Организационные документы

Тема 4. Особенности составления и оформления организационно-распорядительных и информационно - справочных документов

1. Организационные документы

2. Распорядительные документы

3. Информационно-справочные

Организационные документы

Организационные документы представлены уставами, положениями, в том числе о структурных подразделениях, инструкциями, в частности на должностных лиц, правилами.

Все государственные, муниципальные, частные предприятия, общественные объединения действуют на основе устава. Устав - это свод правил, регистрирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственной или хозяйственной деятельности.

Общие уставы утверждаются высшими органами государствен­ной власти и управления, а уставы общественных организаций принимаются и утверждаются их съездами. Уставы государственных предприятий и учреждений утверждаются их вышестоящими орга­нами (министерствами, ведомствами). Уставы муниципальных предприятий утверждаются районными (городскими) администра­циями, частных — соответствующими владельцами, коллектива­ми, регистрируются в областных, краевых, городских и районных администрациях.

Устав является обязательным документом, его содержание и соответствии с законодательством РФ должно включать:

• наименование учреждения, организации, предприятия, его вид;

• местонахождение (почтовый адрес);

• предмет и цель деятельности;

• порядок образования имущества (или уставного капитала, выпуска и распределения акций и т.д.);

• порядок распределения прибыли;

• порядок образования учреждения (организации, пред­приятия), порядок управления и прекращения деятель­ности;

• органы управления (внутренняя организационная структура).

Устав оформляется на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов общего бланка: наименование организации, наименование вида документа, место составления документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения, отметка о регистрации устава, печать регистрирующего органа.

Положения - нормативные акты, имеющие сводный кодификацион­ный характер и определяющие порядок образования, структуру, функ­ции, компетенцию, обязанности и организацию работы системы органов государства (например, Общее положение о министерствах), одного органа (например, Положение о государственной автомобильной инс­пекции), структурного подразделения (комиссии, группы). Положения могут регламентировать деятельность должностных лиц. В отдельную группу следует выделить положения, регулирующие совокупность орга­низационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу. Например, "Положение о бухгалтерском учёте и отчётности в Рос­сийской Федерации", "Положение о документах и документообороте в бухгалтерским учёте" или "Типовое положение о ведении делопроиз­водства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государ­ственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях".

Положения бывают типовые и индивидуальные. Типовые разрабатываются для системы учреждений и предприятий. В текст положения необходимо включить такие разделы, как общая часть (преамбула), основные функции, права, порядок образования и организации работы и др. в зависимости от характера положения.

Структура текста положения и его формуляр унифицирова­ны в УСОРД*. Положение оформляют на общем бланке организации, т.е. этот документ должен содержать наименование ор­ганизации, структурного подразделения, вида документа, а также дату и гриф утверждения. Текст положения включает следующие разделы:

• Общие положения.

• Цели и задачи.

• Функции.

• Права и обязанности.

• Руководство.

• Взаимоотношения (служебные связи).

В разделе «Общие положения» указываются точное наиме­нование структурного подразделения, степень его самостоя­тельности, подчиненность — орган управления (или должно­стное лицо), в распоряжении которого находится структурное подразделение.

В разделе «Цели и задачи» в обобщенном виде формулирует­ся главная цель деятельности структурного подразделения и его основные задачи.

Раздел «Функции» — основной раздел положения, он дол­жен включать всестороннюю характеристику деятельности структурного подразделения, подробный перечень всех функ­ций, которые должны обеспечить решение основных задач.

В разделе «Права и обязанности» перечисляются права, кото­рыми наделяется подразделение для реализации возложенных на него задач. При изложении прав подчеркивается их соответствие действующему законодательству, нормативно-правовым докумен­там Правительства, вышестоящих органов управления и докумен­там, регламентирующим деятельность данной организации.

Раздел «Руководство» содержит наименование должности руководителя подразделения, требования к уровню образова­ния и стажу практической работы.

В разделе «Взаимоотношения с другими подразделениями» определяются взаимосвязи с другими подразделениями, возни­кающие в результате производственной, хозяйственной, управ­ленческой деятельности, фиксируются документные связи — наименования документов, периодичность их представления, сроки, устанавливаются взаимные обязательства, определяется состав документов, разрабатываемых структурным подразделе­нием совместно с другими структурными подразделениями.

Положения подписывают должностные лица, являющиеся их непосредственными разработчиками (например, начальники структурных подразделений, заместители первого руководителя и др.), визирует положение юридическая служба (юрискон­сульт), утверждает руководитель. Положение обретает юридиче­скую силу с момента утверждения.

Инструкции - правовой акт, издаваемый или утверждаемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-техничес­кие, технологические, финансовые и иные специальные стороны дея­тельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан.

Инструкции подразделяются на две основные группы:

– регламентирующие порядок выполнения какого-либо процесса (производственного, например), в осуществлении которого принимают участие исполнители (должностные лица, подразделения);

– должностные инструкции, определяющие функции, права, обязанность и ответственность должностных лиц.

Должностная инструкция – правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.

Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения по­рядка применения законодательных актов и распорядительных докумен­тов (например, приказов). Постоянно издаются инструкции по заполне­нию и ведению бухгалтерских документов.

Инструктивный характер носят также такие документы, как правила, регламенты и др.

Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов, объек­тов и лиц, на которых распространяются ее требования. Например: "Дол­жностная инструкция инспектору по контролю...", "Инструкция по документационному обеспечению (делопроизводству) в Администра­ции Президента Российской Федерации".

К инструкциям предъявляются повышенные требования четкости и яс­ности изложения текста. Очень важно учитывать последовательность, в которой пользователь должен изучать и использовать инструкцию. Текст разделяется по определенной логической схеме на части: разделы, под­разделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Порядок нумерации должен соответствовать требованиям ГОСТ Р 1.5-92.

Инструкция оформляется на общем бланке. Она утверждается специальным распорядительным актом или непосредственно руководителем. На инструкции может быть сделана пометка о том, что она является приложением к распорядительному документу. При утверждении инструкции распорядительным документом (приказом, распоряжением и т.д.) в нем устанавливается срок введения инструкции, перечисляются необходимые организационные мероприятия, указываются ответственные исполнители. Если в тексте распорядительного документа не указан срок введения инструкции, таковым считается день подписания и регистрации документа.