Перед тем, как приступить к изучению какого-либо инструментария, целесообразно ознакомиться с его прикладными возможностями. В этом отношении СУБД MS ACCESS предоставляет возможность быстрого создания (без необходимости специальных знаний) информационной системы. Этот режим создания БД выполняется с помощью мастера.
Запускаем СУБД MS ACCESS. На экране появляется диалоговое окно с командами для создания или открытия БД. Далее выполняем следующие действия: выставить режим ЗАПУСК МАСТЕРА | OK | активизировать БД Библиотека | OK | открыть каталог для записи примера | СОЗДАТЬ.
Мастер создания БД в процессе работы выдает сообщения и вопросы. Ответив на вопросы, нажмите кнопку ДАЛЕЕ. Таким образом повторите свои действия, пока кнопка ДАЛЕЕ не окажется заблокированной. В последнем случае нажмите кнопку ГОТОВО. Если на каком-то этапе диалога при ответе на вопрос Мастера была допущена ошибка, но кнопка ГОТОВО еще не была нажата, можно использовать кнопку НАЗАД для выполнения коррекции.
При создании информационной системы попросите Мастера создать БД с примерными исходными данными, чтобы работали отчеты (иначе Ваше представление о возможностях системы получится неполным).
Заканчивая работу с Мастером (перед нажатием кнопки ГОТОВО), попросите Мастера запустить систему. На экране появится следующее окно: «Главная кнопочная форма» – «Библиотека».
Ознакомьтесь с системой. Например, нажмите кнопку ВВОД/ПРОСМОТР ФОРМЫ«Книги». В появившемся окне будет представлена экранная форма Книги. Используя кнопки перемещения ЗАПИСЬ, расположенные в нижней части окна формы, пролистайте данные о книгах. Закройте форму. Ознакомьтесь с другими формами, отчетами. В первое время не целесообразно лишь включать ИЗМЕНЕНИЕ ЭЛЕМЕНТОВ КНОПОЧНОЙ ФОРМЫ(так как в этом режиме можно вносить изменения в структуру системы, что требует уже специальных знаний; этот режим будет рассмотрен в последующих разделах книги). Закончите работу с системой.
Создание примера БД можно выполнить не только при запуске СУБД, но и в процессе работы с системой. Для этого необходимо выполнить следующую цепочку действий: ФАЙЛ | СОЗДАТЬ БАЗУ ДАННЫХ | вкладка БАЗЫДАННЫХ | активизировать базу данных Библиотека OK | открыть каталог для записи примера | СОЗДАТЬ.
Создание новой базы данных
Запустите СУБД MS ACCESS. На экране появляется диалоговое окно создания и открытия БД. Выполните следующие действия: выставить режим НОВАЯ БАЗА ДАННЫХ | ОК |. В появившемся окне «ФАЙЛ НОВОЙ БАЗЫДАННЫХ» в поле ПАПКА откройте папку (каталог), в который Вы хотите записать создаваемую БД. Далее, указав в поле «ИМЯ ФАЙЛА» имя создаваемой БД, например «dbecl», выполните команду СОЗДАТЬ. База данных, еще не содержащая объектов (ее структурная оболочка на диске), создана – на экране появилось ее окно «dbecl: база данных». Это основное окно для работ с БД. Оно имеет несколько вкладок: ТАБЛИЦЫ, ЗАПРОСЫ, ФОРМЫ, ОТЧЕТЫ, МАКРОСЫ, МОДУЛИ. На этих вкладках находятся команды по созданию и работе с одноименными объектами БД.
Создание БД можно выполнить не только при запуске СУБД, но и в процессе работы с системой. Для этого необходимо выполнить следующую цепочку действий: ФАЙЛ | СОЗДАТЬ БАЗУ ДАННЫХ | вкладка ОБЩИЕ | активизировать НОВАЯ БАЗА ДАННЫХ | ОК. База данных создана. Теперь можно приступить к работе по созданию ее объектов.
Создание таблиц
Выбрав вкладку ТАБЛИЦА и выполнив команду СОЗДАТЬ, приступаем к созданию первой таблицы БД.
В открывшемся окне «Новая таблица» выбираем режим КОНСТРУКТОРА и щелкаем кнопку ОК. На экране возникает окно «Таблица1: таблица». В этом окне в таблице конструктора в столбце ИМЯ ПОЛЯ задаем имя поля (имя столбца) создаваемой таблицы, например Номер преподавателя. В столбце ТИП ДАННЫХ таблицы конструктора задаем тип значений данных столбца Номер преподавателя проектируемой таблицы. Для этого раскрываем список и выбираем в списке тип значения, например СЧЕТЧИК. В нижнем окне «Свойства поля» находятся вкладки, на которых задаются для этого данного ограничения целостности, форматы и другие характеристики. Ознакомьтесь. Затем укажите размер поля Номер преподавателя (для типа значений СЧЕТЧИК – это длинное целое), укажите, что это поле обязательное и что пустые значения не допускаются.
