Расходы бюджетных учреждений делятся на кассовые и фактические.
Кассовыми расходами считаются все суммы, выданные учреждением банка или органами Госказначейства с текущих бюджетных, регистрационных счетов как путем безналичной оплаты счетов, так и наличными.
Фактические расходы — это действительные расходы учреждения, оформленные соответствующими документами, включая расходы по неоплаченным счетам кредиторов, по начисленной зарплате и стипендиям.
Приведем пример кассовых и фактических расходов в разрезе кодов экономической классификации (КЭКР)
| КЭКР | Фактические расходы | Кассовые расходы |
| Начислена заработная плата | Получены в кассу денежные средства для выплаты заработной платы, перечислена зарплата на карточные счета в случае использования пластиковых карт | |
| Начислены ЕСВ | Получены в кассу (или перечислены) средства для выплаты по больничным листам, перечислены со счета взносы в страховые фонды, Пенсионный фонд | |
| Списаны канцелярские, хозяйственные принадлежности | Перечислены по счетам поставщикам за канцтовары, хозяйственные товары | |
| Списаны использованные медикаменты | Перечислены поставщикам за медикаменты | |
| Списаны продукты питания | Перечислены поставщикам за продукты питания | |
| Начислена стипендия студентам, аспирантам | Получены средства в кассу для выплаты стипендии |
На практике, как правило, осуществление кассовых и фактических расходов не совпадает во времени. Кассовые расходы отражаются в учете в момент получения наличных средств или перечисления денежных средств с регистрационного счета. Возмещение кассовых расходов отражается в момент зачисления на такой счет сумм, внесенных, например, по объявлению о взносе наличных или перечисленных дебиторами согласно платежному поручению. Фактические — в момент их совершения согласно актам списания, накладным, актам выполненных работ, приема-передачи, счетов-фактур и т. д. Например, фактические расходы по КЭКР 1110, 1120, 1300, как правило, опережают во времени кассовые. Связано это с тем, что начисление зарплаты, стипендии и взносов на социальное страхование осуществляется раньше, чем перечисление платежей и получение денежных средств в кассу для выплаты.
Кассовые расходы будут соответствовать фактическим во времени при приобретении основных средств, поскольку приобретенные основные средства сразу списываются на фактические расходы.
По другим кодам экономической классификации расходов бюджета чаще всего кассовые расходы опережают фактические. Так, при приобретении бензина, канцелярских, хозяйственных товаров, медикаментов, продуктов питания вначале происходит оплата по счету (кассовый расход), затем приход оплаченных ценностей, а затем уже их списание (фактический расход).
Если фактические расходы превышают кассовые — это свидетельствует о погашении дебиторской задолженности, которая числилась на начало отчетного периода, либо о создании из-за получения товаров, работ, услуг без предварительной оплаты кредиторской задолженности на конец отчетного периода. Кроме того, по статьям расходов на питание, медикаменты, канцтовары, расходы на содержание автотранспорта, капитальный ремонт, превышение фактических расходов надкассовыми может быть следствием списания в отчетном периоде имущества, которое было приобретено раньше.
Если фактические расходы меньше кассовых — это свидетельствует о погашении кредиторской задолженности, которая числилась на начало отчетного периода.
Учет кассовых расходов ведется на синтетических счетах 31 «Счета в банках» и 32 «Счета в казначействе» в разрезе соответствующих субсчетов. Кассовые расходы накапливаются по кредиту данных счетов, а по дебету записываются суммы, направленные на восстановление кассовых расходов, суммы поступившего финансирования.
Аналитический учет кассовых расходов ведется в Карточке кассовых расходов, утвержденной приказом Государственного казначейства от 27.03.2012г. в разрезе КЭКР. По каждому коду функциональной классификации расходов, по общему и специальному фондам, по каждому виду денежных средств специального фонда ведутся отдельные карточки.
Учет фактических расходов ведется на синтетических счетах класса 8 «Расходы» Плана счетов бюджетных учреждений:
1. Счет 80 «Расходы общего фонда», который имеет субсчета:
801 «Расходы из госбюджета на содержание учреждения и прочие мероприятия»;
802 «Расходы из местного бюджета на содержание учреждения и прочие мероприятия»;
2. Счет 81 «Расходы специального фонда», который имеет субсчета:
811 «Расходы по средствам, полученным как плата за услуги»;
812 «Расходы по другим источникам собственных поступлений»;
813 «Расходы по другим поступлениям специального фонда»;
3. Счет 82 «Производственные расходы», который имеет субсчета:
821 «Расходы производственных (учебных) мастерских»;
822 «Расходы подсобных (учебных) сельских хозяйств»;
823 «Расходы на научно-исследовательские работы по договорам»;
824 «Расходы на изготовление экспериментальных устройств»;
825 «Расходы на заготовку и переработку материалов»;
826 «Расходы к распределению».
По дебету этих счетов записываются суммы фактических расходов, произведенных в течение года. По кредиту в конце года списываются суммы фактических расходов на результат исполнения сметы в зависимости от источника финансирования этих расходов, при этом дебет счета 431 «Результат исполнения сметы по общему фонду» корреспондирует с кредитом субсчетов счета 80, а дебет счета 432 «Результат исполнения сметы по специальному фонду» с кредитом субсчетов счетов 81,82.
Аналитический учет фактических расходов ведется в разрезе КЭКР по каждому коду функциональной классификации расходов, по общему и специальному фонду и по видам средств специального фонда в Карточке аналитического учета фактических расходов, форма которой утверждена приказом Государственного казначейства от 06.10.2000 г. - № 100.