ВВЕДЕНИЕ
Учебное пособие содержит необходимую информацию о документировании деятельности современной организации и работе с документами в соответствии с требованиями действующих законодательных актов и нормативно-методических материалов. Управление организацией неизбежно требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решить задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности организации и т.п. Так, коллегиальная деятельность учредителей фиксируется в протоколах; распорядительная деятельность директора – в приказах и распоряжениях по основной деятельности и по личному составу; работа ревизионных комиссий – в актах; производственно-хозяйственная деятельность – в договорах, контрактах, коммерческой переписке и т.д.
Руководители государственных, негосударственных и общественных структур не всегда учитывают требования Федерального закона «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ, принятого Государственной Думой 25 января 1995 г. Документирование информации, согласно данному закону, является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы, а порядок документирования устанавливается органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства и стандартизацию документов и их массивов (ст.5).
Именно документы, т.е. зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать, служат основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнерами по бизнесу в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками предприятия в народном суде.
Многие виды управленческих документов предприятие обязано предъявлять при проверках со стороны Государственной налоговой инспекции, при комплексных документальных ревизиях, проводимых аудиторами.
Документы организаций, отражающие производственно-хозяйственную деятельность, представляют определенную научно-историческую ценность, относятся к памятникам культурного наследия нашего времени, являются частью Архивного фонда России и подлежат последующему хранению в государственных архивах.
ОСНОВЫДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
Понятие делопроизводства и документационного обеспечения управления.
Термин «делопроизводство» берет свое начало от старого понятия «производство дел». Это понятие включало в себя непосредственный процесс принятия решений на основании документов. Дело в том, что в старину в государственных учреждениях России процесс рассмотрения и решения тех или иных вопросов «дел» назывался «производством дел». Понятию «делопроизводство» можно дать следующее определение:
Делопроизводство – это деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций.
Здесь под «документированием» понимается запись по установленным формам управленческих решений и действий в целях их закрепления и передачи, а под «организацией работы с документами» – создание условий, обеспечивающих движение, поиск и хранение документов в делопроизводстве.
В последнее время, с усложнением управленческой деятельности учреждения, делопроизводство становится особой отраслью административной и управленческой деятельности предприятия, учреждения.
В последнее время термин «делопроизводство» все чаще стал заменяться понятием «документационное обеспечение управления (ДОУ)». Этот термин возник в связи с совершенствованием организационно технической основы делопроизводства, в связи с внедрением в работу с документами средств вычислительной техники, современных информационных технологий сбора, обработки, хранения и использования информации.
Понятие о делопроизводстве и ДОУ будет не полным, если не раскрыть содержание понятия «документ». Существует несколько определений этого понятия. Самая короткая и точная формулировка звучит так:
Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, по которым можно ее идентифицировать.
Все официальные документы имеют общие и специальные функции.
Общие функции официальных документов:
1. Информационная (документ является хранителем информации);
2. Социальная (документ является социально значимым объектом, так как связан с определенной социальной потребностью);
3. Коммуникативная (документ является средством связи между организациями и другими структурами);
4. Культурная (документ закрепляет и передает культурные традиции, в частности, уровень научного и технического развития общества).
Специальные функции официальных документов:
1. Управленческая (документ является инструментом управления);
2. Правовая (документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе);
3. Историческая (документ – это источник исторических сведений о развитии общества после выполнения своих оперативных функций);