Коммуникационные барьеры.
В процессе коммуникации человек может играть каждую из трёх ролей: быть передатчиком, принимающим и передающим средством связи. В то же время он является самым подверженным помехам каналом коммуникации, и тем не менее информация очень часто передаётся именно через людей, что обусловливает определённые искажения в информационном процессе.
Человек, как элемент коммуникации – сложный и чувствительный «получатель» информации со своими чувствами и желаниями, жизненным опытом. Полученная им информация может вызвать внутреннюю реакцию любого рода, которая, возможно, усилит, исказит или полностью блокирует посланную ему информацию.
Адекватность восприятия информации во многом зависит от наличия или отсутствия в процессе общения коммуникативных барьеров. В случае возникновения барьера информация искажается или теряет изначальный смысл, а в ряде случаев вообще не поступает к реципиенту.
Понятие и термины.
Барьеры коммуникации – помехи, мешающие осуществлению контактов и взаимодействию между коммуникатором и реципиентом. Они препятствуют адекватному приему, пониманию и усвоению сообщений в процессе осуществления коммуникативных связей.
Коммуникатор (лат. сommunicator) – инициатор коммуникативных связей; лицо или группа лиц, формирующих и передающих сооб-щения.
Реципиент – в системе коммуникации сторона, принимающая сообщение и реагирующая на него.
Коммуникация (лат. сommunication – сообщение, передача) в широком смысле рассматривается как процесс взаимодействия и способы общения, позволяющие создавать, передавать и принимать разнообразную информацию. Между людьми коммуникация осуществляется в форме общения.
Сема́нтика (от др.-греч. σημαντικός — обозначающий) — раздел лингвистики, изучающий смысловое значение единиц языка.
Фоне́тика (от греч. φωνή — «звук», φωνηεντικός — «звуковой») — раздел лингвистики, изучающий звуки речи и звуковое строение языка (слоги, звукосочетания, закономерности соединения звуков в речевую цепочку).
Аргумент (лат. argumentum) — суждение (или совокупность взаимосвязанных суждений), посредством которого обосновывается истинность другого суждения (или теории).
Классификация барьеров
Каждому человеку знакома ситуация, когда слова, которые он произносит, “не доходят” до его собеседника или “доходят”, но неправильно им воспринимаются. Данная ситуация наглядно демонстрирует наличие барьеров или помех коммуникации.
Учесть всю совокупность помех, шумов, мешающих осуществлению коммуникации практически невозможно – они слишком разнообразны. В каждом виде деятельности – в политике, экономике, культуре и т.д. – присутствуют собственные барьеры, обусловленные спецификой данных видов деятельности. Различные виды и уровни коммуникации (вербальная - невербальная, устная - письменная, межличностная - групповая – массовая и т.д.) также создают свои специфические барьеры. Поэтому имеют место самые разные попытки систематизации коммуникативных барьеров.
В качестве оснований классификации коммуникативных барьеров М.А. Василик предлагает выделить:
а) среду (внешние условия) коммуникации;
б) технические средства коммуникации;
в) самого человека как главного действующего лица любого коммуникативного акта. Таким образом, все барьеры коммуникации можно разделить на три группы:
а) барьеры, обусловленные факторами среды, или физические барьеры коммуникации (акустические помехи, отвлекающая окружающая обстановка, температурные условия, погодные условия);
б) технические барьеры (в технической литературе они получили название “шумы”, их источником является сам канал коммуникации – например, телефон, факс);
в) “человеческие” барьеры. более подробно рассмотрим содержание “человеческих” барьеров коммуникации. Среди них можно выделить психофизиологические, психологические и социокультурные барьеры коммуникации.
Психофизиологические барьеры могут возникать вследствие физиологических нарушений артикуляции (заикание, картавость), нарушений связанных с голосовым аппаратом (потеря голоса при простуде), глухоты, полной или частичной потери зрения, потери чувствительности кожи и т.п.
На способность людей общаться, передавать и воспринимать информацию сильное влияние оказывают их психологические характеристики.
