УРОК 19-20
Для организации важно точно знать свой «архивный статус» – то есть знать, является ли она источником комплектования государственного (муниципального) архива или нет. Разберемся, почему.
Причина 1. Работа архивов организаций – источников комплектования и организаций – не источников комплектования регламентирована в нормативных документах по-разному. Есть два основные документа, которые регламентируют работу организаций с архивами и архивными документами:
1. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ (далее – Федеральный закон № 125-ФЗ).
2. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (далее – Правила 2015).
В перечень юридических лиц, которые обязаны соблюдать Правила 2015, входят органы государственной власти, органы местного самоуправления и организации. Но несмотря на универсальность требований, закрепленных в Правилах 2015, их практическая реализация в архиве конкретной организации или компании будет различаться в зависимости от того, является ли она источником комплектования государственного (муниципального) архива или нет. Например, при заполнении форм документов из приложений к Правилам 2015 необходимо учитывать «архивный статус» организации, в зависимости от этого формы следует заполнять по-разному.
Кроме Федерального закона № 125-ФЗ и Правил 2015 в архивной отрасли есть нормативные акты, которые относятся прежде всего к деятельности государственных (муниципальных) архивов и специальных организаций (уполномоченных органов). Для государственных и муниципальных архивов в число основных федеральных документов, регламентирующих работу, входят:
1. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях[3] (далее – Правила госархивов 2020).
2. Методические рекомендации к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях.
В этих документах можно найти ответы на самые распространенные вопросы, которые возникают в ежедневной деятельности специалистов делопроизводственных служб.
Причина 2. Нормативно установлены разные сроки хранения документов для организаций – источников комплектования и организаций – не источников комплектования. Например, в перечнях с указанием сроков хранения (в том числе и в Перечне 2019 зафиксированы разные сроки хранения документов в организациях, которые являются источниками комплектования и в организациях, которые не являются источниками комплектования.
Причина 3. Архивное учреждение, источником которого является организация, закрепляет за организацией куратора. Сотрудники организации – источника комплектования могут получать консультативно-методическую помощь от своего куратора.
С куратором из архивного учреждения можно консультироваться как по телефону или электронной почте, так и при личном общении. Он поможет снять широкий спектр профильных вопросов на различные темы: от экспертизы ценностей и научно-технической обработки документов до составления номенклатуры дел и передачи дел на государственное хранение.
Причина 4. Организации – источники комплектования должны согласовывать свою номенклатуру дел. При этом им следует направлять номенклатуру на согласование экспертно-проверочной комиссии архивного учреждения (далее – ЭПК). Делать это следует каждые пять лет (см. раздел статьи «Номенклатура дел: уточнение и согласование»).
Причина 5. Организации – источники комплектования должны представлять на рассмотрение ЭПК архивного учреждения описи (годовые разделы описей) дел постоянного хранения и по личному составу. Делать это необходимо не позднее, чем через три года после завершения в делопроизводстве дел. Описи проверяются, рассматриваются, а затем согласовываются (или утверждаются) или возвращаются на доработку в организацию[5].
Причина 6. Организации – источники комплектования должны представлять на рассмотрение и согласование ЭПК архивного учреждения акты об утрате дел постоянного хранения.
Причина 7. При уничтожении документов организация – источник комплектования в актах о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, должна указывать номера протоколов заседания ЭПК архивного учреждения, на которых были утверждены описи дел постоянного хранения за годы, документы временного хранения за которые выделяются к уничтожению. Например, если в акт внесены документы временного хранения за 2015 год, значит необходимо указать, когда были согласованы описи дел постоянного хранения за 2015 год.
Причина 8. Организации – источники комплектования в некоторых регионах России должны согласовывать с архивным учреждением свои локальные нормативные акты по архивному делу: положение об архиве, положение о работе экспертной комиссии и т.д.
Причина 9. Организации – источники комплектования должны предоставлять паспорт архива организации, хранящей управленческую документацию по состоянию на 1 декабря текущего года[6].
Причина 10. Порядок сдачи документов в архив при ликвидации организации – источника комплектования и организации – не источника комплектования будет отличаться (Таблица 1).
