Совсем необязательно быть уважительным в деловой переписке, но на уважительные письма все же откликаются лучше, отвечают быстрее, больше «включаются», работают продуктивнее и находят нестандартные решения.
Экспертами был проведен опрос в разных компаниях, в нем задавался один вопрос: «Что Вас больше всего раздражает в письмах от коллег?» Люди назвали шесть вещей их раздражающих.
| Небрежность. | § Письма без знаков препинания, с ошибками, без приветствия и подписи раздражают всех. Видно, что такое письмо писали в спешке. Читателя задевает, что человек пишет ему с пренебрежением, не думая о его удобстве.
§ Большое количество опечаток говорит не о безграмотности, а о том, что письмо даже не перечитали перед отправкой. Это вызывает чувство неуважения.
Примеры небрежного и бережного написания писем:
Советуем: Перед тем как написать кому-то письмо, обстоятельно сформулируйте свою просьбу. Иначе собеседник увидит, что Вы писали в спешке, не беспокоясь о том, как человек будет с этим разбираться. Такое письмо с высокой вероятностью воспримут как хамское. | ||||||||||||||||
| Панибратство. | § Есть компании, где не принято говорить «хай», «приветики» или обращаться к коллегам «народ». Если люди жалуются на неформальный тон, то это претензии не к самим словам, а к нарушению границ их личного пространства. Так к ним обращаются друзья, но не посторонние. § В деловой переписке есть фразы, которые одним кажутся нормальными, а у других вызывают раздражение. Например: «Коллеги!», «Девочки!», «Я Вас услышал», «Будьте добры», «Нижайше прошу», «Искренне Ваш» и др. В подобных фразах нет ничего плохого, если они сказаны с уважением к получателю. Но нередко люди используют их, чтобы замаскировать раздражение. Можно писать «Вы» с заглавной буквы и заканчивать письмо словами «С уважением…», но вызвать у читателя малоприятные ощущения. Отрицательный пример: Уважаемый Василий! Если бы Вы хоть немного думали о качестве работы, Вы бы никогда не предложили такое. Нижайше прошу Вас отказаться от этого предложения и обсудить с коллегами новую концепцию работы. С уважением, Григорий Сидоров В таком контексте никакие вежливые фразы не помогут. Хочется в грубой форме доказать отправителю, что он неправ. А многие получают ежедневно десятки подобных писем. Естественно, они начинают негативно реагировать на такие выражения и в обычной жизни. Советуем: Избегать слов и фраз, которые вызывают схожие ассоциации. | ||||||||||||||||
| Перекладывание ответственности. | § Отдельный вид перекладывания ответственности — фразы «передам коллегам», «по решению руководства», «это не в моей компетенции». В действительности они звучат как «отстань, я не буду тебе помогать».
§ Создавать переписку из нескольких коллег и размазывать по ним ответственность — плохая идея. Вместо того чтобы собирать целый комитет, лучше задать конкретному человеку конкретный вопрос.
§ Планерки — это нормально. Но планерки в почте — это зло. Создать переписку на 10 человек в почте — верный способ превратить обсуждение в помойку. Каждый отвечает, когда ему удобно. Приходят ответы на письма трехчасовой давности, отправлено 10 других сверху. Еще хуже, когда в письме нет темы обсуждения. Советуем: Как один из вариантов решения — не договариваться, а получать согласие на 1-2 готовых варианта. Например, организовать голосование в каком-нибудь сервисе. В критический момент можно поставить перед фактом: все, решение такое. | ||||||||||||||||
| Повторение за другими. | § Все понимают, что есть общепринятые сокращения и термины. Людей раздражает, когда офисные фразы повторяются бездумно и по привычке. Самая ненавистная фраза из всех — «Доброго времени суток». Советуем: Если Вы хотите вызвать раздражение получателя с первой же строчки, то тогда начинайте письма именно с такого приветствия. | ||||||||||||||||
| Спешка и срочность. | § Люди не любят, когда им пишут: «срочно», «надо было еще вчера», «это приоритетная задача» или asap. Раздражают не сами слова и не то, что это подразумевает дополнительную работу в темпе. Раздражение вызывает неуважение ко времени и усилиям другого человека.
§ Для всех очевидно, что сейчас ты бросишь все остальные дела в ущерб себе, а потом работа окажется никому не нужной. Сотрудники отлично знают, когда руководитель может подгонять их не из-за срочности, а просто забавы ради. Как погонщик подгоняет лошадей. Для них это неуважение, которое ужасно раздражает.
§ В первом случае сотрудник видит, что к нему относятся как к рабу и скотине. Во втором — что человек действует с ним заодно. | ||||||||||||||||
| Натянутая вежливость. | § Деловые письма обычно полны натянутой вежливости. Люди прекрасно видят, когда фраза «хорошего дня» должна читаться между строк как посыл далеко и надолго. Или вопрос «Как Ваш отпуск?» подразумевает: «Вы там прохлаждались, а мы тут работали!»
§ 75 % от числа всех документов составляет деловая корреспонденция в России. И плохо написанные или неуважительные письма все равно будут людьми прочитаны, потому что это рабочая корреспонденция. Мир работает и без уважения. Советуем: Если Вы хотите получить уважительное к себе отношение, то сотрудников лучше мотивировать хорошим отношением. |