Содержание
Введение
Регистрация документов и контроль исполнения
Заключение
Список литературы
Введение
Развитие туристской инфраструктуры притягивает трудовые ресурсы, вовлекая их в обслуживание туристов. Однако необходимо учитывать природу занятости в туризме - неполный рабочий день, сезонность и др.
Таким образом, туризм - это непроизводственная сфера экономики, эффективно удовлетворяющая рекреационные потребности населения в виде предоставляемых услуг через систему индустрии туризма, куда входят
Ø предприятия по размещению туристов: гостиницы, мотели, кемпинги и т. п.;
Ø предприятия питания, связи, транспорта, бюро обмена валюты, туристические фирмы;
Ø рекламно-информационные, научные, проектные, культурно-зрелищные и лечебные учреждения и предприятия.
Современное толкование дается Всемирной туристической организацией:
туризм - вид деятельности населения в свободное время, связанный с временной миграцией и пребыванием вне постоянного места жительства с целью отдыха, лечения, физического и духовного развития, сопровождающегося потреблением природных, экономических и культурных ценностей и услуг. К туристам следует относить лиц, временно находящихся вне постоянного места жительства с целью отдыха, ознакомления с природными, культурными, архитектурными достопримечательностями.
Цель данной работы - изучить регистрацию документов и контроль их исполнения в туризме.
Регистрация документов и контроль исполнения
Туристическая организация, как и любая другая обязана вести учет всей документации, которая имеет хождение в организации.
Основная задача организации документооборота - прямоточность в движении документов, однократность и единообразие их обработки.
Для оптимизации маршрутов движения отдельных категорий документов разрабатываются маршрутные схемы, которые включаются в Инструкцию по документационному обеспечению управления организацией в целом или отдельного структурного подразделения.
В процессе движения входящих документов выполняются следующие операции:
- прием входящих документов;
- первоначальная (экспедиционная) обработка;
- предварительное рассмотрение и распределение подразделениям и исполнителям;
- регистрация;
- рассмотрение документов руководством;
- передача документов в подразделения и исполнителям;
- исполнение резолюций руководства.
Регистрация документа определяется как «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения» [6]. Регистрация необходима для учета, контроля исполнения и поиска документов, придания им юридической силы:
Процесс регистрации позволяет создать базу данных о документах и тем самым заложить основы информационно-поисковой системы по всем документам организации.
Регистрации подлежит не вся документация, поступающая в организацию. Регистрируют важнейшие внутренние документы - приказы, распоряжения, протоколы, планы, отчеты, докладные и объяснительные записки, заявления и жалобы граждан, договоры, корреспонденция других организаций, требующая решения или ответа, материалы постоянного срока хранения. Регистрируется ценная и заказная корреспонденция.
На документы, не подлежащие регистрации, составляется специальный перечень, утверждаемый руководителем организации.
Специализированную документацию - учетно-финансовую, арбитражную, и в том числе кадровую - регистрируют в соответствующих структурных подразделениях.
Регистрацией документов в кадровой службе должен заниматься опытный специалист. Для этого надо знать делопроизводственный процесс, функции должностных лиц и структурных подразделений, состав документации, циркулирующей в организации и своей службе, уметь выделить и четко изложить основную мысль регистрируемого документа в случае, если отсутствует его заголовок, владеть компьютером и т. д.
В практической деятельности наибольшее распространение получили две формы регистрации документов - журнальная и карточная. В настоящее время внедряется современная автоматизированная форма регистрации.
Журнальная форма применяется как для регистрации документов, так и для учета личного состава.
Для регистрации документов ведется журнал приказов (распоряжений).
При всей простоте и надежности журнальной формы более гибкой считается карточная форма регистрации. Копии регистрационных карточек могут использоваться для контроля исполнения и прохождения документов, их можно систематизировать по любому признаку (виду документа, содержанию и др.), что облегчает поиск необходимой информации.
Компьютеризация делопроизводственных процессов позволила заменить ручную карточную форму регистрации документов на современную автоматизированную. При этом большинство программ заносится в электронную карточку, выводящую на экран компьютера, как традиционные реквизиты, так и ряд дополнительных.
Регистрация документов с применением компьютерных технологий обеспечивает сбор и хранение необходимых данных обо всех документах, циркулирующих в организации, позволяет внедрить автоматизированный контроль исполнения документов, подготовить внутреннюю опись документов, дать любую справку о состоянии движения документов.
Выводимые на экран компьютера регистрационные формы входящих, исходящих и внутренних документов имеют незначительные отличия. Примерная форма регистрационной карточки для входящих документов приведена на рис 1.
Рис. 1. Форма регистрационной карточки
Таким образом, мы можем увидеть, что регистрация документов имеет типовую структуру и типовую форму контроля. В карточке изначально ставится ответственное лицо, которое следит за исполнением.
Заключение
Наряду с вербальными и невербальными видами общения менеджер использует в своей служебной деятельности разнообразные документы, или специальные средства, предназначенные для передачи и хранения информации.
Документ есть доказательство, свидетельство.
Этикет, высокую культуру необходимо соблюдать во всех видах делового общения, в том числе и в письменных, т.е. в служебной документации. В зависимости от цели, содержания, формы, направлений использования и других факторов выделяются несколько разновидностей письменных документов, с которыми работает менеджер:
- директивные, информационно-инструктивные и информационно-методические материалы государственных органов власти и управления, в том числе федеральных и муниципальных;
- внутренняя организационно-распорядительная информация;
- внутренняя информационно-справочная, методическая документация;
- документы, связанные с оформлением трудовых отношений;
- финансово-бухгалтерская документация.
Деловые документы организаций подразделяются на «документы постоянного хранения» и «документы временного пользования». Это различие зависит от ценности того или иного документа. Документы временного хранения по истечении срока действия уничтожаются. Документы постоянного хранения через определенный промежуток времени передаются в архивы.
Общие принципы работы с документами следующие: составление, согласование, визирование, утверждение и подписание, регистрация, контроль исполнения, подготовка к передаче в архив и архивное хранение. Они соответствуют этапам их прохождения.
Список литературы
1. Волков Ю.Ф. Введение в гостиничный и туристический бизнес. - Ростов-на-Дону: Феникс, 2004.
2. Делопроизводство. / Под ред. Басакова М.И. - Ростов-на-Дону: Феникс, 2002.
3. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Издательство стандартов, 1998.
4. Ковальчук А.С. Основы имиджелогии и делового общения. - Ростов-на-Дону: Феникс, 2004.