Трудовые правоотношения работодателя и работников в РФ регулируются Кодексом законов о труде. Совокупность взаимосвязанных документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности работника, называют документацией по личному составу.
Документацию по личному составу можно классифицировать на четыре группы:
– документация, связанная с комплектованием персонала организации;
– документация, связанная с процессом продвижения персонала по службе;
– документация, связанная с выполнением работником требований трудовой дисциплины;
– документация, связанная с прекращением трудовых отношений работников с организацией, с увольнением.
Прием на постоянную работу нового сотрудника при наличии вакантной должности, предусмотренной штатным расписанием, сопровождается оформлением документов, указанных на рис. 3.
Рис. 4. Последовательность документирования при приеме на работу
Резюме в настоящее время является наиболее оперативным и экономичным способом выявления претендентов, желающих поступить на работу в организацию. Резюме – сжатая краткая информация о себе (Приложение 14). В какой-то мере это самореклама. Согласие на прием нового работника дает будущий непосредственный руководитель. Свое согласие он выражает визированием письменного заявления претендента.
При приеме на работу, кроме письменного заявления администрация обязана потребовать от поступающего предъявления следующих документов:
– трудовой книжки;
– паспорт;
– военный билет (для военнообязанных).
При оформлении на работу, требующих специальных знаний, необходимо предъявление диплома или иного документа о полученном образовании и профессиональной подготовке. В последнее время некоторые организации проводят тестирование или другие мероприятия с целью уточнения пригодности принимаемого работника к должности.
Анкета составляется собственноручно при оформлении на работу. Все записи в анкете должны быть подтверждены документально. Данные проверяются сотрудником отдела персонала, заверяются его подписью и печатью.
Трудовой контракт – это документ, фиксирующий согласие сторон об установление трудовых правоотношений и регулирующий их. На основании статьи №18 КЗОТ РФ трудовой контракт должен заключаться в письменной форме.
Основные условия при заключении контракта:
1. Место работы, куда принимается работник.
2. Конкретная работа в соответствии с классификацией, которую должен выполнять работник.
3. Дата начала работы и ее окончание.
4. Оплата труда.
5. Обязанности предприятия по обеспечению охраны труда.
Также могут быть оговорены следующие условия:
1. Испытательный срок.
2. Совмещение профессий.
3. Повышение квалификации.
4. Дополнительный отпуск.
В трудовом контрактеопределяются обязанности работника в соответствии с той профессией или должностью, на которую он принят. Контрактможет заключаться на неопределенный срок, но не более 5 лет, а также на время выполнения определенной работы. Трудовые контракты хранятся 75лет за минусом возраста и не более 5 лет после увольнения работника при наличии приказа.
Приказ (распоряжение) о приеме на работу заполняется на основе предъявленных документов по унифицированной форме № Т-1. При оформлении приказа (распоряжения) о приеме на работу указываются наименование структурного подразделения, профессия (должность), испытательный срок, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу т характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещений временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.).
Подписанный руководителем организации приказ (распоряжение) объявляют работнику под расписку. На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу, заполнятся личная карточка, а в бухгалтерии открывается лицевой счет на каждого работника.
Личная карточка заполняется на всех работников.
Оформление документов о приеме на работу заканчивается составлением личного дела.
Личное дело – это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личные дела содержат следующие документы:
– заявление о приеме на работу;
– приказ (распоряжение) о приеме на работу;
– анкету;
– автобиография;
– резюме;
– копии документов об образовании;
– характеристики или рекомендательные письма;
– заявления сотрудника о перемещениях;
– трудовой договор (контракт);
– аттестационные листы;
– список научных трудов и изобретений;
– приказы (распоряжения) о перемещении работника;
– справки разного рода о данном работнике;
– приказы (распоряжения) о прекращении действия трудового договора (контракта).
Личное дело работника содержит внутреннюю опись документов. Личное дело – документ длительного хранения (75 лет). Оно хранится в сейфе, выдается во временное пользование лишь ограниченному числу лиц. Изменения и дополнения в личные дела вносятся сотрудником отдела персонала, ответственным за их ведение.
Увольнение работника производится по следующей схеме (рис. 5).
Рис. 5. Последовательность документирования при увольнении с работы
Заявление об увольнении работник пишет задве недели до предполагаемого срока увольнения и предоставляет на согласование руководителю.
В законодательстве РФ все случаи увольнения рассматриваются как прекращение трудового договора (контракта), а увольнение по инициативе работника, инициативе администрации и по требованию профсоюзных органов - как расторжение трудового договора (контракта).
Перевод сотрудника на другую должность осуществляется по следующей схеме (рис. 6).
 |
Рис. 6. Последовательность документирования при переводе на другую должность
Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работника. Трудовая книжка не предъявляется лишь при оформлении на работу по совместительству и по трудовому соглашению. Лица, поступающие на работу впервые, обязаны представить администрации справку о последнем занятии, выданную по месту жительства.
Заполнение трудовой книжки впервые производятся администрацией организации в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.
В трудовую книжку вносятся:
– сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность;
– сведения о работе: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение;
– сведения о награждениях и поощрениях в соответствии с действующим законодательством;
– сведения об открытиях, на которые выданы дипломы, использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.
Взыскания в трудовую книжку не записываются.
Все записи в трудовую книжку вносятся кадровой службой организации после издания соответствующего приказа, не позднее недельного срока. Администрация обязана ознакомить владельца книжки с каждой записью в нее под расписку в личной карточке.
