Малоэффективные и/или ненужные собрания —
это большая потеря времени. Вот некоторые советы
специалистов в области тайм-менеджмента и руково-
дителей компаний:
• Проводите собрания только в случае необходимос-
ти. Отменяйте те, что не нужны. То, что вы запла-
нировали проведение еженедельных собраний, не
означает, что необходимо встречаться каждую неде-
лю. Зачастую дела лучше решать другим способом,
например, с помощью кратких совещаний, деловых
записок или индивидуальных встреч.
Проводите собрания в необычных местах — в от-
деле, где возникает какой-то вопрос (например, в
цехе, на складе), в местном не шумном ресторане,
в непринужденной или непривычной обстанов-
ке.
• Назначайте собрания на И часов утра или на
16 часов дня. Сотрудники будут более собранными
и заинтересованными в том, чтобы завершить об-
суждение быстрее, чтобы успеть соответственно на
обед или домой.
Еда на собраниях исключается. Она требует ненуж-
ных затрат, дает лишние калории и отвлекает от дела.
• Приглашайте на собрания только необходимых со-
трудников. Пять-шесть человек — это оптимальное
число для принятия решения и выполнения необ-
ходимых дел. После собрания разошлите информа-
ционные бюллетени тем, кому это необходимо.
• По крайней мере за день до собрания разошлите
повестку дня. Точно определите обсуждаемые воп-
росы. Широко сформулированные темы приводят
к бесцельным дискуссиям, трате времени и ощуще-
нию, что все это уже было и обо всем этом говори-
лось ранее.
• Для каждого вопроса повестки дня должно быть
определено время, которого необходимо четко при-
держиваться. Наиболее важные вопросы следует
обсуждать в середине или во второй трети собра-
ния. До этого момента люди могут все еще подхо-
дить. После этого времени они теряют интерес к
происходящему и начинают думать о том, чем зай-
мутся после собрания.
• Не выходите за рамки повестки дня. Не отвле-
кайтесь на незапланированные вопросы, которые
можно решить позже и которые могут увести вас
в сторону. Назначьте ответственного человека или
создайте группу лиц, которые разберутся с возник-
шим вопросом и доложат вам о нем позже.
• Начинайте и заканчивайте собрания вовремя. Не
идите на поводу у опаздывающих, начиная собра-
ния позже или повторяя для них то, что они про-
пустили. Сразу после начала собрания уберите
лишние стулья так, чтобы опоздавшим пришлось
стоять. Или же заприте дверь, чтобы они не могли
войти. Или же заставьте опаздывающих платить
штраф. Скоро они перестанут опаздывать.
• Определите регламент выступлений, но не огра-
ничивайте свободную дискуссию. Назначьте кого-
либо, помимо ведущего протокол, следить за регла-
ментом.
• Управляйте дискуссией. Задавайте стратегические
вопросы, чтобы получить лучшие идеи. К примеру,
≪Что, по вашему мнению, сработало лучше всего?≫,
≪В чем плюсы и минусы?≫. Провоцируйте присутс-
твующих на дискуссию, высказывая необычные
предложения.
• Ведите протокол, максимальный размер его 1 стра-
ница. Предоставьте дополнительные сведения о
дискуссии всем, кто хочет с ними ознакомиться.
• Не оставляйте что-то незавершенным. По каждо-
му из обсуждаемых вопросов необходимо прийти к
заключению, даже к такому, как ≪перенести обсуж-
дение на следующее собрание≫ или ≪отказаться от
дальнейшего обсуждения≫.
• Предупредите собравшихся, что собрание заканчи-
вается через 10 минут.
• Вскоре после собрания разошлите краткий отчет о
принятых решениях, об ответственных лицах и сро-
ках исполнения. Пишите по существу, не включай-
те в них такие детали, как ≪он сказал/она сказала≫.
• Ведите контроль нерешенных вопросов.
• Отчет о проведенном собрании используйте на сле-
дующем, чтобы контролировать ход исполнения.
• Следите за тем, что работает, а что нет. Не бойтесь
отказываться от старых способов ведения собраний
и применяйте новые.
Выработайте
стратегию общения
Все большее число коммуникационных каналов в
наше время — это палка о двух концах. У нас появи-
лось множество вариантов общения, а это означает,
что мы несем большую, а отнюдь не меньшую ответс-
твенность за качество общения.
Ниже мы рассмотрим наиболее распространенные
виды каналов коммуникации — компьютер, телефон,
факс, а также изложим некоторые соображения насчет
электронных средств связи в целом.
ЭЛЕКТРОННАЯ ПОЧТА
Вопрос организации общения с помощью элект-
ронной почты мы рассматриваем в главе 9 — ≪Всему
свое место≫. Ниже мы приводим правила общения по
электронной почте, предложенные Лорой Стэк и Джен
Джаспер.