Психологические барьеры общения по своей природе могут быть продуктом как безличных механизмов социально-психологического взаимодействия и взаимовлияния людей друг на друга, так и влияния личностных индивидуальных особенностей партнеров по общению. Примером первых могут служить стереотипы восприятия партнера по общению. Примером вторых могут быть индивидуальные, прежде всего характерологические, особенности личности.
Кроме перечисленных, к наиболее распространенным формам психологического барьера относится нервное напряжение, которое может привести к скованности мысли, эмоциональному срыву, провалам в памяти, речевым аномалиям, неадекватности восприятия и реагирования на действия других людей. В качестве психологических барьеров могут выступать некоторые психические состояния (апатия, депрессия) и психические свойства личности (замкнутость, излишняя застенчивость, повышенная впечатлительность, стыдливость).
Социокультурные барьеры коммуникации обусловлены следующими причинами: принадлежностью коммуникантов к различным социальным группам общества, различным языковым, этническим, расовым, возрастным и т.д. сообществам. Формируясь в определенной социальной среде, человек одновременно формируется и в специфической культурной среде. Наличие множества культур и субкультур порождает проблему межкультурного взаимодействия.
Различают два вида коммуникационных барьеров:
1) межличностные;
2) организационные
Межличностные барьеры.
К ним относят:
Барьеры восприятия;
Семантические барьеры;
Невербальные преграды;
Плохая обратная связь;
Неумение слушать.
Сложные (смешанные) межличностные барьеры:
ü Барьер «авторитет» (Боязнь авторитетного человека,)
ü Барьер «избегание»
ü Барьер «непонимание»
ü Барьер «логическое непонимание»
Восприятие может быть определено в самом общем виде как процесс получения и обработки информации. Этот процесс заключается в том, что информация, полученная из внешней среды, проходит обработку, приводится в определенный порядок и систематизируется. Восприятие каждым человеком действительности различно и всегда носит субъективный характер. Люди объясняют одну и ту же информацию по-разному в зависимости от накопленного опыта. Расхождение между основами суждений может стать причиной избирательного восприятия информации в зависимости от круга интересов, потребностей, эмоционального состояния и внешнего окружения людей. Человек, используя зрительные, звуковые, осязательные каналы получения информации, воспринимает не всю поступающую к нему информацию, а только ту, которая имеет для него специальное значение. Из этого следует, что во многих случаях люди воспринимают лишь часть сообщения, полученного ими, в силу избирательности, идеи, закодированные отправителем, могут оказаться искаженными и не полностью понятыми. Информация, вступающая в противоречие с нашим опытом или ранее усвоенными понятиями, зачастую либо полностью отторгается, либо искажается в соответствии с этими опытом или понятиями.
Семантические барьеры.
Возникает, когда фонетический язык «наш», но по передаваемому смыслу «чужой». Пример, слово имеет не одно, а несколько значений. «Смысловые поля» у всех разные.
Причины возникновения:
1. Множество лексических значений у одного и того же слова.
2. Ограниченный лексикон у одного из партнеров по общению.
3. Использование жаргонных слов.
4. Социо-культурные, профессиональные, психологические и другие различия.
Приемы преодоления:
1. Говорите «на одном языке» партнера.
2. Говорите максимально просто.
3. Заранее разъясняйте ключевые слова.
4. Поясняйте определения слов, имеющих множественное лексическое значение, и как вы их понимаете.
Семантические барьеры могут создавать особо сильные коммуникативные проблемы для компаний, действующих в многонациональной среде. Семантические барьеры, обусловленные культурными различиями, могут серьезно затруднять обмен информацией.
Невербальные преграды. Хотя вербальные символы (слова) – основное средство для кодирования идей, предназначенных к передаче, часто используются невербальные символы – жесты, улыбки, выражение глаз, поза и т. д. В невербальной коммуникации используются любые символы, кроме слов. Зачастую невербальная передача происходит одновременно с вербальной и может усиливать или изменять смысл слов. Еще одна разновидность невербальной коммуникации формируется тем, как мы произносим слова, то есть интонация, модуляция голоса, плавность речи, паузы и т. д. К невербальным преградам можно отнести также культурные различия в поведении людей (например, кивание головой у японцев означает «нет», а во многих других странах – согласие).