Далее мышкой перейдите к следующему столбцу таблицы конструктора – к столбцу ОПИСАНИЕ. Это столбец примечаний. В нем можно пометить, что Номер преподавателя является идентифицирующим атрибутом сущности Преподватель, для которой мы создаем одноименную таблицу. Столбец ОПИСАНИЕ заполнять не обязательно (он не влияет на работу системы, а выступает в роли примечания), однако хороший стиль программирования требует использования пояснений у основных атрибутов.
Аналогично описывают остальные поля (столбцы) создаваемой таблицы.
Закончив описание полей таблицы, описывающей сущность Преподаватель, необходимо указать системе идентифицирующий атрибут сущности. Для этого необходимо его пометить признаком первичного ключа: активизировать строку, описывающую поле Номер преподавателя и щелкнуть кнопку ключа на панели инструментов главного окна Microsoft Access.
Теперь созданное нами описание таблицы необходимо сохранить. Для этого выполняем команды ФАЙЛ | СОХРАНИТЬ КАК, указываем: В ТЕКУЩЕЙ БАЗЕ ДАННЫХ, затем указываем имя созданной таблицы, например Преподаватель, и нажимаем кнопку ОК. Такого же результата можно добиться, если закрыть окно «Таблица1: таблица» и в появившемся окошке указать имя созданной таблицы.
Аналогично создаем все необходимые нам таблицы в соответствии с нашей информационной моделью ПО.
Далее необходимо создать схему БД – указать системе, какие связи между какими таблицами существуют и какие ограничения целостности ПО по этим связям необходимо поддерживать. Для этого выполняем команды СЕРВИС | СХЕМА ДАННЫХ (можно щелкнуть соответствующую кнопку на панели инструментов главного окна системы). Появляются окно СХЕМА ДАННЫХ и окно ДОБАВЛЕНИЕ ТАБЛИЦЫ. Окно ДОБАВЛЕНИЕ ТАБЛИЦЫпоявляется по умолчанию при начальном создании схемы БД. При повторных обращениях к схеме для вызова окна ДОБАВЛЕНИЕ ТАБЛИЦЫнеобходимо выполнить еще две команды: СВЯЗИ | ДОБАВЛЕНИЕ ТАБЛИЦЫ.
Затем, поочередно активизируя таблицы и щелкая кнопку ДОБАВИТЬ, заносим таблицы в схему данных. Занеся все требуемые таблицы, закрываем окно ДОБАВЛЕНИЕ ТАБЛИЦЫ. Далее необходимо указать связи между таблицами и их тип. Для указания связи захватываем мышкой ключевой атрибут родительской таблицы и, не отпуская левой кнопки мыши, указываем соответствующий атрибут в подчиненной таблице. На экране между таблицами конструктор системы рисует связь. Для указания типа связи используется окно СВЯЗИ (при первоначальном создании оно появляется по умолчанию). Для вызова окна СВЯЗИ надо сделать двойной щелчок левой кнопкой мыши на линии связи между таблицами. Затем в окне СВЯЗИ необходимо установить признак ОБЕСПЕЧЕНИЕ ЦЕЛОСТНОСТИ ДАННЫХ. Если выставить флажок КАСКАДНОЕ ОБНОВЛЕНИЕ СВЯЗАННЫХ ПОЛЕЙ, то любое изменение значения первичного ключа в записи главной таблицы приведет к соответствующим изменениям значений во всех записях подчиненной таблицы, связанных с этой записью главной таблицы. Если выставить флажок КАСКАДНОЕ УДАЛЕНИЕ СВЯЗАННЫХ ЗАПИСЕЙ, то удаление записи в главной таблице приводит к автоматическому удалению связанных записей в подчиненной таблице. Нажать кнопку ОК. Связь установлена. На рис. 7.2 приведен пример законченной схемы данных.
Теперь в таблицы можно вводить исходные данные. Для этого необходимо в окне ИМЯ БАЗЫ: БАЗА ДАННЫХ активизировать требуемую таблицу, нажать кнопку ОТКРЫТЬ и в появившемся окне, например ПРЕПОДАВАТЕЛЬ: ТАБЛИЦА, выполнить ввод исходных данных в появившейся таблице. В конце ввода таблицу закрыть. Удобнее осуществлять ввод через специально созданные для этих целей экранные формы.