1. Электронные сообщения должны быть краткими
и деловыми. Ни у кого нет времени разбираться в
длинных и запутанных потоках чьего-либо созна-
ния. Сразу же переходите к делу. Ответы должны
быть четкими. Перед отправкой сообщения отредак-
тируйте его. В нем не должно рассматриваться не-
сколько вопросов. Если есть такая необходимость, лучше по каждому из них отправить отдельное со-
общение. То же самое относится к ответным сооб-
щениям. Пишите то, о чем хотите сказать, кратко.
Часто достаточно просто написать ≪Спасибо!≫ или
≪Понял≫.
Примечание: Печатать ответ приходится дольше,
чем сказать то же самое по телефону. Если нужен
быстрый ответ, тогда звоните.
2. Стиль сообщений должен быть простым. Пользуй-
тесь прописными и строчными буквами, как к тому
все привыкли. Письмо, напечатанное только строч-
ными буквами, можно расценить как вашу лень и
пренебрежение к партнеру. Сообщение, состоящее
из одних заглавных букв, выглядит кричаще. Сле-
дите за грамматикой, орфографией и пунктуацией,
в особенности в тех случаях, когда вы общаетесь с
покупателями или клиентами. С помощью символа
звездочки удобно выделять слова (*очень*). Дру-
гой способ выделить что-либо — с помощью заглав-
ных букв, но не злоупотребляйте этими методами.
Избегайте большого количества цветовых и графи-
ческих символов. Некоторые почтовые программы
не могут читать HTML
3. Правильно пользуйтесь режимом рассылки не-
скольким адресатам. Пользуйтесь режимом скры-
той рассылки только в тех случаях, когда вы отправ-
ляете сообщение большой группе получателей. Это
избавит их от необходимости пролистывать весь
список адресатов. Им также не придется принимать
ненужную почту под заголовком ≪Ответить всем≫.
Не пользуйтесь скрытой рассылкой, чтобы скрыть
имена получателей от главного получателя: это не-
честно. Пользуйтесь адресным режимом ≪СС≫, ког-
да необходимо, чтобы ваше сообщение прочел кто-
то еще.
4. В разделе ≪Тема сообщения≫ необходимо указать
содержание сообщения и степень срочности. Поль-
зуйтесь краткими определениями. Можно восполь-
зоваться сокращениями, которые будут понятны
сотрудникам, типа ≪HP≫ — необходимо решение
или ≪МО≫ — месячный отчет.
5. Подпишите сообщение. В конце должна быть кон-
тактная информация, включая адрес в Интернете.
Большинство почтовых программ делают это авто-
матически.
6. Суммируйте содержание пересланных вам сооб-
щений. Читать все, что написано в сообщениях,
отправленных другому адресату, неудобно. В свой
ответ(ы) включите только то, что относится к делу.
Никогда не исправляйте чужие сообщения, не по-
лучив на это разрешения.
7. Проверьте почту и переправленные сообщения на
наличие вирусов, прежде чем переправлять их да-
лее. Не перегружайте Интернет, который и без того
забит всяким мусором и ненужной информацией.
К хорошим сайтам, с помощью которых можно
проверить, не пытаются ли вас с помощью Интер-
нета вовлечь в какое-то мошенничество, относятся
www.Snopes.com, www.TruthorFictiou.com, и www
Tafkac.org.
8. Относитесь выборочно к почте, приходящей от
друзей. Если кто-то отправляет вам слишком много
шуток и смешных рассказов, попросите его удалить
вас с адресного списка. Скажите им, чтобы они не
обижались: просто вам приходится работать с очень
большим количеством почты.
9. Относительно конфиденциальных, деликатных и
сложных вопросов лучше общаться с глазу на глаз
или по телефону. В этих случаях электронная поч-
та может усугубить ситуацию. Независимо от того, в каких словах выражено ваше сообщение, оно не
может передать необходимый тон голоса. Всячес-
кие символы, типа смайликов, являются плохой за-
меной, да и выглядят они наивно и смешно.
10. Запомните, что ваша электронная почта не являет-
ся личной. Если вы работаете в компании, элект-
ронная корреспонденция является собственностью
этой компании. Думайте о содержании того, что
вы отправляете. Вас могут уволить или привлечь
к ответственности за отправку неприличных сооб-
щений или писем личного характера. Помимо это-
го, ваша электронная почта ненадежна в том отно-
шении, что ее содержание может стать известным
другим людям. Не отправляйте сообщения с содер-
жанием, которое вы не доверили бы обычной почте
или почтовой открытке.
ГОЛОСОВАЯ ПОЧТА
Голосовая почта работает быстрее электронной, и
ее легче проверить, находясь не за рабочим столом.
Кроме этого, не все регулярно проверяют свою элект-
ронную почту. Здесь мы приводим советы, как эффек-
тивно передавать голосовые сообщения. Эти советы
были предложены Стэк, Джаспер, Джоном Каничем и
Ричардом Лестером.
