ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ.
Проектирование системы электронного документооборота
в частном детективном агентстве «Луксор»
К моменту внедрения системы автоматизации делопроизводства в организации должны существовать устоявшиеся правила делопроизводства:
- Порядок регистрации документов;
- Порядок отслеживания оригиналов и копий документов;
- Порядок списаний документов в дело.
Настройка системы «Дело» включает следующие этапы:
1. Проведение обследования структуры и правил делопроизводства в организации. Выбор правил настройки системы (правил заполнения справочников системы).
2. Заполнение базовых справочников системы.
3. Регистрация пользователей системы и описание их прав.
4. Заполнение дополнительных справочников системы.
Создание системы электронного документооборота необходима для правильного, быстрого и точного прохождения документов в организации.
Первый этап настройки системы «Дело» настроены на структуру и правила ведения делопроизводства конкретного предприятия. Основная цель этого этапа собрать всю необходимую информацию, которая понадобится для формирования и заполнения справочников системы.
Результатом проведения первого этапа обследования является структура частного детективного агентства «Луксор» и таблица замещения должностей.
Организационная структура частного детективного агентства «Луксор»:
Таблица замещения должностей частного детективного агентства.
| Структурное подразделение | Должность | ФИО | |
| Наименование | Код | ||
| Приемная частного детективного агентства «Луксор» | Директор частного детективного агентства «Луксор» | Вершинин В.П. | |
| Секретарь | Ольховская Т.Ю. | ||
| Отдел частного сыска | Начальник отдела частного сыска | Ложкина А.Н. | |
| Частный сыщик | Миронов В.Д. | ||
| Частный сыщик | Романов Б.О. | ||
| Отдел по работе с клиентами | Заместитель директора по работе с клиентами | Васильченко Т.Н. | |
| Ответственный по приему клиентских заказов | Никулина О.Д. |
Это необходимо для сбора полной информации, которая понадобится для формирования и заполнения справочников системы.
На следующем этапе приступаем к непосредственной работе в системе «Дело». АК именно заполняем справочник «Подразделения». Для этого входим в модуль «Справочники». Далее выбираем вкладку «Справочники делопроизводства» и далее «Подразделения». Здесь в меню «Управление» выбираем «Добавить вершину» и заполняем появившиеся поля. Пример показан на рисунке 1.
Рис.1 Ведение справочников.
Созданные вершины – подразделения организации. Теперь для того, чтобы «Создать» людей, добавляем «Листы». Пример представлен на рис.2
Рис.2 Меню ведения справочников
Следующим этапом в нашей работе будет настройка справочника «Кабинеты».
Кабинет – это совокупность папок, в которые поступают записи о документах, поручениях и проектах документов, направляемых для работы должностным лицам, приписанным данному кабинету.
Итак, необходимо запустить модуль «Справочники» - «Справочники делопроизводства» - «Кабинеты».
Добавить один из элементов в соответствии со структурой частного детективного агентства.
В верхней части окна справочника выделить название подразделения, при котором создается новый кабинет.
Выбрать из меню «Управление» команду Добавить. Откроется окно, показанное на рис.3
Рис.3 Создание кабинета, списки должностных лиц.
Далее сформируем список владельцев кабинета. Для этого, находясь на закладке Списки должностных лиц, выбираем владельцев кабинета из справочника должностных лиц. Рис.4
Рис.4 Формирование списка владельцев кабинета
При открытии конкретного пользователя появляется окно (рис.5) иллюстрирующее возможности данного пользователя.
Рис.5 Возможности пользователя
Далее нам необходимо указать, какие папки данного кабинета будут открыты для поступления документов. Это делается в закладке Доступ к папкам путем установления флажков, соответствующих открытым папкам.
Для просмотра информации о пользователях, имеющих доступ к кабинету, открываем закладку Списки пользователей. Также мы можем посмотреть, к какому кабинету имеет доступ данный пользователь (рис.6).
Рис.6 Кабинеты пользователя
Далее необходимо наделить пользователей правами в системе «Дело» в соответствии с занимаемой должностью и полномочиями и необходимым для работы объемом информации (рис.7).
Рис.7 Права пользователя
Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки называется документооборотом. Рациональной организации документооборота, быстроте и четкости обработки и передачи документов для исполнения всегда уделяется большое внимание.
Далее переходим к работе с документом. Его необходимо ввести в систему, т.е. зарегистрировать. Регистрируются как поступившие извне, так и созданные внутри организации документы: письма, приказы, договоры, обращения граждан и прочее. При регистрации формируется регистрационно-контрольная карточка (РК), в которую заносятся сведения о документе, и система автоматически присваивает номер в соответствии с заданным шаблоном. РК содержит полный набор метаданных и реквизитов, предусмотренных стандартами российского делопроизводства. К карточке могут быть прикреплены файлы, содержащие тексты или графические образы самих документов.
При регистрации и отправки документов возможен вариант поручений. Система обеспечивает работу с несколькими видами поручений:
· Резолюция – поручение, выдаваемое уполномоченным должностным лицом на основании документа;
· Пункт – поручение, содержащееся в тексте самого документа и не имеющее конкретного автора;
· Подчиненная резолюция – относится не к документу в целом, а к его отдельному пункту или резолюции; система позволяет отследить иерархию резолюций любой сложности независимо от их количества;
· Проект резолюции – предварительный вариант резолюции, требующий утверждения руководством.
Руководители могут вводить поручения и автоматически рассылать их исполнителям, делегируя полномочия по контролю специально выделенным должностным лицам или отделам контроля. Система поддерживает работу с любым количеством поручений по документу, каждое из которых имеет своих фигурантов (авторов, контролеров и исполнителей). Таким образом, всем заинтересованным должностным лицам предоставляются эффективные инструменты для удобства контроля и исполнения документов.
После ввода поручений документы автоматически пересылаются исполнителям в их рабочие кабинеты в системе «ДЕЛО». Получившее документ должностное лицо может либо само исполнить его и ввести в документ соответствующий отчет, либо своей резолюцией направить документ далее – исполнителям более низкого уровня.
Для контрольных документов, по которым введено поручение, автоматически отслеживаются сроки исполнения, особо выделяются контролируемые документы и документы с истекшими сроками исполнения. Система автоматически информирует пользователя о нарушении срока рассмотрения или исполнения документов и позволяет получать сводки об исполнении контрольных документов. Контроль также может осуществляться путем поиска документов по реквизитам контрольных поручений.
Снятие с контроля происходит после получения итогового отчета от исполнителя. Когда поручение снято с контроля, сведения о нем автоматически удаляются из всех рабочих кабинетов системы.
СЭД «Дело» позволяет работать с множеством документов, в том числе с внутренними и внешними.
Внутренние – документы, циркулирующие исключительно внутри организации (между ее структурными подразделениями и должностными лицами) и соответственно предназначенные для осуществления внутренней переписки. Внутренний документ создается в рамках одной организации, где работают и составитель, и адресат текста. К внутренним документам относятся например, приказы администрации предприятия, служебные записки, трудовые договоры, должностные инструкции (см. приложение 1).
Внешние документы предназначаются адресатам, работающим на других предприятиях. Это все виды деловых писем, приказы и распоряжения вышестоящих организаций, постановления, накладные и пр.
Пример внутреннего документа приведен в приложении 1
| Приложение 1 |
| Номер документа | Дата составления | |
ПРИКАЗ
(распоряжение)
о дисциплинарном взыскании