Создание формы
Для ввода и редактирования данных в таблицах создают экранные формы. Откроем БД dbecl и для таблицы ПРЕПОДАВАТЕЛЬ создадим форму. Для этого в открытом окне текущей БД dbecl выбираем вкладку ФОРМЫи нажимаем кнопку СОЗДАТЬ. В появившемся окне НОВАЯ ФОРМА выбираем режим АВТОФОРМА: В СТОЛБЕЦ для автоматического создания формы с полями, расположенными в один столбец. Затем выбираем таблицу ПРЕПОДАВАТЕЛЬ и нажимаем кнопку ОК. В результате получаем форму ПРЕПОДАВАТЕЛЬ. Теперь созданную форму необходимо сохранить. Для этого выполняем команды ФАЙЛ | СОХРАНИТЬ КАК, указываем: В ТЕКУЩЕЙ БАЗЕ ДАННЫХ, затем указываем имя созданной формы, например ПРЕПОДАВАТЕЛЬ, и нажимаем кнопку ОК.
С помощью созданной формы можно вводить и редактировать данные в таблице. Для запуска формы активизируем ее и нажимаем кнопку ОТКРЫТЬ.
Для нормального функционирования создаваемого приложения необходимо организовать диалог с пользователем. Эта часть задания реализуется с помощью КНОПОЧНОЙ ФОРМЫ. Для ее создания необходимо выполнить следующие команды:
СЕРВИС | НАДСТРОЙКИ | ДИСПЕТЧЕР КНОПОЧНЫХ ФОРМ
В открывшемся окне создаваемой кнопочной формы для создания кнопок (для вызова экранных форм или запуска на выполнение отчетов) необходимо вначале нажать кнопку ИЗМЕНИТЬ, а затем уже использовать кнопку СОЗДАТЬ (первая кнопка СОЗДАТЬ используется для создания новой страницы кнопочной формы).
Создание запроса
С помощью запросов можно просматривать и анализировать данные из одной или нескольких таблиц, а также комбинировать и формировать данные из существующих таблиц для форм и отчетов, поскольку результирующая таблица запроса рассматривается в системе как равноправная таблица БД (с той лишь разницей, что это виртуальная таблица). Наиболее часто используется запрос на выборку. При его выполнении данные, удовлетворяющие условиям отбора, выбираются из одной или нескольких таблиц и выводятся в определенном порядке. Запрос создают либо самостоятельно, либо с помощью Мастера. При самостоятельном создании запроса выбирают таблицы и запросы, содержащие нужные данные, заполняют бланк запроса (его можно изменять, работая с полями и записями).
В базе данных dbecl по таблице ПРЕПОДАВАТЕЛЬ создадим запрос на выборку для получения списка преподавателей. Для этого в открытом окне текущей БД dbecl выбираем вкладку ЗАПРОС и нажимаем кнопку СОЗДАТЬ. В окне НОВЫЙ ЗАПРОС выбираем режим КОНСТРУКТОР для создания запроса и нажимаем кнопку ОК. Появляется окно ЗАПРОС НА ВЫБОРКУ, а поверх него окно ДОБАВЛЕНИЕ ТАБЛИЦЫ.
В окне ДОБАВЛЕНИЕ ТАБЛИЦЫактивизируем таблицу ПРЕПОДАВАТЕЛЬ и нажимаем кнопки ДОБАВИТЬ, затем нажимаем кнопку ЗАКРЫТЬ, поскольку для ответа на данный запрос нам другие таблицы не понадобятся. Если для ответа на запрос требуется информация из нескольких таблиц, то в этом случае нужно последовательно активизировать и добавлять в схему запроса эти таблицы и только после добавления последней таблицы нажать кнопку ЗАКРЫТЬ, В результате в верхней части окна ЗАПРОС НА ВЫБОРКУ будут те таблицы, которые мы добавили в схему запроса.
Далее в нижней половине окна ЗАПРОС НА ВЫБОРКУ в первом столбце в строке ПОЛЕ открываем выпадающий список и выбираем поле ФАМИЛИЯ ПРЕПОДАВАТЕЛЯ из таблицы ПРЕПОДАВАТЕЛЬ, и устанавливаем у этого поля признак ВЫВОД НА ЭКРАН. Аналогичные действия выполняем для поля ИМЯ ПРЕПОДАВАТЕЛЯ. Простейший запрос создан. Теперь созданный запрос необходимо сохранить. Для этого выполняем команды ФАЙЛ | СОХРАНИТЬ КАК, выбираем: В ТЕКУЩЕЙ БАЗЕ ДАННЫХ и затем указываем имя созданного запроса, например ПРЕПОДАВАТЕЛИ, и нажимаем кнопку ОК.
