Заключительный этап экспертизы - это один из наиболее ответственных этапов, в котором подводятся итоги всей ранее проведенной работы, анализируются и оцениваются полученные результаты, а также происходит их документальное оформление.
Результаты экспертизы могут быть оформлены в виде акта экспертизы или протокола дегустации либо в иной форме. Акт экспертизы составляется на бланках единой формы. Акт составляется на русском языке, четко без помарок и сокращений. Акт экспертизы состоит из 3-х частей: протокольной, констатирующей и заключения. При составлении актов экспертизы заполняет соответствующие пункты формы акта. В протокольной части акта эксперт указывает сведения, соответствующие наименованиям пункта.
Номер акта экспертизы, дата и место составления, Ф.И.О. эксперта, Ф.И.О., должность представителей сторон участвующих в экспертизе; количество оцениваемого товара, наименование товара, номер и дата предъявленных эксперту товарно-сопроводительных документов, наименование поставщика или отправителя, состояние предъявленного товара (наличие или отсутствие упаковки). В констатирующей части акта экспертизы должен быть описан ход изучения предъявленных документов, аргументированно изложены методы и фактически установленные в соответствии с поставленной задачей результаты экспертизы, поставлены даты начала и окончания проверки товара.
Подписывается экспертом и представителями организации, принимавшими участие в проведении экспертизы. В заключении эксперт в ответ на поставленную задачу должен сформировать выводы. Заключение составляется кратко, конкретно и обоснованно, исходя из бесспорных и объективных данных, и настолько четко, чтобы не потребовалось дополнительных объявлений эксперта.
Заключение подписывает только эксперт или группа экспертов, проводящих экспертизу. Акты экспертизы печатаются, количество экземпляров согласовывается с заказчиком, все экземпляры акта должны быть читаемы. Оформленный акт экспертизы и приложения к нему заверяются печатью (круглым штампом). Исправления в протокольной или констатирующей части контрактного акта экспертизы должны быть заверены подписью эксперта и подписями представителей заказчика: других актов экспертизы - подписью эксперта.
Исправления, вносимые в заключение акта экспертизы, должны быть оговорены и заверены подписью только эксперта. Акт экспертизы вместе с нарядом составляется и сдается в экспертную организацию для регистрации не позднее следующего дня после окончания экспертизы. После оформления акта печатные экземпляры передаются или пересылаются заказчику в согласованные сроки, а оригинал акта сдается в архив.
Результаты товарной экспертизы, оформленные в виде зарегистрированного акта экспертизы с учетом вышеуказанных правил, являются окончательными для заинтересованных сторон, если они согласны с заключением эксперта. В случае возникновения разногласий между экспертом и заинтересованными сторонами заключение может быть обжаловано в экспертной организации, к которой принадлежит эксперт (торгово-промышленной палате).
Заключение эксперта может быть и отменено. Основанием для отмены заключения служат: недостоверность, неполнота и нечеткость указания сведений в общей и констатирующей частях акта; ссылки в основной части мнения или результаты оценки, сделанные не экспертом, а другими лицами; применение непринятых методик исследований и/или допускающих значительные погрешности, что может привести к получению недостоверных сведений; использование неисправных или не проверенных средств измерения при проведении экспертной оценки; необъективность, недоказательность, сомнительность заключения эксперта; использование при проведении экспертной оценки и в заключении документов отмененных или недействующих; несоблюдение действующих методик, положений, регламентирующих правила проведения товарной экспертизы.
При проведении экспертизы эксперты должны соблюдать принципы:
1. Объективность - заключается в предупреждении или устранении субъективизма (физическое или юридическое лицо) при проведении экспертных оценок.
Каждый эксперт обладает индивидуальными вкусами, взглядами, определенной компетентностью и др., что неизбежно влияет на характер и уровень экспертных оценок.
2. Независимость - является важнейшим принципом эксперт должен быть независим от любых заинтересованных в результатах экспертизы сторон.
3. Компетентность - т.е. профессиональная подготовка, глубокие знания, эксперт постоянно повышает квалификацию (меняется информация и др. свойство).
4. Системный подход - необходим эксперту при любых экспертных оценках. Сущность его заключается в обобщении, группировке и приведение в определенную систему данных, необходимых для проведения экспертизы (т.е. знать группу, подгруппу, вид, тип и т.д.).
5. Эффективность - заключается в том, что окончательные результаты товарной экспертизы должны способствовать рациональному использованию товара, организации оптимального товародвижения и сокращению расхода сырья, материалов, электроэнергии, затрат труда, а также материальных и товарных потерь (т.е. принимать решение о серийном или опытном производстве товара).
6. Безопасность товаров - эксперты должны учитывать реальную и предполагаемую степень вреда товара. Принцип безопасности положен в основу экспертизы.