В последнее время компьютер становится незаменимым в практике делопроизводства. Он помогает выполнять широкий круг задач по составлению документов, а также организации рациональной и оперативной работы с ними.
Существует множество программ для составления и редактирования документов. Такие программы называются текстовыми редакторами или текстовыми процессорами (Word 7.0, Word 97, Word 2000, Лексикон-XL).
При использовании популярного текстового редактора Word текст редактируемого документа выводится на экран дисплея и в него можно внести необходимые изменения, переносить фрагменты из одного места документа в другое, объединить документы, использовать различные шрифты для выделения отдельных участков текста, многократно распечатывать текст на принтере и т.д.
Составление документа можно производить с использованием «трафаретов» документов разных видов, заранее введенных в память ПК. В качестве «трафарета» может применяться бланк конкретного документа. Если его дополнить типовым текстом с пропусками для заполнения переменными данными, то процесс подготовки документа значительно упрощается.
В текстовой редактор разработчиками включено множество шаблонов (образцов) документов, которые помогают создать конкретный документ. Можно выбрать шаблоны стандартного, изысканного и современного письма, а также шаблоны стандартного и современного факса, резюме и др. Можно выбрать интересующий вариант документа, отредактировать его, заполнить измененные реквизиты: номер документа; дату; подпись; адресат; фамилию и телефон исполнителя и т.д. В окне предварительного просмотра можно увидеть общий вид созданного документа и расположение текста в нем. Законченный вариант документа следует сохранить с новым именем. Необходимо учитывать, что редактор содержит отличные тесты, но оформлены реквизиты документов (дата, адресат, подпись) по западным правилам.
|
|
Команда «Автотекст», находящаяся в меню «Правка» позволяет создать библиотеку из наиболее часто повторяющихся кусков текста. Эта команда способна облегчить набор текста документа, который сведется к компоновке отдельных элементов «Автотекста». Элементы «Автотекста» могут содержать:
- традиционные начальные фразы письма;
- часто употребляемы обороты текста;
- общепринятые окончания писем;
- почтовые адреса предприятий-контрагентов;
- стандартные положения контрактов (договоров);
- выдержки из нормативных документов, на которые часто приходится ссылаться;
- отдельные, наиболее используемые положения «Инкотермса» (для контрактов с инофирмами);
- схемы, диаграммы, графики, рисунки, необходимые для оформления документа и т.д.
Текстовой редактор автоматически проверяет правописание при наборе текста документа. Программы проверки орфографии и грамматики позволяют обнаружить не только орфографические ошибки и предложить варианты их исправления, но и обнаружить синтаксические, стилистические, пунктуационные ошибки в документах.
Словарь синонимов (тезаурус) поможет найти синоним - другое слово с тем же или близким значением – для слова, выделенного курсором, если возникли трудности с точностью его определения или, если это слово повторялось лишком часто. В словаре подобраны синонимы для самых разных слов, что при умелом использовании позволит обогатить текст документа, придать ему разнообразие, колорит и точность.
|
|
При большом документообороте и достаточной технической оснащенности предприятия для эффективной организации работы с документами применяются системы управления базами данных (СУБД).
При использовании без данных (БД) формируется единая справочная система по документам предприятия; документы систематизируются по различным реквизитам: дате, номеру, автору или исполнителю, заголовку; облегчается и значительно ускоряется поиск необходимой информации, внесение в нее изменений.
Значительно упрощается процедура регистрации документа. Традиционная регистрация документов в журнале заменяется вводом сведений о документе в память ПК. При этом такие реквизиты как номер, дата регистрации проставляются автоматически, а повторяющиеся реквизиты (автор документа, исполнитель, подразделение, номер дела и т.п.) выбираются из соответствующих списков. Это сокращает время регистрации и позволяет избежать опечаток.
Ежедневно можно производить выборку документов с заданным сроком исполнения, поставленных при регистрации на контроль.
В регистрационную карточку БД вносятся сведения о номере дела (папки), в которое подшит исполненный документ, что позволяет составлять внутренние описи дел, передающихся на архивное хранение или дел, имеющих гриф ограничения доступа к документу. По истечении делопроизводственного года можно сделать выборку в виде акта о выделении документов к уничтожению, сроки, хранения которых истекли или описи дел (документов), передающихся на архивное хранение.
|
|
СУБД позволяют относительно просто создавать самостоятельно базы данных, которые учитывают все особенности делопроизводства конкретного предприятия.
Широкое распространение получила СУБД Microsoft Access 7.0, уникальная как по своим возможностям, так и по охвату пользователей самой различной квалификации. Она проста и удобна в эксплуатации, позволяет вести сложнейшие базы данных с большим числом показателей и составлять небольшие офисные приложения к документам.
Предприятие может приобрести готовые базы данных, предназначенные для автоматизации делопроизводства на основе новейших технологий с использованием электронных сетей.
Современные офисные системы разрабатываются российскими компаниями на основе популярных пакетов офисных систем – Lotus Notes, DOCS Open, Microsoft Office и др.
Большинство офисных систем сохраняют основные принципы делопроизводства, поэтому работники службы делопроизводства легко переходят на них.
Современные офисные системы, при всей сложности средств и методов автоматизации, имеют простой и удобный пользовательский интерфейс, позволяющий секретарю и другим специалистам, ежедневно имеющим дело с документами, без особой подготовки выполнять свои функции с помощью ПК. Системы автоматизации делопроизводства, обладают следующими возможностями:
- ввода, подготовки и редактирования документов;
- ввода и обработки сведений о документах (их регистрации);
- осуществления контроля исполнения документов;
- систематизация документов, формирования папок (дел);
- хранение и поиск документов;
- обмена документами с руководителем и сотрудниками;
- пересылки документов адресату (абоненту);
- экспертизы ценности документов и их архивирования;
- составление отчетных данных о работе с документами
Хорошо спроектированная и правильно используемая система автоматизации офисной работы помимо облегчения труда при выполнении рутинных процедур позволяет получить дополнительные возможности:
- систематизация и анализа результатов контроля исполнения документа с целью выявления недостатков в работе исполнителей и организации документооборота на предприятии;
- уменьшения потерь документов;
- более полного и точного обоснования принимаемых решений за счет оперативной и обширной информации;
- повышения исполнительской дисциплины и производительности труда сотрудников за счет эффективной организации технологии работы с документами и централизованного контроля их исполнения на каждом рабочем месте.
Наиболее известными офисными программами являются:
- Система автоматизации делопроизводства и документооборота «ДЕЛО», разработанная компанией «Электронные и офисные системы»;
- Системы электронного документооборота и автоматизации делопроизводства компании «Интер Траст»;
- «БОСС-Референт» – система автоматизации делопроизводства небольших и средних предприятий, разработанная компанией «АйТи»;
- Системы автоматизации делопроизводства, документооборота и управления деловыми процессами крупных организаций и предприятий на базе DOCS Open и Work Route компании “Вест Метатехнология”.
Замена традиционных документов электронными была бы более масштабной, если бы решился вопрос с удостоверением подлинности электронных сообщений. Документ, полученный или составленный с помощью автоматизированной системы имеет юридическую силу при наличии традиционной или электронной цифровой подписи должностного лица. Юридическая сила электронной подписи признается при наличии в автоматизированной системе программно - технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и специальной лицензии.