Для установления сроков хранения образующихся в деятельности организации документов применяют перечни документов с указанием сроков хранения и номенклатуры дел, которые должны использоваться в делопроизводстве каждой организации.
Перечень – это систематизированный список видов и категорий документов, содержащих нормативные указания о сроках их хранения.
Главное целевое назначение перечня документов связано с проблемой рационального комплектования Национального архивного фонда Республики Беларусь, научно обоснованной организацией отбора документов на хранение. Тем не менее, назначение перечня выходит за указанные рамки.
Перечни документов могут быть типовыми или ведомственными. Типовые перечни устанавливают сроки хранения документов, наиболее характерных для большинства организацией. Они включают документы, образующиеся при документировании общих для всех управленческих функцией (руководство, контроль, планирование, учет, отчетность, финансирование и т.п.), независимо от места организаций в системе управления, видов их деятельности и форм собственности.
В настоящее время в Республике Беларусь применяются три типовых перечня:
1) Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденный Начальником Главного архивного управления при Совете Министров СССР 15 августа 1988 г. (далее Перечень – 1988);
2) Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организацией и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденный Постановлением Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 6 августа 2001 г. №38, с изм. и доп. (далее Перечень 2001);
3) Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, организацией Республики Беларусь по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения, утвержденный Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 14 декабря 2006 г. №82 (далее Перечень – 2006).
Создание типовых перечней обусловлено тем, что во всех организациях формируются так называемые «типовые» документы, которые выполняют одинаковые для всех организаций функции, а поэтому должны иметь и одинаковые сроки хранения.
Вместе с тем типовые перечни не могут охватить всю специфическую документацию различных отраслей, поэтому на базе типовых перечней министерствами и иными центральными органами управления разрабатываются ведомственные перечни.
Ведомственные перечни включают в себя полный комплекс документов постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения, образующихся в деятельности организации и подчиненных ей учреждений. Перечень конкретизирует сроки хранения каждого включенного в него документа.
При определении срока хранения документов организации, прежде всего, пользуются ведомственным перечнем, а при его отсутствии – типовыми перечнями.
При разработке ведомственных перечней документов учитываются принципы организации системы управления в каждой конкретной отрасли, принимаются во внимание особенности документирования деятельности отрасли, создания и хранения комплексов документов. Вместе с тем при подготовке ведомственных перечней в них находят отражение общие положения типовых перечней документов с указанием сроков хранения.
Перечень документов с указанием сроков хранения – нормативный правовой акт Республики Беларусь, нормы которого (сроки хранения документов) являются обязательными для исполнения (сроки хранения, закрепленные в ведомственных перечнях, обязательны для соблюдения в пределах отрасли).
Произвольное сокращение сроков хранения документов, указанных в перечне, не разрешается. Допускается увеличение организациями сроков хранения, если это обусловлено спецификой их деятельности.
Перечни типовых документов представляют собой таблицы (прил. 37, 38), содержащие пять граф: 1 – «Номер статьи»; 2 – «Вид и название документа»; 3,4 – «Срок хранения документов»; 5 – «Примечание».
В графе 1 перечня приводятся номера статей, которым присвоена единая сквозная нумерация. Номер статьи соответствует порядковому номеру каждого вида и названия документов (графа 2), включенных в перечень.
По Перечню – 2001, «Переписка по основной деятельности» (графа 2) имеет порядковый номер 25, он и будет номером статьи по перечню, на который следует сослаться при определении срока хранения данного названия документа («Переписка по основной деятельности» - пост., ст. 25).
В графе 3 приведены сроки хранения документов в учреждениях, организациях и на предприятиях, являющихся источниками комплектования государственных архивов. Их документы по истечении установленного срока ведомственного хранения (15 лет; 10 лет; 5 лет) поступают в соответствующие государственные архивы. Также на основании графы 3 определяются сроки хранения документов в негосударственных организациях. В графе 4 приведены сроки хранения документов в учреждениях, организациях, на предприятиях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов (т.е. не передающих документы на хранение в государственные архивы).
В организациях, не являющихся источником комплектования государственных архивов, в основном образуются документы практического назначения, поэтому в перечне для них установлены временные сроки хранения.
Разделы Перечня – 1988, которые нашли отражение в Перечне – 2001 включают 6 разделов (прил. 37), Перечень – 2006 – 12 (прил. 38).
При пользовании Перечнями «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия), указанную вместе со сроками хранения некоторых видов документов. Она означает, что в отличие от других документов временного срока хранения документы с отметкой «ЭПК» по своему содержанию могут иметь не только практическую, но и научно-историческую ценность.
Отметка «До минования надобности» означает, что документы имеют ограниченное практическое значение. По мере использования или отмены такие документы отбираются к уничтожению.
Исчисление сроков хранения документов начинается с 1 января года, следующего за годом окончания использования документов в делопроизводстве.
Для удобства использования к перечням составлен указатель видов и названий документов.