Проектирование БД. Понятие справочной информации. Описание структуры справочника

Процесс проектирования БД включает три основных этапа:

- проектирование концептуальной модели (логического макета БД);

- проектирование внутренней модели (физического макета);

- проектирование внешних моделей (локальных представлений данных для различных конечных пользователей).

Проектированию предшествует этап анализа ПО. Цель анализа - установить, какие данные должны храниться в БД, как эти данные взаимосвязаны и какие ограничения на них накладываются правилами бизнеса.

На первом этапе выбирается подходящая логическая структура для некоторого набора данных, которые должны храниться в БД. Здесь принимаются решения о том, какие базовые отношения и с какими атрибутами (схемами) следует создать и поддерживать. При этом учитываются только требования ПО. Никакие соображения реализации и аспекты использования данных не принимаются во внимание.

На втором этапе проектируются хранимые файлы, в которых будут размещаться базовые отношения, процедуры поддержания целостности, принимаются решения о том, какие нужно создать индексы, на каких носителях какие файлы следует разместить и т.п. Другими словами, на этом этапе выполняется отображение концептуальной модели на структуры хранимых данных.

Все принимаемые здесь решения зависят от конкретной СУБД, которая будет контролировать базу. Абсолютно точная реализация логического макета БД средствами этой СУБД может оказаться невозможной. Поэтому обычно для достижения компромисса между требованиями ПО и возможностями реализации приходится выполнить несколько итераций проектирования логического и физического макетов.

На третьем этапе определяются подмножества данных, необходимых конкретным КП, и проектируются отображения концептуального макета БД на макеты КП. Кроме того, проектируются интерфейсы КП.

Требования конечных пользователей меняются со временем. Может возникнуть потребность в данных, хранение которых не предусмотрено. Может исчезнуть необходимость хранения каких-то данных. Могут измениться способы использования хранимых данных или правила бизнеса. Все это приводит к необходимости изменения логического макета. Таким образом, процесс проектирования БД, условно изображенный на рис. 1, продолжается в течение всего периода жизни системы.

Для того чтобы получить качественную БД, нужно в первую очередь создать концептуальную модель данных. Интерес при этом представляют сами данные как таковые и правила целостности, обусловленные бизнес-правилами и смыслом данных. Только после того, как создан логический макет, можно приступать к анализу аспектов реализации структур хранения и приложений.

Рис. 1 Этапы проектирования БД

Справочная информация - это редко изменяемая информация и служит для всевозможно рода автоматизации информационных процессов: устранение дублирования реквизитов, сохранение целостности связей и т.д.

В разделе СПРАВОЧНИКИ структуры учета должны быть перечислены все аналитические справочники, используемые на конкретном участке учета. Отсутствие данного раздела, по сути, делает осуществление аналитического учета невозможным.

В структуру учета может входить несколько разделов с описанием аналитических справочников, информация из которых объединяется. Каждый из разделов описывается следующим образом:

Раздел начинается с ключевого слова СПРАВОЧНИКИ (REFERENCES). За ним может следовать идентификатор аналитической роли, которая будет приписана каждому указанному в данном разделе справочнику.

Далее перечисляются сами аналитические справочники. Каждый из них описывается на новой строке.

Аналитический справочник Турбо Бухгалтера имеет имя, которое должно удовлетворять правилам записи идентификаторов.

Имя справочника будет использоваться в качестве первого простого идентификатора в составном имени каждого входящего в него аналитического признака. Если объекты, входящие в справочник, учитываются в натуральном измерении, то для него имеет смысл разрешить количественный учет, написав ключевое слово КОЛ через двоеточие после имени справочника.

Для каждого справочника может быть задан вид его отношений со счетами бухгалтерского учета, т.е. перечень счетов, для которых он является обязательным или связанным. Отношения между списком счетов и справочником задаются с помощью условия на счета.

Условие на связанные счета отделяется от условия на обязательные счета косой чертой и может отсутствовать. Если один и тот же счет присутствует в обоих условиях, то данный справочник считается для него обязательным.

