Текст пояснительной записки выполняют на одной стороне листа машинописным способом:
- расстояние от текста до рамки слева и справа – не менее 3 мм, от текста до рамки снизу и сверху – не менее 10 мм;
- шрифт Times New Roman кегль (размер) 14 пт. Допускается при больших объемах текста в таблицах уменьшать кегль шрифта, но не менее 10 пт;
- абзац начинают отступом (красной строкой) не менее 1,25 мм от рамки;
- текст в абзацах выравнивают «по ширине»;
- межстрочный интервал - полуторный. Допускается уменьшать междустрочный интервал при больших объемах текста в таблице.
Нумерация страниц пояснительной записки должна быть сквозная.
Номер страницы проставляется арабскими цифрами в верхнем правом углу листа. Первый номер присваивается (устно, без записи) титульному листу, второй - заданию. Первая запись номера страницы делается на листе «Содержание», последняя запись на листе последнего приложения.
Текст пояснительной записки подразделяется на разделы (части), а при необходимости на подразделы, пункты и подпункты.
Разделы должны иметь порядковые номера в пределах всего документа и обозначаются арабскими цифрами без точки и записанными с абзацевого отступа.
Подразделы нумеруются в пределах каждого раздела. Номер подраздела состоит из номеров раздела и подраздела, разделенных точкой. В конце номера подраздела точка не ставится. Разделы, как и подразделы, могут состоять из одного или нескольких пунктов.
Если документ не имеет подразделов, то нумерация пунктов в нём должна быть в пределах каждого раздела, и номер пункта должен состоять из номера раздела и пункта, разделённых точкой. В конце номера пункта точка не ставится, например:
1 Типы и основные размеры
Нумерация пунктов первого раздела документа
2 Технические требования
Нумерация пунктов второго раздела документа
Если документ имеет подразделы, то нумерация пунктов должна быть в пределах подраздела и номер пункта должен состоять из номеров раздела, подраздела и пункта, разделенных точками, например:
3 Методы испытаний
3.1 Аппараты, материалы и реактивы
Нумерация пунктов первого подраздела третьего раздела документа
Внутри пунктов или подпунктов могут быть приведены перечисления.
Перед каждой позицией перечисления следует ставить дефис или при необходимости ссылки в тексте документа на одно из перечислений, строчную букву, после которой ставится скобка. Для дальнейшей детализации перечислений необходимо использовать арабские цифры, после которых ставится скобка, а запись производится с абзацного отступа, как показано в примере.
Пример
а) ______________
б) ______________
1) ______________
2) ______________
в) _____________
Каждый пункт, подпункт и перечисление записывают с абзацного отступа.
Разделы и подразделы должны иметь заголовки. Заголовки должны чётко и кратко отражать содержание разделов и подразделов. Заголовки следует печатать с прописной буквы, без точки в конце, не подчёркивая, жирным шрифтом. Переносы слов в заголовках разделов и подразделов не допускаются. Если заголовок состоит из двух предложений, их разделяют точкой.
Расстояние между заголовком и текстом должно быть равно 3, 4 интервалам. Расстояние между заголовками раздела и подраздела - 2 интервала.
Каждый раздел текстового документа рекомендуется начинать с нового листа.
Текст пояснительной записки должен быть кратким, четким и не допускать различных толкований. Материал излагается либо от первого лица множественного числа (например:Принимаем к установке два барабанных вакуум-фильтра) либо в неопределенной форме (например:Принимается к установке два барабанных вакуум-фильтра).
При изложении обязательных требований в тексте должны применяться слова "должен", "следует", "необходимо", "требуется, чтобы", "разрешается только", "не допускается", "запрещается", "не следует". При изложении других положений следует применять слова - "могут быть", "как правило", "при необходимости", "может быть", "в случае" и т.д.