовая книжка. При этом вкладыш без трудовой книжки недействителен.

Дубликат трудовой книжки выдается работнику в случае:

• утери трудовой книжки или вкладыша;
• если трудовая книжка стала непригодной для пользования (обгорела, изорвана, испачкана и т. п.).

При утере трудовой книжки работник обязан немедленно заявить об этом предприятию по месту последней работы. Дубликат трудовой книжки выдается не позднее 15 дней после заявления об утере. В этом случае оформляется новая трудовая книжка с указанием в правом верхнем углу первой (титульной) страницы надписи "Дубликат".
В случае повреждения на первой странице непригодной трудовой книжки производится надпись "Выдан дубликат", при этом непригодная трудовая книжка возвращается работнику и при последующем трудоустройстве на новое место работы им должен предъявляться только дубликат трудовой книжки.При заполнении дубликата вносятся соответствующие записи по месту последней работы на основании приказов (распоряжений).
Если работник до трудоустройства на это предприятие имел трудовой стаж, то при заполнении дубликата записи могут вноситься только на основании подлинных документов (или копий, заверенных в установленном порядке).

Заключение

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работника, подтверждающим его трудовой стаж и характер выполняемой работы. Кроме того, от записей в трудовой книжке также зависит право работника на льготы при назначении пенсий, выплат за выслугу лет, право на дополнительный отпуск.

Трудовые книжки ведутся на всех работников, которые работают в организации свыше 5 дней, в том числе на собственников (совладельцев, если они одновременно занимают какую-либо должность в этой организации);на сезонных и временных работников; на внештатных работников; сотрудников работающих по совместительству (по желанию работника записи в трудовую книжку вносятся по основному месту работы).

Ответственность за организацию ведения учета, хранения и выдачу трудовых книжек несет руководитель предприятия, который своим приказом (распоряжением) назначает специально уполномоченное лицо, ответственное за своевременное и правильное заполнение трудовых книжек, за их учет, хранение и выдачу.
За нарушение установленного порядка ведения учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут дисциплинарную ответственность, а в предусмотренных законодательством случаях - иную ответственность, например административную.

Использованная литература

Кодекс законов о труде Украины