Недопустимо, чтобы для счета оказались обязательным два разных справочника с количественным учетом, даже если они имеют одну и ту же аналитическую роль.

Счета, для которых в качестве обязательных определены аналитические справочники с количественным учетом, могут корреспондировать в проводке только в том случае, если это один и тот же справочник.

Заканчивает описание аналитического справочника комментарий к нему.

Комментарий является необязательными и может отсутствовать, однако рекомендуется комментировать каждый описанный аналитический справочник, поскольку данный текст используется при вводе проводки и составлении внутренних отчетов.

В комментарии следует передавать бухгалтерский смысл конкретного аналитического справочника.

В структуре учета должны быть описаны все аналитические справочники, которые используются на данном участке учета. Если разделов СПРАВОЧНИКИ несколько или они расположены в разных файлах, то информация из них объединяется.

Задача

база данный справочный информация

Спроектировать, постановку задачи для автоматизированного получения документа "Ведомость выполнения плана розничного товарооборота за ____ месяц 20 __ г. по ___ райпотребсоюзу ___ района", включающего реквизиты: наименование райпотребсоюза, наименование района, номер по порядку (или код организации), наименование организации, дата, план товарооборота за месяц, фактическое выполнение плана, процент выполнения, отклонения, итого по организации. Дополнительные задания: 1. Классифицировать реквизиты на основания и признаки; 2. Описание справочника "Список товаров по группам товаров"; 3. Построить коды Райпотребсоюзов (Организаций); 4. Описать перечень ПД и возможные изменения в документе "Товарно-транспортная накладная",

Реквизиты-признаки характеризуют качественные свойства отражаемых сущностей. Реквизиты-основания - количественные величины, характеризующие данную сущность.

Классификация реквизитов

Справочник "Список товаров по группам товаров"

Справочник "Список товарных групп"

Образец заполнения

Коды Райпотребсоюзов

Накладная товарно-транспортная - договор перевозки грузов автомобильным транспортом. При международной перевозке составляется в 4-х оригинальных экземплярах. Первый экземпляр остается у грузоотправителя, второй экземпляр следует с грузом, третий и четвертый экземпляры остаются у перевозчика.

Товарно-транспортная накладная необходима, когда для перевозки товара стороны нанимают автотранспортную организацию. Продавец на основании ТТН списывает товар с баланса в момент установленного договором поставки (купли-продажи) перехода права собственности. Грузоотправитель производит списание товара со своего склада, получатель груза приходует товарно-материальные ценности. Транспортная организация производит расчет стоимости своих услуг. Для водителя грузоперевозчика товарно-транспортная накладная - основание для перевозки груза, необходимое для предъявления сотрудникам органов внутренних дел.

Первичные документы: договор поставки, счет-фаткура, акт (отчет грузоперевозчика) об оказании услуг по доставке товара, доверенности.

При заключении договора в раздел "Товарный раздел" добавляется следующая информация: Наименование грузоотправителя (проставляется автоматически по договору), Наименование грузополучателя (проставляется автоматически по договору), Дата составления, Наименование плательщика Плательщик (выбирается из справочник), Наименование продукции (выбирается из справочник), Количество, Цена.

Автоматически рассчитываются значения полей: Сумма (Количество х Цена), всего к оплате (итог по полю Сумма).

Список литературы

1. Мишенин А.И. Теория экономических информационных систем: Учебник. - М.: Финансы и статистика, 1993. - 370 с.

2. Компьютерные технологии обработки информации: Учебное пособие / С.В. Назаров, В.И. Першиков. - М.: Финансы и статистика, 1995. - 248 с.

. Бухгалтер. Версия 2.1. Бухгалтерский учет // Руководство программиста. М., 2006 г. - 502 с.

Ведомость выполнения плана розничного товарооборота за ____ месяц 20__г. по ___ райпотребсоюзу ___ района

Поле "Отклонения" вычисляется как разность значений поле "Фактическое выполнение плана" и "План товарооборота за месяц"

Поле "Процент выполнения" вычисляется как отношение полей "Отклонения" и "План товарооборота за месяц" умноженному на 100.