Во многих случаях то, как мы говорим, важнее слов, которые мы произносим. Нужно добиваться, чтобы используемые для передачи невербальные символы соответствовали сообщаемой идее.
Плохая обратная связь. Некоторые сообщения не требуют обратной связи, однако для повышения эффективности обмена информацией он должен быть двусторонне направленным. Обратная связь важна, поскольку дает возможность установить, действительно ли сообщение, принятое получателем, истолковано в том смысле, который был изначально. Преградой на пути эффективных коммуникаций может быть как плохо налаженная обратная связь, так и отсутствие ее.
Неумение слушать. Эффективная коммуникация возможна, когда человек одинаково точен, отправляя и принимая сообщения. Необходимо уметь слушать. Многим кажется, что слушать – означает лишь вести себя спокойно и дать другому человеку говорить, однако это всего фрагмент процесса внимательного сосредоточенного слушания. Важно уметь слышать конкретные излагаемые вопросы. Мало воспринимать факты – нужно прислушиваться к чувствам.Выслушивание фактов и чувств это выслушивание сообщения полностью, благодаря чему расширяются возможности понять ситуацию.
Сложные (смешанные) межличностные барьеры. В процессе делового общения возможно возникновение, по крайней мере, трех сложных коммуникативных барьеров.
«авторитет»;
«избегание»;
«непонимание».
Первые два обеспечивают защиту от источника информации, последний — защиту от самого сообщения.
Барьер «авторитет»
Разделив всех людей на авторитетных и неавторитетных, человек доверяет только первым и отказывает в доверии другим. Таким образом, доверие и недоверие как бы персонифицируются и зависят не от особенностей передаваемой информации, а от того, кто говорит. Например, пожилые люди слабо прислушиваются к советам молодых.
Отнесение человека к авторитетным зависит от следующих факторов[15]:
социального положения
(статуса), привлекательного внешнего вида (аккуратная ли прическа, расчесан ли, выглажен ли, выбрит ли, застегнут ли на все пуговицы и др.);
доброжелательного отношения к адресату воздействия (улыбка, приветливость, простота в обращении и др.);
компетентности;
искренности, причем если слушающий доверяет говорящему, то он очень хорошо воспринимает и запоминает выводы и практически не обращает внимания на ход рассуждений. Если же доверия меньше, то к выводам он относится прохладнее, зато очень внимателен к аргументам и ходу рассуждений.
При возникновении данного барьера соединяются такие межличностные барьеры как барьер восприятия, неумение слушать (нежелание слушать) и невербальные преграды.
Барьер «избегание» Человек избегает источников воздействия, уклоняется от контакта с собеседником. Если уклониться невозможно, то он прилагает все усилия, чтобы не воспринимать сообщение (невнимателен, не слушает, не смотрит на собеседника, использует любой предлог для прекращения разговора). Иногда избегают не только источников информации, но и определенных ситуаций (например, стремление закрыть глаза при просмотре «страшных мест» из фильмов ужасов).
Установлено, что чаще всего барьер обусловлен той или иной степенью невнимания. Поэтому, только управляя вниманием собеседника, аудиторией, можно преодолеть этот барьер. Главное при этом разрешить две взаимосвязанные проблемы:
1. привлечь внимание;
2. удержать внимание.
На наше внимание больше всего влияют следующие факторы: актуальность и важность информации, ее новизна, нестандартность подачи, неожиданность, интенсивность передачи информации, звучность голоса и его модуляция. Поэтому для привлечения и удержания внимания необходимо использовать несколько приемов, учитывающие данные факторы.
При возникновении данного барьера соединяются такие межличностные барьеры как барьер восприятия и неумение слушать (нежелание слушать).
Барьер «непонимание»
Зачастую источник информации заслуживает доверия, авторитетен, однако информация «не доходит» (не слышим, не видим, не понимаем).
Обычно выделяют четыре барьера непонимания:
фонетический (фонема — звук)
семантический (семантика — смысловое значение слов)
стилистический (стилистика — стиль изложения, соответствие формы и содержания)
логический.
