А
Автоматизированная информационная система – информационная система, реализуемая с использованием средств вычислительной техник и связи.
Автор документа – физическое или юридическое лицо, создавшее документ.
Адресат – лицо или организация – получатель документа.
Адресование документа – указание получателя документа путем проставления реквизита «адресат» в правом верхнем углу листа.
Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий конкретные факты или действия.
Анкета – документ, содержащий вопросы по определенной теме и ответы на них.
Архив – организация или её структурное подразделение, осуществляющие прием и хранение архивных документов с целью использования.
Б
Баланс предприятия – финансовый документ, отражающий состояние денежных и материальных средств предприятия (расходов и доходов).
Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.
В
Ведомость - перечень (список) каких-либо данных, расположенных в определенном порядке.
Виза официального документа - реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.
Внешний документ - документ, отправленный другим организациям (лицам) или полученный от них (исходящий или входящий).
Внутренняя опись – учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документа, их индексов, названий, дат, номеров листов.
Внутренний документ – официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.
Входящий документ – документ, поступивший в учреждение.
Выписка из документа – заверенная копия части документа.
Г
Гриф ограничения доступа к документу – реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа.
Гриф согласования – реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.
Гриф утверждения – реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.
Д
Дата официального документа – реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования.
Дело – совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку.
Делопроизводство, документационное обеспечение управления (ДОУ) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
Доверенность – документ о предоставлении права доверенному лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя (предприятия или гражданина).
Договор (контракт) - документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и условий их регулирования.
Докладная записка – документ, адресованный руководству, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Документация – оформленая по единым правилам совокупность документов.
Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам.
Документ (документированная информация) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать.
Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.
Ж
Жалоба – письменное или устное обращение физических или юридических лиц в государственные или общественные органы по поводу нарушения прав и охраняемых законом интересов.
Журнал учёта документов – журнал, составленный по определенной форме и содержащий сведения о документах и операциях с ними.
З
Заголовок дела - краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле.
Заголовочная часть документа – совокупность реквизитов: «эмблема организации», «справочные данные об организации», «наименование вида документа», «дата документа», «регистрационный номер документа», «ссылка на регистрационный номер и дату документа», «заголовок к тексту».
Заявление – документ, содержащий просьбу или предложение.
И
Индекс дела; номер дела – цифровое и или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку.
Индексация документов – присвоение документам порядковых номеров и условных обозначений при регистрации.
Информационная система – организационно упорядоченная совокупность документов (массивов документов) и информационных технологий.
Исходящий документ – официальный документ, отправляемый из учреждения.
К
Карта-заместитель – документ, помещаемый на место выданного дела и содержащий сведения о том, кому и когда оно выдано.
Коммерческая тайна – производственная, научно-техническая, управленческая, финансовая и иная информация, используемая для достижения коммерческих целей (получение прибыли, предотвращение ущерба, получение добросовестного преимущества над конкурентами), которую предприниматель относит к конфиденциальной.
Коммерческий акт – документ о нарушениях (недостаче, порче, хищении), допущенных при транспортировке грузов. Коммерческий акт служит основанием получателю груза для предъявления претензии о возмещении убытков стороне, допустившей порчу груза.
Контрагент – одна из сторон контракта, договора.
Контракт – см. договор.
Контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.
Конфиденциальная информация – документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством РФ.
Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.
Копия документа заверенная – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.
Л
Личное дело – совокупность документов, содержащих сведения о работнике, его образовании, трудовой деятельности, семейном положении.
Н
Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Нормативный документ - документ, изданный уполномоченным на то органом и устанавливающий нормы, правила постоянного или временного действия, рассчитанные на обязательное применение.
О
Организационно-распорядительный документ – вид письменного документа, в котором фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.
Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.
Оригинал документа – первый, подлинный экземпляр документа.
Оферта – письменное предложение о заключении контракта на определенных условиях.
Официальный документ – документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.
Оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.
Оформление дела – подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.
П
Печать – элемент удостоверения подлинности подписи должностного лица на документах, предусмотренных нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.
Подлинник (официального) документа – первый или единичный экземпляр официального документа.
Подлинный документ - документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.
Подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица.
Право подписи – полномочие должностного лица на подписание документов.
Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем в целях разрешения производственных задач.
Проект документа – предварительный, неподписанный вариант документа, предназначенный для рассмотрения.
Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях коллегиальных органов.
Р
Распоряжение – правовой акт, издаваемый для разрешения оперативных вопросов.
Регистрация документов – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
Резолюция документа – реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение.
Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа.
Решение – документ, принимаемый коллегиальным органом в целях разрешения производственных задач, вопросов.
С
Служба делопроизводства - секретариат, канцелярия, управление делами, общий отдел, отдел документационного обеспечения и другие подразделения, основной функцией которых является работа с документами.
Служебный документ – официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.
Справка - документ, содержащий описание и (или) подтверждение тех или иных фактов, событий.
Срок исполнения документа - срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией.
Т
Тайна переписки – конституционное право, обеспечивающее неприкосновенность всех видов почтовых отправлений, телефонных переговоров и др. сообщений, запрет на вскрытие, знакомство и оглашение содержания корреспонденции (сообщения).
Товарный знак – условное обозначение, зарегистрированное государством, предназначенное для отличия товаров одних юридических и физических лиц от однородных товаров других.
Ф
Факсимпле-1: воспроизведение техническими средствами копии оригинала; 2: клише, печатка, позволяющая многократно воспроизводить подпись на документах.
Физическое лицо – гражданин, являющийся участником гражданских правоотношений.
Формуляр-образец – модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.
Э
Экспертиза ценности документов – отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.
Экспертная комиссия (ЭК) – комиссия, состоящая из квалифицированных работников, созданная для проведения ежегодного отбора документов для дальнейшего хранения и выделения к уничтожению.
Ю
Юридическое лицо – предприятие или организация, выступающая в качестве носителя прав и обязанностей.
Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.