Данные, полученные по запросу, группируются и выводятся в виде таблицы. Для их получения в открытой БД выбираем вкладку ЗАПРОС, активизируем интересующий нас запрос и нажимаем кнопку ОТКРЫТЬ.
С помощью созданного запроса можно не только получать и анализировать новые данные, но также вводить и редактировать данные в таблицах, использованных в запросе.
Теперь создадим пример запроса на выборку по некоторому условию. Например, в БД dbecl имеются данные по учебным дисциплинам. И мы хотим получить список дисциплин объемом 20 ч и более либо 6 ч и менее, причем тех дисциплин, у которых в графе ВИД ЗАНЯТИЯ имеется код ТР. Кроме этого, мы хотим, чтобы последовательность столбцов в результирующей таблице была следующей: НАЗВАНИЕ ПРЕДМЕТА, КОЛИЧЕСТВО ЧАСОВ и ВИД ЗАНЯТИЯ. А строки в результирующей таблице должны быть отсортированы по возрастанию значений в столбце НАЗВАНИЕ ПРЕДМЕТА.
Для этого, аналогично описанному выше, создаем запрос на выборку для получения списка дисциплин, задавая столбцы в требуемом порядке и указав сортировку по возрастанию значений для первого столбца -НАЗВАНИЕ ПРЕДМЕТА (откройте выпадающий список в строке СОРТИРОВКА и выберите требуемое значение). А затем на пересечении соответствующих столбцов со строкой УСЛОВИЕ ОТБОРА указываем интересующие нас условия. Запрос сформирован. Закройте окно конструктора и сохраните запрос.
Запрос может быть представлен не в режиме конструктора, а в режиме SQL, а затем скорректирован, если это необходимо, на языке SQL. Для этого запустим наш запрос в режиме конструктора, а затем выполним команды ВИД | РЕЖИМ SQL.
Если же мы хотим получить список дисциплин по тому коду занятий, который нам требуется, то запрос необходимо оформить в режиме конструктора следующим образом. В строке УСЛОВИЕ ОТБОРА в квадратных скобках следует указать выводимое на экран сообщение, например: [Укажите вид занятий]. Тогда после запуска запроса на выполнение (по команде ОТКРЫТЬ запрос) он попросит указать вид занятий.
Возможно создание так называемого перекрестного запроса с помощью Мастера или в конструкторе запросов. Тогда в бланке запроса указывают, значения полей, которые будут использоваться в вычислениях или в качестве заголовков строк и столбцов. Перекрестный запрос вычисляет сумму, среднее значение, число элементов и значения других статистических функций.
Создание отчета
Запросы выводят данные в форме таблиц, что не всегда удобно. В отличии от запросов отчеты выступают специальным средством подготовки данных к выводу на печать в удобной для пользователя форме.
Источниками данных для отчетов выступают таблицы или же запросы. Так называемые Элементы управления помогают установить связи между отчетом и данными (заголовки, оформление, поля текстовые и числовые).
Данные для отчета разбиваются на разделы, каждый из которых имеет специальное назначение. Порядок расположения разделов при печати оговаривается заранее. В режиме конструктора на экране отображается макет раздела отчета, расположение разделов определяется элементами управления – надпись или поле раздела.
Отчеты могут также содержать итоговые значения для данных.
В базе данных dbecl по таблице ПРЕПОДАВАТЕЛЬ создадим отчет ПРЕПОДАВАТЕЛИ в режиме АВТООТЧЕТ: В СТОЛБЕЦ. Для этого выполним следующие команды:
ОТКРЫТЬ базу данных dbecl | вкладка ОТЧЕТ | СОЗДАТЬ | АВТОТЧЕТ:
В СТОЛБЕЦ | выбрать таблицу ПРЕПОДАВАТЕЛЬ | ОК.
Необходимо провести небольшую коррекцию отчета – отформатировать поля. Выполним это в режиме КОНСТРУКТОР.
Вначале отодвинем поля данных вправо. Для этого поочередно с каждым полем выполним следующие действия: активизируем поле; затем слегка перемещаем мышку по выделенному полю, пока мышка не примет форму раскрытой ладошки; в этот момент захватываем мышкой поле (нажимаем и удерживаем левую кнопку мыши, следя за тем, чтобы форма мыши не изменилась) и перемещаем поле вправо на желаемое место.
