К практическому занятию №1
По теме: «Служебная переписка»
- Цель занятия: Приобрести навыки
- по оформление служебного письма; запроса; уведомления; приглашения; претензии; изменения; уточнения задания; сообщение; разъяснения, напоминания, подтверждения, рекомендация, предложения, замечания, просьба, требования т.д.
- закрепить навыки заполнения телеграммы особым телеграфным языком.
- Студенты должны знать:
- реквизиты делового письма;
- реквизиты «внеочередной», «срочной телеграммы».
- Студенты должны выполнить дома:
- выучить теоретический материал
- Студенты должны выполнить на занятии:
- ответить на вопросы письменного (т) опроса;
- оформить письмо;
- написать претензию;
- издать приказ;
- решить ситуационную задачу применив Трудовой кодекс РФ.
- В ходе занятия студенты должны уметь:
- принять телефонограмму, отправить;
- составить текст делового письма;
Часть I – изложить мотивы, побудившие составить документ.
ЧастьII – выводы, просьба, предложения, замечания.
- заполнить бланк телеграммы (служебной);
- применять знания спецдисциплин в комплексе.
- Литература для самоподготовки:
- Документы и делопроизводство (справочное пособие).
- Кирсанов В.В. и Аксенов Ю.М. «Курс делопроизводства».
- Андреева В.И. «Делопроизводство»
Приложение №1
- Тон письма должен быть нейтральным. Рекомендуется избегать в письме категорических выражений, что достигается вводными словами и конституцией: Какими? по-видимому; по-прежнему; как известно; если возможно и т.д.
- Уважение к адресату помогают выразить деепричастные обороты: Какие? «тщательно изучив Ваши замечания…» «внимательно рассмотрев Ваши предложения».
- При обосновании действий используются ограниченный набор начальных и заключительных словосочетаний и выражений: Каких? «В порядке обмена». «В порядке исключения…» «В связи…» «В соответствии…»
- Причины принятия решений так же формируются с помощью деепричастных оборотов Каких? «учитывая», «считая», «принимая во внимание», «рассматривая», «руководствуясь»…
Общение.
Язык дан, чтобы скрыть мысли, а руки – чтобы показать эти мысли.
На работе лучше использовать нейтральный язык, не использовать эмоциональный язык.
90% может сказать о человеке
- жесты
- мимика
- одежда
- взгляд
- улыбка
- особенности голоса (тембр, темп)
«Нога на ногу» - пренебрежение
«Открытые ладони» - я тебя не боюсь, я не защищен
«Эмоциональные конфликты не разрешены.
«Прямой взгляд» - интерес, любопытство (жен); призыв, обещание, разрешение (муж)
«Избегает взгляда в глаза» - стеснение, у них нет друзей; неуверенный в себе; признак вины.
«Неотрывный взгляд» - влюблен, либо враги
«Улыбка» - признак вежливости, открытости.
Ненавязчивое, мягкое потрогивание располагает к себе.
«Разглядывание» - невоспитанность
Голос «Высокий» - негативно воспринимается
«Низкий» - очень спокойный, нравится людям
«Громкий» - не очень приятен
В паузах говорится то, что волнует человека больше всего.
Тембр – можно узнать о воспитании человека, о его семье. Тихий, зажатый (сдержанный голос) – говорит о том, что ребенок хотел кричать, но всегда сдерживался.
Маркетинг:
- Изучение спроса
- реализация товара
- Реклама
- прогнозирование спроса
Деловые письма
Написание писем – это общение и искусство составление деловых бумаг и писем.
В основе почти всех правильно составленных документов лежат 4 правила. Общая черта писем - стремление продать что-то. Используйте слова: прекрасный, восхитительный, изумительный, - сближают автора письма и его адресата.
Тон и стиль: делового письма помогают прилагательные и наречия.
Стиль письма – формальный и фамильярный. Служебные письма – пишутся на специальных бланках.
Официальное письмо содержит помимо основной информации сведения об адресате:
- название организации
- почтовый, телеграфный индекс
- № телефона, факса
- № того письма на который делается ответ
Следуем принципу: «У Вас никогда не будет следующего раза, чтобы произвести первое
впечатление» Мнение о Вас складывается на основе первого впечатление, во время первой встречи.
Письмо беседа – не должно отличаться ничем от беседы с коллегами. Прежде чем перейти к делу стороны ведут светский разговор об отвлеченных вещах.
Шесть видов писем:
- Соглашение, сделка
- Ответные письма с благодарностью
- Поздравления и извинения
- требования и запросы
- Соболезнования
Эти письма в свою очередь можно разделить на: формальные и неформальные
Служебные записки тоже можно разделить на виды:
- Расторжения по кадровым вопросам, внутреннему распорядку учредителя
- Благодарности и поздравления
- Напоминание, просьба, проведение мероприятий.
Правильное написание письма ничем не отличается от добротного рекламного
объявления. Правила составления писем, цель которых привлечь внимание:
1) 
Внимание Автор должен заинтересовать - это обычно делается с помощью
2) Интерес небольших заголовок:
3) Просьба - «Сколько зарабатывает медсестра»
4) Действие - «Как ленивому разбогатеть»
Начальные строчки привлекают внимание. Следующие за ними 1 и 2 предложения
пробуждают интерес. А следующие два абзаца – высказывают просьбу. А последующая часть письма заставляет читателя действовать.
Визитка
Рекомендуется на всякий случай иметь 4 вида визиток:
I-ой для официальных встреч: Ф.И.О.; адрес, занимаемая должность.
II-ой для неофициальных встреч – указывается только Ф.И.
III – ий карточка супруги с ее фамилией и именем
IV – ий вид – общая визитка супругов, на которой указывается полные имена и адрес
Используется максимум два цвета. Не изображают узоры, фотографии.
Для случайных визиток приняты размеры 90х50мм, далее делают карточки.
Реквизиты:
Ф.И.О.; должность; адрес офиса, телефон, факс, и адрес в «Интернете»
Ученые степени, звания можно указать, но если их много, следует оставить 2-3 самых «весомых». Расположение реквизитов на визитках может быть различным, но Ф.И.О. должно быть крупнее всех остальных надписей, а должность писать непосредственно под Ф.И.О.
Обмен визитками: хранить в портмоне, в специальной коробочке для визиток, чтобы не мялись.
Вручить карточки нужно:
- Старшие (по возрасту и положению) первым дают визитки младшим;
- Женщины первыми рекомендуются мужчинам;
- хозяева первыми предлагают свои карточки гостям.