Фонетический барьер непонимания возникает в следующих случаях:
• когда говорят на иностранном языке;
• используют большое число иностранных слов или специальную терминологию;
• когда говорят быстро, невнятно и с акцентом.
Преодолеть фонетический барьер вполне возможно, и для этого важны:
§ внятная, разборчивая и достаточно громкая речь;
§ учет аудитории и индивидуальных особенностей людей (чем хуже знает человек предмет обсуждения, тем медленнее надо говорить, тем подробнее нужно разъяснять, люди разных национальностей говорят с различной скоростью: на севере и в средней полосе — медленнее, на юге — быстрее; маленькие дети и старики плохо воспринимают быструю речь и др.);
§ наличие обратной связи с собеседником, с аудиторией.
Стилистический барьер непонимания возникает, когда человек обязан понять и, следовательно, отразить в каком-то ответе или действии только то словесное обращение, которое подчинено установленной грамматической структуре. В противном случае, когда происходит несоответствие между формой и содержанием, возникает стилистический барьер.
Другими словами, если стиль изложения слишком тяжелый, излишне легковесный, в общем, не соответствует содержанию, то слушающий его не понимает или отказывается, не хочет понимать.
Чтобы преодолеть данный стилистический необходимо правильно структурировать передаваемую информацию.
При возникновении данного барьера соединяются такие межличностные барьеры как барьер восприятия, неумение слушать (нежелание слушать), семантический барьер и невербальные преграды.
Барьер логического непонимания
Данный барьер возникает, если человек, с нашей точки зрения, говорит или делает что-то в противоречии с правилами логики; тогда мы не только отказываемся его понимать, но и эмоционально воспринимаем его слова отрицательно.
Преодоление логического барьера возможно при соблюдении следующих условий:
• учет логики и жизненной позиции собеседника. Для этого необходимо примерно представлять себе позицию партнера, собеседника (кто он, на каких позициях стоит и др.), а также индивидуальные и социально-ролевые особенности;
• правильная аргументация.
При возникновении данного барьера соединяются такие межличностные барьеры как барьер восприятия, неумение слушать (нежелание слушать), семантический барьер, невербальные преграды и плохая обратная связь (обмен информацией происходит, но смысл до получателя информации доходит искаженным, причем его же сознанием).
Мы рассмотрел межличностные барьеры, а так же их соединения, которые могут возникать при коммуникационном процессе. Но даже избегая влияния этих барьеров, мы не можем быть уверенны в эффективности коммуникации, т.к. существуют еще организационные барьеры.
Теперь рассмотрим организационные барьеры
В дополнение к межличностным контактам, нужно иметь представление о преградах в организационных коммуникациях. К ним относят:
Искажение сообщений;
Информационные перегрузки;
Неудовлетворительная структура организации.
Искажение сообщений – одна из преград в организационных коммуникациях. При движении информации внутри организации смысл сообщений может несколько искажаться в силу некоторых причин:
несознательное искажение происходит из-за межличностных барьеров;
сознательное искажение может происходить, когда кто-то, несогласный с сообщением, модифицирует сообщение так, чтобы изменение смысла происходило в его интересах;
фильтрация происходит по мере движения сообщений вверх, вниз или с уровня на уровень организации или отдела. Фильтрация необходима для того, чтобы с одного какого-то уровня на другой уровень или отдела направлялись только те сообщения, которые его касаются. Для этого их приходится суммировать и упрощать, акцентировать одни и отсеивать другие перед отправкой. Такой отбор и может стать причиной искажения содержания или непопадания важной информации в нужный сектор организации;
сообщения, направляемые наверх, могут искажаться в силу несовпадения статусов уровней организации. Иногда возникает тенденция снабжать руководителей высшего звена только положительно воспринимаемой информацией, что может привести к несвоевременному реагированию руководителя на возникшую или возникающую проблему. Кроме того, причиной ухудшения информации может быть повышенное внимание руководителей среднего звена к сообщениям с верхних этажей власти по сравнению с информацией от подчиненных.