Теперь отформатируем поля в отчете. Для этого поочередно с каждым полем проделаем следующие действия: активизируем поле; затем слегка сканируем мышкой левый верхний уголок поля данных, пока мышка не примет форму сжатой ладошки с указательным пальцем; в этот момент захватываем мышкой поле данных и перемещаем вправо на желаемое место; после этого активизируем поле имени данного и раздвигаем его вправо до тех пор, пока в нем полностью не появится имя поля; немного раздвинем и поля данных; запустим отчет на выполнение (командой ПРОСМОТР).
Контрольные задания
1. Создайте c использованием Мастера и опробуйте примеры БД: Адресная книга, Главная книга, Заказы на работы, Контакты, Проекты, Расходы, Ресурсы, Склад, Студенты и занятия, Фотоальбомы.
2. Создайте новую БД.
3. Создайте таблицу в текущей БД в режиме РЕЖИМ ТАБЛИЦЫ.
4. Создайте таблицу в текущей БД в режиме МАСТЕР ТАБЛИЦ.
5. Создайте таблицу в текущей БД в режиме ИМПОРТ ТАБЛИЦ, используя примеры созданных БД Адресная книга, Студенты и занятия.
6. Создайте таблицу в текущей БД, связанную с таблицей Адреса из базы Адресная книга, с использованием режима СВЯЗЬ С ТАБЛИЦАМИ.
7. Создайте БД, включающую таблицы АВТОРЫ, КНИГИ и МЕСТА со связями между таблицами. Схема таблиц: АВТОРЫ(Код автора, Фамилия, Имя, Отчество), КНИГИ (Код книги, Название, Фамилия автора, Имя автора, Отчество автора), МЕСТА (Код места, Название книги, № шкафа, № полки). Поля для кодов имеют тип СЧЕТЧИК. Все текстовые поля имеют размер 50 символов. Поля ФАМИЛИЯ АВТОРА, КОД АВТОРА, КОД КНИГИ, НАЗВАНИЕ, КОД МЕСТА, № ШКАФА и № ПОЛКИ являются обязательными. Создать одноименные экранные формы АВТОРЫ, КНИГИ и МЕСТА в режиме АВТОФОРМА: В СТОЛБЕЦ.
8. Создайте форму в текущей БД в режиме АВТОФОРМА: ЛЕНТОЧНАЯ.
9. Создайте форму в текущей БД в режиме АВТОФОРМА: ТАБЛИЧНАЯ.
10. Создайте форму в текущей БД с использованием Мастера форм – в режиме МАСТЕР ФОРМ.
11. Создайте вариант кнопочной формы, в которой есть кнопки для вызова форм АВТОРЫ, КНИГИ и МЕСТА.
12. По таблицам АВТОРЫ, КНИГИ и МЕСТА создайте в режиме КОНСТРУКТОР запросы КНИГИ В 4 ШКАФУ НА 3 ПОЛКЕ, КНИГИ СТИВЕНСОНА, НАУЧНЫЕ КНИГИ.
13. Создайте в режиме КОНСТРУКТОР запрос, который выдает в качестве результата фамилию автора книги ЖИЗНЬ ЖИВОТНЫХ.
14. Создайте запрос в текущей БД в режиме ПРОСТОЙ ЗАПРОС.
15. Создайте запрос в текущей БД в режиме ПЕРЕКРЕСТНЫЙ ЗАПРОС, предварительно создав в БД таблицу, удобную для ознакомления с возможностями перекрестного запроса.
16. Создайте запрос в текущей БД в режиме ПОВТОРЯЮЩИЕСЯ ЗАПИСИ, предварительно создав в БД таблицу, удобную для ознакомления с возможностями запроса.
17. Создайте запрос в текущей БД в режиме ЗАПИСИ БЕЗ ПОДЧИНЕННЫХ, предварительно создав в БД таблицу, удобную для ознакомления с возможностями запроса.
18. По таблицам АВТОРЫ, КНИГИ и МЕСТА создайте в режиме АВТООТЧЕТ: В СТОЛБЕЦ одноименные отчеты и проведите для них необходимую коррекцию в режиме КОНСТРУКТОР.
19. Создайте аналогичные пункту 1 отчеты в режиме АВТООТЧЕТ: ЛЕНТОЧНЫЙ.
20. Создайте отчет на основе выбранных полей в режиме МАСТЕР ОТЧЕТОВ.
21. Создайте отчет с диаграммой в режиме МАСТЕР ДИАГРАММ, предварительно создав в текущей базе данных подходящую таблицу.
Часть II