При хранении документов организации допускают ряд ошибок.
Ошибка 1. Архивом занимаются все понемногу
Эта ошибка свойственна компаниям, в штатном расписании которых нет должности «архивист», хотя их руководство осознает, что заниматься хранением документов в любом случае необходимо. Задания подготовить и сшить дела получают случайные работники: кадровики, бухгалтеры, новенькие работники или практиканты. То, что архивом время от времени все-таки занимаются, не плохо. Плохо то, что каждый действует по своему усмотрению, а не по правилам архивного дела.
Как исправить ошибку? Следует назначить ответственного за архив. Такой работник обязан обеспечивать соблюдение правил архивного дела в отношении документов компании.
Ответственного за хранение документов выбирают из работников канцелярии или секретариата. Если делопроизводством в организации занимается только секретарь, то и ответственным за хранение документов целесообразно назначить именно его. Это вполне справедливо: основные знания по делопроизводству, как правило, у секретаря есть, а значит именно его легче обучить азам архивного дела. Чтобы назначить ответственного за архив, следует издать приказ по основной деятельности (Пример 1).
В соответствии со статьей 151 Трудового кодекса Российской Федерации дополнительную работу нужно оплачивать. В связи с этим работники отдела кадров должны подготовить приказ по личному составу о возложении дополнительного объема работы и включить в него размер доплаты за дополнительные обязанности. Размещать такую конфиденциальную информацию в приказе о назначении ответственным нельзя, так как это приказ по основной деятельности.
Ошибка 2. Документы «списывают» без экспертизы и актирования
В некоторых компаниях уничтожение документов никак не организовано и происходит стихийно. Основанием для уничтожения является желание кого-то из руководства или предположение, что эти дела больше не нужны. После уничтожения документов в таких компаниях не остается никаких доказательств, что эти документы вообще когда-то существовали, а главное – что они уничтожены на основании истечения срока хранения.
Как исправить ошибку? Уничтожить документы – это не просто отправить их в измельчитель. Фактическому уничтожению предшествуют несколько дней кропотливой работы. Архивист должен точно знать, что у всех уничтожаемых дел истек срок хранения, что они не имеют практической ценности для сотрудников подразделений, к которым относятся. При этом основанием для уничтожения должны быть типовые перечни и другие нормативно-правовые акты с установленными сроками хранения документов, а не личное мнение главного бухгалтера.
ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НАРУШЕНИЕ ПРАВИЛ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
В конце 2020 года существенно увеличили штрафы за неправильное ведение архива организации – сразу в 10 раз. Из статьи вы узнаете, какие архивные документы должна иметь каждая организация, а также как их правильно вести.
Дешевле всего – соблюдать основные архивные правила
С 26.10.2020 в 10 раз возросли штрафы за нарушения правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов: в статью 13.20 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (Далее – КоАП РФ) внесли соответствующие изменения[1]. Теперь размеры штрафов следующие:
· для граждан – от 1 000 рублей до 3 000 рублей;
· для должностных лиц – от 3 000 рублей до 5 000 рублей;
· для юридических лиц – от 5 000 рублей до 10 000 рублей.
Практика применения ст. 13.20 КоАП РФ пока не так обширна (вероятно, из-за того, что до недавнего времени штрафы были незначительными). На деле санкции, предусмотренные ст. 13.20 КоАП РФ, могут наложить в случае, если в результате поверки любыми контролирующими органами обнаружится, что документы организации в наличии, но их хранение осуществляется неправильно: дела, содержащие персональные данные, лежат в общем доступе, документы не упорядочены, приказы по личному составу смешаны с приказа по основной деятельности и т.д. Формально под эту статью также «попадают» такие нарушения, как отсутствие в организации номенклатуры дел, обязательных архивных описей, а также актов об уничтожении документов.
Итак, какие именно правила нужно выполнять? На основании Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях[2] (далее – Правила 2015) мы составили перечень документов, которые обязательно должны быть в архиве каждой организации, а также описали основные правила их составления и ведения. Все они обязательно должны быть компании независимо от того, действует в ней архив как структурное подразделение или нет. Если в организации есть документы, то они должны храниться правильно!