1. Сформулируйте то, что вы хотите сказать. Этим вы
сократите время прослушивания переданного вами
сообщения, и его легче будет понять.
2. Будьте кратки. Ваше сообщение должно занять 30
или менее секунд.
3. Сообщение должно быть конкретным. Никогда,
даже если человек ваш хороший знакомый, не го-
ворите: ≪Привет, это (ваше имя). Позвони мне≫.
Говорите по существу. Звонок незнакомым людям
следует начать и закончить, назвав свое имя, компа-
нию и номер телефона, произнося все это медленно.
Номер телефона следует произносить с паузами,
например, 407 (пауза), 533 (пауза), 1207.
4. Если на ваш звонок отвечает помощник, а человек,
которому вы звоните, отсутствует, попросите у по-
мощника разрешения оставить голосовое сообще-
ние. Тогда этот человек получит ваше сообщение
непосредственно, а не через третьи руки, и сможет
его прослушать неоднократно.
5. Следите за громкостью голоса, тоном и произ-
ношением. Говорите не слишком громко, но и не
тихо. Голос должен быть бодрым. Улыбайтесь во
время передачи сообщения — люди чувствуют ва-
шу улыбку. Если вы хотите, чтобы вам перезво-
нили, старайтесь избегать сарказма или раздра-
жения.
6. Научитесь обращаться со своим автоответчиком.
Вы сэкономите много времени, научившись уско-
рять или замедлять полученные сообщения, про-
пускать ненужные, удалять, переходить вперед и
отвечать автоматически.
7. Избегайте неопределенности. Сообщите людям,
которым звоните вы и которые звонят вам, время,
в которое вас можно застать. Если вы договарива-
етесь по телефону о встрече, соблюдайте назначен-
ное время или же договоритесь о другом.
РАЗГОВОРЫПО ТЕЛЕФОНУ
1. Прежде чем сделать важный или сложный теле-
фонный звонок, приготовьте сценарий разговора.
Таким образом вы не упустите ничего важного и
будете говорить по делу.
2. Не отвлекайтесь от темы. Если это произошло, по-
старайтесь вежливо вернуться к основной теме раз-
говора.
3. Когда звонят вам, быстро переходите к делу. Веж-
ливо скажите: ≪Чем могу вам помочь?≫ или ≪Могу
я что-то для вас сделать?≫
4. Если на ваш звонок отвечает секретарь, кратко
объясните причину вашего звонка, пока трубку не
возьмет нужное вам лицо. Когда это произойдет,
запишите его номер телефона, чтобы в дальнейшем
звонить непосредственно ему, а не попадать вновь
на третьего человека.
5. Если вас просили перезвонить, сделайте это как
можно быстрее, не позднее чем через 24 часа, даже
просто для того, чтобы сказать, что в данный мо-
мент вы разговаривать не можете.
6. Если вы должны перезвонить нескольким лицам,
расположите ваши звонки по степени важности.
Даже если вы отдаете кому-то предпочтение, это не
означает, что вы должны звонить в первую очередь
им, поскольку у вас есть более важные звонки.
7. Самым важным лицам следует звонить очень ра-
но утром или после обычного делового дня. В этом
случае у вас больше шансов дозвониться непосредс-
твенно до них самих.
8. Когда вы уезжаете, договоритесь со своими сотруд-
никами о конкретном времени во время рабочего
дня, когда вы им будете звонить. Экономьте свое
время, решая все вопросы в ходе одного звонка.
9. Сообщайте только номер своего обычного телефо-
на. Поступающие на него звонки переадресуйте насвой мобильный телефон, когда вас нет на рабочем
месте, и отфильтровывайте их с помощью опреде-
лителя номеров.
10. Приобретите телефонную гарнитуру. Она помо-
жет вам освободить руки и не нагружать шею,
плечи и спину. Лучше завести себе беспроводную
гарнитуру. В этом случае вы сможете передви-
гаться по кабинету, при этом разговаривая по те-
лефону.
ФАКС
1. Фильтры, использующиеся в наши дни для борьбы
с увеличивающимся количеством спама в элект-
ронной корреспонденции, делают факсимильную
связь быстрым и удобным способом передачи сооб-
щений. Кроме того, люди, пользующиеся факсом,
более серьезно обдумывают тексты факсимильных
сообщений по сравнению с электронной почтой.
Если вы лучше воспринимаете зрительную, а не
звуковую информацию, вы, возможно, сочтете, что
пользоваться факсимильной связью более удобно,
чем голосовой почтой.
2. Факсом можно пользоваться в тех случаях, когда
вы не можете дозвониться до кого-то по телефону.
Если факсимильные сообщения можно отправлять
с вашего компьютера, то это еще более увеличит
скорость передачи данных