Трудовые книжки на предприятии как бланки строгой отчетности. Поэтому они выдаются на руки рабочим и служащим лишь при увольнении. Если в отдельных случаях работник обязан представить в ту или иную организацию сведения о месте работы, трудовом стаже и т.д. (например, о стаже работы при подаче заявления о приеме на учебу в высшее учебное заведение), то работнику по его просьбе выдается выписка из трудовой книжки. Выписка заверяется подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью и печатью предприятия или отдела кадров. В таком же порядке может быть выдана выписка из трудовой книжки и по каким-либо другим причинам.
При увольнении рабочих и служащих все записки о работе, награждениях и поощрениях, сделанные в трудовой книжке (вкладыше) на данном предприятии, заверяются подписью его руководителя (заместителя руководителя, начальника отдела кадров) и печатью предприятия (отдела кадров). При ведении записей на русском языке и языке республики заверяются оба текста.
Трудовая книжка должна быть выдана работнику в день увольнения с росписью в личной карточке (форма Т-2) и в Книге учета движения трудовых книжек и вкладыша к ним. Если же работник отсутствует в этот день на работе, то следует направить ему почтовое уведомление о необходимости получить трудовую книжку. Переслать ее почтой (ценным письмом) можно только с согласия работника. На практике пересылка книжки возможна и по другому адресу, указанному трудящимся.
Трудовая книжка умершего работника выдается под расписку его ближайшим родственникам (мужу, жене, родителям, детям) или по их просьбе высылается по почте.
Не полученные при увольнении рабочими и служащими трудовые книжки отдельно хранятся в отделе кадров от остальных в течение двух лет, после чего передаются в предприятия на 50-летнее хранение.
На практике иногда предприятие задерживает выдачу трудовой книжки уволенному работнику по каким-либо причинам (не сдача материальных ценностей, за должность по подотчетным суммам и т.п.). Такие действия являются незаконными. При задержке выдаче трудовой книжке по вине администрации работнику должен быть выплачен средний заработок за все время вынужденного прогула.
Если же работник отказался от получения трудовой книжки, несмотря на уведомление, не явился за ней и не выразил согласие на пересылку по почте (а также в других случаях, когда отсутствует вина администрации), то его требования, о выплате среднего заработка за время задержки не подлежат удовлетворению.
Иногда после увольнения с предприятия и получения трудовой книжки работник теряет ее. В этом случае он должен немедленно заявить о потере трудовой книжки по последнему месту работы. Не позднее 15 дней после подачи заявления работнику выдается новая трудовая книжка с надписью в правом верхнем углу «Дубликат». То же самое делается и при потере вкладыша.
Законодательством не предусмотрено документальное подтверждение работником факта потери трудовой книжки.
Дубликат трудовой книжки (вкладыша) заполняется по общим правилам. В разделе «Сведения о работе», «Сведения о награждениях» и «Сведения о поощрениях» вносятся в хронологическом порядке все записи, относящиеся к последнему месту работы, со ссылками на соответствующие приказы (распоряжения). Эти записи заверяются подписью лица, ответственного за выдачу трудовых книжек, и печатью предприятия (отдела кадров).
В дубликате по возможности должны быть восстановлены и записи, имевшиеся в утерянной трудовой книжке. Если у работника сохранились какие-либо документы, подтверждающие прежнюю деятельность, то в графе 3 пишется: «Общий стаж работы до поступления на такое-то предприятие составляет столько-то лет, месяцев, дней (по документам) и столько-то лет, месяцев, дней со (слов)».
Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек не предусмотрено, но на практике допускается по просьбе работника внесение в дубликат такой записи: «Общий трудовой стаж до поступления на такое-то предприятие составляет столько-то лет, месяцев, дней (по документам) и столько-то лет, месяцев (со слов)».
После того или иного варианта записи общий стаж, подтвержденный надлежаще оформленными документами, расшифровывается по отдельным периодам. Порядок записи таков: в графе 2 указывается дата приема на работу, в графе 3 – наименование предприятия, цеха (отдела), где трудился рабочий или служащий, его должность и работа. Если из представленных документов видно, что лицо переводилось в том же предприятии на другую работу, то об этом стаже делается соответствующая запись.
Далее в графе 2 пишется дата увольнения, в графе 3 – его основание, в графе 4 – наименование, дата и номер документа, откуда взяты сведения. Сам документ возвращается его владельцу. При этом в дубликат записываются только те сведения о прежней работе, которые содержатся в документе.
В суммированном стаже работы не указываются периоды, подлежащие занесению в трудовую книжку отдельной строкой, а также сведения о времени: пребывания в народном ополчении и партизанских отрядах (дата зачисления – дата увольнения со службы), обучения и совпартшколах и на рабфаках. Все сведения об этом дубликате записываются отдельной строкой со ссылкой на дату, номер и наименование соответствующих документов.
Дубликат трудовой книжки (вкладыша) также выдается работнику, если подлинник пришел в негодность (обгорел, изорван, замазан и т.п.). На первой странице книжки делается надпись: «Взамен выдан дубликат», а сама книжка возвращается владельцу и при необходимости может служить подтверждением трудового стажа.
При выдаче дубликата трудовой книжки работник делает соответствующую роспись.
Вкадровом подразделении предприятия должна вестись Книга учета движения трудовых книжек и вкладыша к ним. В ней регистрируются все трудовые книжки, принятые от рабочих и служащих при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши (с указанием серии и номера), выданные вновь. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается об этом в данной Книге.
Бланки трудовых книжек и вкладышей хранятся в бухгалтерии предприятия, регистрируются в специальной приходно-расходной книги и выдаются работникам отдела кадров по заявке с ежемесячным отчетом об их расходовании.