Информационные перегрузки. Руководитель, поглощенный
переработкой поступающей информации и необходимостью поддерживать информационный обмен, как правило, не в состоянии эффективно реагировать на всю информацию. Он вынужден отсеивать менее важную информацию и оставлять только ту, которая кажется ему наиболее важной. Могут возникнуть проблемы из-за различия в понимании важности сообщений.
Неудовлетворительная структура организации. В организации с многочисленными уровнями управления растет вероятность информационных искажений, поскольку каждый последующий уровень управления может корректировать и отфильтровывать сообщения. Могут вызвать проблемы неудовлетворительный состав и использование комитетов, рабочих групп, кадров вообще, а также способ организации власти и распределения задач. Несомненно, при обмене информацией мешают конфликты между различными людьми, группами или отделами.
Правила и принципы построения эффективной коммуникации
Специалист по социальной работе должен знать причины, затрудняющие передачу информации клиенту, среди которых выделяют следующие:
1) неточность высказывания;
2) несовершенство оформления мыслей в слова;
3) неуместное использование профессиональных терминов;
4) неверное истолкование намерений собеседника;
5) чрезмерное использование иностранных слов;
6) неполное информирование клиента об условиях предоставления социальных услуг учреждением социального обслуживания населения;
7) быстрый темп изложения информации;
8) наличие больших пауз и скачков мысли;
9) неполная концентрация внимания на проблемах клиента;
10) неадекватные интонации, мимика, жесты, не совпадающие со словами.
Все «барьеры» и ошибки — негативные факторы, мешающие реализации функции коммуникации, для повышения эффективности которой необходимо их преодоление.
Существуют общие правила и принципы построения эффективных коммуникаций.
Наиболее общее правило — не приступать к передаче идеи до тех пор, пока она не станет до конца понятна самому себе.
Правило «постоянной готовности к непониманию» и допущения за исполнителями «права на непонимание». Руководитель часто заблуждается, считая, что его нельзя не понять. Однако многообразие «барьеров» часто приводит к неполному и неточному пониманию.
Правило конкретности. Не следует употреблять двусмысленные, расплывчатые выражения и слова, перегружать сообщения профессионализмами.
Правило контроля за невербальными сигналами. Необходим контроль за мимикой, жестами, интонацией, позой.
Правило адресата. Надо стараться говорить на языке собеседника,
учитывая его уровень — жизненный, профессиональный, культурно-образовательный.
Правило «собственной неправоты». Необходимо допускать ошибочность личной точки зрения.
Правило «места и времени». Эффективность руководящих распоряжений возрастает при их своевременности и выборе наиболее благоприятной обстановки, в которой они реализуются.
Правило активного и конструктивного слушания, правило обратной связи..
1) отказ от реплик и комментариев (невозможно слушать разгова-ривая);
2) создание атмосферы, помогающей говорящему раскрепоститься;
3) готовность слушать должна быть очевидна собеседнику;
4) устранение раздражающих моментов (громкого шума, например);
5) сопереживание говорящему;
6) сдерживание собственных эмоций (например, раздражения, недовольства, поскольку рассерженный человек придает неверный смысл словам;
7) недопущение спора, критики в адрес собеседника;
8) умение и готовность слушать, не перебивая;
9) точная постановка вопросов.Помогают преодолеть логический барьер вопросы-уточнения, которые задает специалист на основании полученной от клиента информации. Вопросы-уточнения может задавать и клиент, если он получает информацию о предоставлении социальных услуг данным учреждением.
Если клиент расстроен, ему сложно говорить о своих трудностях. Во время беседы специалист преодолевает возникающее напряжение с помощью следующих приемов:
- «золотые слова» - это высказывание доброго, положительного отношения к клиенту, комплиментов в его адрес;
- «личная жизнь» - привлечение внимания к теме разговора, которая будет для клиента значимой и интересной (разговор о детях, «хобби», профессиональной деятельности). Этот прием поощряет активность клиента в общении и сопровождается положительными эмоциями.
Такие приемы эффективны при условии, если специалист по социальной работе говорит искренно.